Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức, mang lại cho mọi người cái nhìn tổng quan về cách tổ chức doanh nghiệp, cho dù đó là văn phòng, một start-up, nhà máy sản xuất hay bất kỳ hình thức nào khác:
Hiển thị cấu trúc và hệ thống thứ bậc nội bộ
Giúp nhân viên biết được người cần báo cáo cũng như người cần liên hệ khi xảy ra vấn đề
Hỗ trợ làm rõ vai trò và trách nhiệm
Lưu giữ thông tin liên hệ của nhân viên ở một nơi thuận tiện
Giúp bộ phận quản lý biết được số lượng nhân viên trong từng phòng ban cũng như cách phân bổ nhân viên và các nguồn lực khác hiệu quả nhất
1. Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo ngành
1.1. Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng
Xây dựng là ngành chuyên về lĩnh vực tư vấn, thiết kế, tổ chức thi công, quản lý giám sát và nghiệm thu các công trình xây dựng dân dụng, công trình công nghiệp phục vụ đời sống con người như: nhà ở, nhà hàng, khách sạn, nhà xưởng, đường cao tốc, cầu đường, sân bay, cảng biển, đường sắt, đường hầm, công trình trên biển,…
Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xây dựng rất đa dạng nhưng nhìn chung phụ thuộc vào hai yếu tố chính: Quy mô và sản phẩm và dịch vụ cung cấp cốt lõi. Tuỳ định hướng của từng doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh chính có thể là:
Xây dựng, lắp đặt, sửa chữa công trình dân dụng, công nghiệp, công trình kĩ thuật hạ tầng đô thị, công nghiệp, công trình giao thông;
Tư vấn quản lý dự án;
Thiết kế công trình dân dụng, công nghiệp;…
Tuy nhiên về cơ bản thì các doanh nghiệp lĩnh vực xây dựng sẽ có cơ cấu tổ chức như sau:
#1. Công ty không có thi công
Chức năng:
Quản lý dự án: quản lý kinh tế, kế hoạch, kinh doanh và đấu thầu cho công ty.
Khảo sát – thiết kế: đảm nhiệm công việc khảo sát địa chất, khảo sát địa hình, khảo sát thủy văn và tư vấn thiết kế công trình.
Tư vấn – giám sát: đảm nhiệm công tác tư vấn và giám sát thi công xây dựng các công trình.
Thí nghiệm – kiểm định: thực hiện chức năng trong hoạt động thí nghiệm và kiểm định chất lượng công trình.
Hành chính – nhân sự: tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành công ty, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế của công ty.
Tài chính – kế toán: phụ trách vấn đề quản lý tài chính trong công ty và tổ chức kế toán.
Sales & Marketing: Đối với những công ty xây dựng lớn, MKT và Sales sẽ được tách riêng ra thành 2 bộ phận: Marketing để chạy leads, tìm khách hàng cho bộ phận Sales thông qua các kênh social media và Sales nhận leads từ bộ phận Marketing để khai thác nhu cầu, tư vấn giải pháp và hỗ trợ ký kết hợp đồng.
Khảo sát – Thiết kế: Bộ phận thiết kế sẽ chịu trách nhiệm thiết kế và điều chỉnh hình ảnh mặt bằng – 2D/3D cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Thi công: Dựa trên những thông số kỹ thuật và vật tư mà bộ phận dự án đã lập ra, thực thi việc đào móng, coppha, cốp thép, hố ga, cột, dầm, sàn, xây, trát, lát, chống thấm, ME,…
Mua hàng (vật tư): Chịu trách nhiệm thu thập đầy đủ vật tư hoặc lựa chọn nhà cung ứng phù hợp để phục vụ cho toàn bộ hoạt động thi công của doanh nghiệp.
