Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh

Doanh nghiệp được tạo thành bởi bộ máy lãnh đạo và tổ chức các phòng ban. Mỗi phòng ban sẽ giữ vai trò riêng và góp phần duy trì sự vận hành ổn định của một tổ chức. Và việc xây dựng cơ cấu phòng kinh doanh đóng vai trò chủ chốt trong việc nâng cao doanh thu và phát triển cho mỗi doanh nghiệp. 

I. Chức năng của phòng kinh doanh trong doanh nghiệp

Phòng kinh doanh bao gồm nhân viên kinh doanh, quản lý, đội ngũ phát triển sản phẩm và support, là phòng ban giữ nhiệm vụ thực hiện tất cả hoạt động bán sản phẩm/ dịch vụ, tư vấn khách hàng, xây dựng và duy trì quan hệ với khách hàng.

Cụ thể, phòng kinh doanh có chức năng:

Nghiên cứu về sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp để từ đó tìm ra những ưu điểm, hạn chế để hỗ trợ cải thiện sản phẩm/ dịch vụ tốt hơn

Nghiên cứu mở rộng thị trường và tệp khách hàng tiềm năng để tăng khả năng bán hàng cho doanh nghiệp

Quản lý kinh doanh cùng đội ngũ chuyên viên kinh doanh có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng chiến lược kinh doanh, tham khảo ý kiến cấp lãnh đạo và thực hiện.

Theo dõi và đánh giá tiến độ, hiệu quả của công tác thực hiện chiến lược kinh doanh đã đề ra, đảm bảo đúng tiến độ và mang lại hiệu quả.

Phụ trách các hoạt động giao dịch với khách hàng, ký kết hợp đồng và thực hiện chiến lược chăm sóc khách hàng sau bán hàng.

Quản lý và lưu trữ thông tin, hồ sơ khách hàng thuộc nhiều tệp khách hàng như khách hàng tiềm năng, khách hàng gắn bó lâu năm, khách hàng hiện tại.

Ngoài những nhiệm vụ chính như trên, đội ngũ kinh doanh còn phối hợp cùng các phòng ban khác như đội phát triển sản phẩm, phòng marketing để cùng bàn bạc, tiến hành những chiến dịch tiếp thị để nâng cao doanh thu bán hàng và tăng độ nhận diện thương hiệu. Để có thể hoàn thành tất cả những nhiệm vụ đó, ban lãnh đạo cần xây dựng phòng kinh doanh rõ ràng, minh bạch và phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.

II. Vì sao cần xây dựng cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh?

Doanh nghiệp muốn phát triển nhanh và bền vững thì đội ngũ nhân sự nói chung và phòng kinh doanh nói riêng cần được thiết kế cơ cấu sao cho hợp lý. Xây dựng cơ cấu phòng kinh doanh cụ thể là việc CEO phân chia nhóm kinh doanh thành từng nhóm với các nhiệm vụ riêng biệt nhưng đều hướng tới mục đích chung là nâng cao hiệu quả bán hàng.

Xây dựng phòng kinh doanh khoa học, hợp lý là nền móng cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Một nền móng hoạt động vững chắc sẽ mang đến hiệu quả làm việc cao, duy trì bền vững kết quả làm việc và mang lại giá trị lâu dài cho công ty.

Cụ thể:

Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh hiển thị rõ cấu trúc phòng ban và thứ tự các chức danh để CEO tiện theo dõi

Giúp ban lãnh đạo dễ dàng liên hệ với người quản lý hay người chịu trách nhiệm khi cần

Giúp quản lý số lượng nhân viên từng phòng ban, cách phân bổ nhân viên theo khả năng của họ hiệu quả nhất

Tóm lại, xây dựng phòng kinh doanh hợp lý cho phép nhà quản trị tận dụng được hết kỹ năng và năng lực của từng chuyên viên kinh doanh, đảm bảo vận hành hoạt động bán hàng một cách hệ thống, khoa học, đảm bảo bán hàng nhắm đúng khách hàng mục tiêu và từ đó nâng cao doanh thu cho toàn bộ doanh nghiệp.

III. Khám phá 3 mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phổ biến nhất

1. Cơ cấu phòng kinh doanh theo mô hình dây chuyền

The Assembly Line hay còn gọi là mô hình phòng kinh doanh theo dạng dây chuyển – là cấu trúc phòng ban phổ biến nhất mà các doanh nghiệp thường áp dụng. Khi áp dụng mô hình tổ chức phòng kinh doanh này, mỗi thành viên sẽ giữ một vị trí và chức năng cụ thể trong hoạt động bán hàng.

Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh theo mô hình dây chuyền gồm các nhóm vị trí như sau:

Nhóm Leaders

Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng tiềm năng, nghiên cứu, thu thập thông tin. Cụ thể là nhu cầu và những khó khăn khách hàng đang gặp phải.

Nhóm Sales Development Representatives (Chuyên viên bán hàng)

Tiếp nhận thông tin khách hàng từ leaders, sau đó đánh giá mức độ tiềm năng.

Nhóm Account Executives

Chịu trách nhiệm quản lý khách hàng, trực tiếp bán hàng, đàm phán để chốt đơn, tăng doanh số.

Nhóm Customer Service

Giữ nhiệm vụ chăm sóc khách hàng, duy trì mối quan hệ với khách hàng qua những tin nhắn, email hoặc quy trình chăm sóc sau bán hàng.

Mô hình phòng kinh doanh dạng dây chuyền

Mô hình phòng kinh doanh dạng dây chuyền

Ưu điểm:

Khá đơn giản, dễ hiểu và dễ áp dụng

Phù hợp với nhiều mô hình và lĩnh vực kinh doanh khác nhau

Giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô nhân sự

Mô hình phòng kinh doanh dạng dây chuyền còn giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, dễ dàng nhận biết các vấn đề phát sinh

Định hướng các thành viên trong từng nhóm phát triển kỹ năng chuyên môn

Nhược điểm:

Yêu cầu số lượng nhân sự của phòng kinh doanh phải tối thiểu 7 người

Đôi khi áp dụng mô hình phòng kinh doanh này sẽ khó tạo ra liên kết toàn bộ hệ thống phòng kinh doanh của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên ứng dụng:

Các Startups chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh

Các doanh nghiệp với nhu cầu mở rộng quy mô nhân sự thường xuyên

2. Cơ cấu phòng kinh doanh theo mô hình đảo

The Islands – Mô hình phòng kinh doanh theo hình đảo, cũng là một trong những lựa chọn phổ biến của các doanh nghiệp hiện nay. Khi áp dụng mô hình này, lãnh đạo sẽ bầu ra một thành viên xuất sắc nhất với vai trò chủ sở hữu/ quản lý. Người này chịu trách nhiệm giám sát hoạt động chung của toàn phòng kinh doanh.

Hoạt động dưới quản lý kinh doanh sẽ là các Đại diện bán hàng. Các đại diện này sẽ đảm nhận nhiệm vụ cho từng giai đoạn của hoạt động bán hàng. Một phòng kinh doanh có thể chia thành nhiều người đại diện bán hàng khác nhau để thực hiện các công việc từ tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đánh giá nhu cầu đến đàm phán, tư vấn và giao dịch với họ để chốt đơn, tạo ra doanh thu.

Cơ cấu phòng kinh doanh hình đảo 

Cơ cấu phòng kinh doanh hình đảo

Ưu điểm:

Đơn giản, dễ áp dụng với các doanh nghiệp

Có người quản lý kinh doanh nên mọi hoạt động đều được giảm sát và báo cáo kịp thời

Phát huy tối đa hiệu quả bán hàng khi tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh

Nhược điểm:

Việc theo dõi số liệu đôi khi gặp khó khăn vì các thành viên làm việc độc lập không theo đội nhóm

Đôi khi không kiểm soát được mức độ cạnh tranh nên gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên áp dụng:

Các doanh nghiệp kinh doanh truyền thống như tài chính, bất động sản

Các doanh nghiệp có quy trình bán hàng đơn giản, thiên về tính giao dịch

Doanh nghiệp hoạt động trong thị trường có sẵn và tính cạnh tranh cao

3. Cơ cấu phòng kinh doanh theo mô hình nhóm

POD là cấu trúc phòng kinh doanh theo mô hình nhóm được đánh giá là tối ưu và có khả năng giúp doanh nghiệp tận dụng được hết kỹ năng chuyên môn của đội ngũ kinh doanh.

Về cấu trúc mô hình nhóm, có thể tưởng tượng mô hình POD chính là mô hình dây chuyền chia nhỏ ra thành các nhóm. Điều này có nghĩa phòng kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được chia thành 2-3 nhóm lớn, các thành viên trong mỗi nhóm lớn sẽ được chia thành 4 nhóm nhỏ là leaders, chuyên viên bán hàng, nhóm Account Executives và nhóm chăm sóc khách hàng.

Mô hình này ra đời với mục đích tăng tính cạnh tranh giữa các nhóm trong đội ngũ kinh doanh. Mỗi nhóm được chia theo mô hình này sẽ có một trưởng nhóm giữ vai trò điều phối hoạt động của team mình.