Các quy trình chính của một doanh nghiệp lĩnh vực xây dựng:
Trong quá trình vận hành, một doanh nghiệp xây dựng có thể có rất nhiều quy trình như: Quy trình đàm phán hợp đồng; quy trình làm việc với nhà thầu phụ; quy trình tạm ứng/ hoàn ứng; quy trình thanh – quyết toán; quy trình thiết kế; quy trình kiểm định chất lượng công trình, quy trình dự thầu…
1.2. Sơ đồ tổ chức công ty sản xuất
Doanh nghiệp sản xuất là một loại hình doanh nghiệp được ra đời với mục đích tận dụng các nguồn lực cần thiết (nhân lực – tài lực – vật lực) tạo ra các hàng hóa đem trao đổi trong dịch vụ thương mại, cung ứng nhu cầu tiêu dùng và tiêu dùng của con người.
Có thể chia thành 2 loại hình công ty sản xuất: Sản xuất – gia công và Sản xuất – thương mại:
#1 Công ty Sản xuất – Gia công:
Đây là loại hình công ty thường sản xuất theo đơn hàng, nguồn khách hàng mới chủ yếu đến từ mối quan hệ của BOD và nguồn khách hàng cũ. Họ sẽ quan tâm về tiến độ sản xuất và tối ưu nguồn lực (vật tư và nhân công).
Chức năng:
Hành chính nhân sự: Tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành công ty, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế của công ty.
Kế toán: Phụ trách vấn đề quản lý tài chính trong công ty và tổ chức kế toán.
Sales: Bộ phận Kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn hàng, làm báo giá, chốt hợp đồng và chăm sóc khách hàng cũ.
Kế hoạch: Lập kế hoạch, cân đối và điều chuyển các nguồn lực của sản xuất nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối đa của hàng hóa đầu ra và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào. Lập các kế hoạch sản xuất, đảm bảo các hoạch định, chỉ tiêu định mức tiêu hao được phổ biến, thực hiện và kiểm soát.
Mua hàng: Tiếp nhận và xử lý những đề xuất mua nguyên vật liệu, mua dụng cụ bảo hộ lao động, mua máy móc thiết bị…và đảm bảo cung ứng đúng hạn cho các bộ phận.
Sản xuất: Chịu trách nhiệm sản xuất theo kế hoạch, nếu cần thêm dụng cụ lao động thì có thể chủ động đề xuất với bộ phận mua hàng
Kiểm soát chất lượng: Lập kế hoạch, cân đối và điều chuyển các nguồn lực của sản xuất nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối đa của hàng hóa đầu ra và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào.
Vận chuyển: Vận chuyển theo đơn hàng đến cho khách hàngtheo đúng quy định
#2 Công ty Sản xuất – Thương mại
Loại hình doanh nghiệp này sản xuất và thương mại qua các cửa hàng và kênh phân phối. Họ thường quan tâm nhiều về thương hiệu, chiến lược Marketing và kế hoạch mở rộng thị trường.
Chức năng:
Hành chính – Nhân sự: Tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành công ty, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế của công ty.
Kế toán: Phụ trách vấn đề quản lý tài chính trong công ty và tổ chức kế toán.
Sales: Phòng kinh doanh sẽ thu thập thông tin từ những kênh phân phối, cửa hàng và đối tác để xác định được nhu cầu kinh doanh ở chu kỳ tới và lên kế hoạch kinh doanh. Đối với quy trình phát triển sản phẩm mới, bộ phận kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm lên kế hoạch kinh doanh và dự đoán nhu cầu của chu kỳ tiếp theo.
Marketing: Chỉ có ở Công ty Sản xuất – Thương mại. Chịu trách nhiệm thiết kế thương hiệu, logo, bài viết, quảng cáo cho sản phẩm và phát triển thương hiệu của công ty.
R&D: Chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, lên kế hoạch phát triển sản phẩm mới
Kế hoạch: Lập kế hoạch, cân đối và điều chuyển các nguồn lực của sản xuất nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối đa của hàng hóa đầu ra và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào. Lập các kế hoạch sản xuất, đảm bảo các hoạch định, chỉ tiêu định mức tiêu hao được phổ biến, thực hiện và kiểm soát.
Mua hàng: Tiếp nhận và xử lý những đề xuất mua nguyên vật liệu, mua dụng cụ bảo hộ lao động, mua máy móc thiết bị…và đảm bảo cung ứng đúng hạn cho các bộ phận.
Sản xuất: Chịu trách nhiệm sản xuất theo kế hoạch, nếu cần thêm dụng cụ lao động thì có thể chủ động đề xuất với bộ phận mua hàng
Kiểm soát chất lượng: Lập kế hoạch, cân đối và điều chuyển các nguồn lực của sản xuất nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối đa của hàng hóa đầu ra và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào.
Vận chuyển: Vận chuyển theo đơn hàng đến cho khách hàngtheo đúng quy định
Một số quy trình chính của doanh nghiệp sản xuất:
Phát triển sản phẩm và lập kế hoạch kinh doanh
Sản xuất
Phân phối hàng
Mở cửa hàng/ Nhượng quyền
Vận hành cửa hàng
Chiến dịch khuyến mãi
1.3. Sơ đồ công ty kinh doanh theo chuỗi
Kinh doanh theo chuỗi là quá trình một chủ thể kinh doanh đầu tư các nguồn lực vào một hình thức phân phối, theo đó sở hữu và quản lí tập trung một nhóm các cửa hàng/điểm bán lẻ khác nhau, bao gồm cả cửa hàng/điểm bán lẻ hàng hóa hữu hình và cửa hàng/điểm bán lẻ dịch vụ.
Các loại hình kinh doanh theo chuỗi:
Theo sản phẩm kinh doanh:
– Chuỗi kinh doanh/bán lẻ hàng hóa
– Chuỗi kinh doanh/bản lẻ dịch vụ
Theo lượng dịch vụ cung cấp trong chuỗi:
– Chuỗi cửa hàng bán lẻ tự phục vụ
– Chuỗi cửa hàng bán lẻ cung cấp dịch vụ hạn chế
– Chuỗi cửa hàng bán lẻ cung cấp dịch vụ đầy đủ
Theo dòng sản phẩm cung ứng:
– Chuỗi cửa hàng chuyên biệt
– Chuỗi cửa hàng tiện lợi
– Chuỗi cửa hàng bách hóa
– Chuỗi siêu thị
– Chuỗi trung tâm thương mại
Theo phương thức tổ chức kinh doanh:
– Chuỗi cửa hàng thông thường (Regular Chain) là hệ thống cửa hàng chuỗi do một doanh nghiệp sở hữu.
– Chuỗi tự nguyện (Voluntary Chain) bao gồm một loạt các nhà bán lẻ độc lập kinh doanh cùng một mặt hàng/nhóm hàng hoặc cùng một lĩnh vực kinh doanh tự nguyện liên kết với nhau để thực hiên các hoạt động trong quá trình kinh doanh nhằm đạt được lợi thế kinh tế nhờ qui mô.
– Hợp tác xã của nhà bán lẻ
– Nhượng quyền thương mại
Theo phương thức bán hàng
– Chuỗi cửa hàng truyền thống
– Chuỗi cửa hàng hiện đại
Đặc điểm của kinh doanh theo chuỗi:
– Một hệ thống kinh doanh theo chuỗi gồm từ hai hay nhiều hơn cửa hàng được sở hữu và quản lí tập trung. Với sự sắp xếp như vậy, một hệ thống thường có một trụ sở trung tâm được kết nối với hệ thống cửa hàng bán lẻ và/hoặc chi nhánh tọa lạc rộng khắp thị trường. Một trong những đặc điểm quan trọng của hệ thống kinh doanh theo chuỗi là kinh doanh một mặt hàng hoặc một nhóm mặt hàng.
– Các phần tử trong chuỗi có thể hội nhập theo chiều ngang, nghĩa là với việc thêm một cửa hàng mới thì toàn bộ hệ thống lại tiếp cận thêm một nhóm khách hàng mới.
– Các phần tử trong chuỗi cũng hội nhập theo chiều dọc thông qua việc duy trì các trung tâm phân phối nơi họ có thể mua từ các nhà sản xuất, dự trữ hàng hóa và từ đó phân phối cho các cửa hàng trong hệ thống.
Chức năng:
Hành chính – Nhân sự: Tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành công ty, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế của công ty.
Kế toán: Phụ trách vấn đề quản lý tài chính trong công ty và tổ chức kế toán.
Sales: Phòng kinh doanh sẽ thu thập thông tin từ cửa hàng và bộ phận R&D để xác định được nhu cầu và lập kế hoạch kinh doanh ở chu kỳ tiếp theo, đồng thời tìm kiếm các cơ hội kinh doanh trên các kênh trực tuyển
R&D: Chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, lên kế hoạch phát triển sản phẩm và dịch vụ mới
Marketing: Chịu trách nhiệm thiết kế thương hiệu, logo, bài viết, quảng cáo cho sản phẩm và phát triển thương hiệu của công ty.
Mua hàng: Tiếp nhận và xử lý những đề xuất mua hàng hóa, nguyên vật liệu, mua máy móc thiết bị…và đảm bảo cung ứng đúng hạn cho các bộ phận.
Kiểm soát chất lượng: Lập kế hoạch, cân đối và điều chuyển các nguồn lực nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối đa của hàng hóa đầu ra và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào
Kho: Lưu kho những hàng hóa, nguyên vật liệu, quản lý về hao mòn, thất thoát
Chăm sóc khách hàng: Tiếp nhận và xử lý những phản hồi từ khách hàng, đề xuất các chương trình dành cho khách hàng thân thiết
Phát triển cửa hàng: Tìm kiếm vị trí và làm việc với các chủ mặt hàng để ký kết hợp đồng thuê dài hạn, làm việc với Đối tác để thiết kế và thi công cửa hàng dựa trên Concept thương hiệu có sẵn, tìm kiếm đối tác nhượng quyền.
Một số quy trình chính:
Quy trình phát triển sản phẩm và dịch vụ lập kế hoạch kinh doanh
Quy trình mua hàng – thanh toán
Quy trình khuyến mãi hàng tồn kho
Quy trình kích cầu tiêu dùng
Quy trình xử lý khiếu nại
Quy trình mới mở cửa hàng
Quy trình nhượng quyền cửa hàng
1.4. Sơ đồ công ty giao nhận vận tải
so-do-to-chuc-base-resources
Giao nhận vận tải (hay Freight forwarding) là dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ gửi hàng đến nơi nhận hàng, trong đó người giao nhận ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ.
Chức năng:
Hành chính – Nhân sự: Tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành công ty, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế của công ty.
Kế toán: Phụ trách vấn đề quản lý tài chính trong công ty và tổ chức kế toán.
Marketing: Thường có ở những công ty Startup hoặc chưa có danh tiếng trên thị trường. Chịu trách nhiệm quảng cáo cho dịch vụ tạo Lead cho Sale và phát triển thương hiệu của công ty.
Sales: Tìm kiếm và làm việc với tệp khách hàng B2B và B2C để bàn giao thông tin vận chuyển đến các bộ phận liên quan. Đối với những công ty nhỏ, nguồn khách hàng chủ yếu đến từ mối quan hệ nên sẽ không đẩy mạnh bộ phận này
Vận hành: Office – Chuẩn bị thủ tục nhập cảng, chứng từ hải quan, bố trí vị trí của các xe container để lấy hàng/ Hiện trường – Đi theo tài xế, đảm bảo quá trình vận chuyển không bị gián đoạn, kiểm tra chất lượng hàng khi giao đến nơi quy định.
Chăm sóc khách hàng: Tiếp nhận và xử lý những phản hồi từ khách hàng, đề xuất các chương trình dành cho khách hàng thân thiết
Kiểm soát chất lượng: Kiểm tra các thông tin liên quan đến Khách hàng, Tài xê, Đơn hàng đảm bảo các bộ phận thực hiện đúng trách nhiệm cam kết
Vận chuyển: Vận chuyển theo đơn hàng đến cho khách hàng đúng thời gian quy định
Quy trình chính:
Quy trình giao nhận vận tải
Quy trình vận hành đơn hàng
Quy trình chốt giá đơn hàng B2B
Quy trình xử lý khiếu nại
Nội dung bài viết:
Bình luận