Sơ đồ cơ cấu tổ chức của một công ty

Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp (còn được gọi là biểu đồ tổ chức hay Organogram) là một sơ đồ trực quan thể hiện cấu trúc bên trong của một công ty. Được thể hiện bằng cách nêu rõ công việc, trách nhiệm và mối liên hệ giữa các cá nhân trong một doanh nghiệp.

Một sơ đồ tổ chức doanh nghiệp hoàn chỉnh sẽ cho bạn biết nguồn lực nội tại của doanh nghiệp có đồng nhất với chiến lược và mục tiêu chung hay không. Nó sẽ thể hiện rõ các mối liên hệ, quy trình trong giao tiếp, trao đổi công việc. Từ đó, người quản lý sẽ nhìn rõ vai trò của từng phòng ban, sự đóng góp của từng bộ phận vào chiến lược của công ty. Đảm bảo rằng mọi người đều đang đi đúng hướng trên một con tàu mà bạn là thủy thủ.

Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp được sử dụng như thế nào?

Nhìn vào sơ đồ tổ chức, mọi người sẽ nhìn thấy cấu trúc và hệ thống thứ bậc nội bộ trong doanh nghiệp mình. Sơ đồ tổ chức sẽ giúp bạn nắm được thông tin liên hệ của người phụ trách chính và các bộ phận liên quan. Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp giống như một sổ giới thiệu về thành viên tổ chức một cách ngắn gọn nhất, bao gồm: tên, chân dung, vai trò và nhiệm vụ,…

Nó giúp từng thành viên theo dõi tổng quan được cấu trúc doanh nghiệp. Biết được người quản lý của mình là ai và đang chịu trách nhiệm bởi ai.

Nhiều người sẽ được hưởng lợi từ một sơ đồ tổ chức doanh nghiệp hoàn chỉnh

Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp có thể giúp nhân viên mới vào làm hoặc các đối tác, khách hàng tìm hiểu nhanh chóng về công ty bằng cách nhận biết tên, hình ảnh khuôn mặt vào các vai trò và nghĩa vụ công việc. Không chỉ vậy, những nhân viên mới còn nhìn thấy được tổng quan về phòng ban của mình, gồm có những ai, ai đứng đầu và lộ trình thăng tiến ra sao.

Ngay cả đối với những nhân viên lâu năm, chủ doanh nghiệp và bộ phận tuyển dụng nhân sự cũng có thể hưởng lợi từ một sơ đồ tổ chức thuận tiện, như biết được số lượng nhân viên trong từng phòng ban, từ đó biết cách phân bổ nhân viên và các nguồn lực khác hiệu quả nhất.

Sơ đồ tổ chức còn được dùng khi tổ chức lại doanh nghiệp. Vậy tổ chức lại doanh nghiệp là gì? Đó chính là tái cấu trúc lại doanh nghiệp, từ việc chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi doanh nghiệp,… sao cho phù hợp hơn với mục tiêu doanh nghiệp đặt ra.

5 mẹo tạo sơ đồ tổ chức nhanh chóng

Định dạng biểu đồ trên một trang giấy

Đầu tiên, hãy định dạng biểu đồ trên một trang giấy. Làm như thế, bạn sẽ dễ dàng hình dung được về tổ chức của mình. Bạn có thể tung hoành mọi ý tưởng, mà không quá e dè việc đúng sai. Bộ phận nào cần chỉnh sửa, hoàn thiện hay thêm bớt thế nào cho hợp lý. Khi đã có trong tay sơ đồ chung chung về sơ đồ tổ chức, bạn có thể nhờ đến sự trợ giúp của các phần mềm hỗ trợ như: Word, Excel, Canva,… để có thể hoàn thành sơ đồ này.  Nhưng hãy nhớ ghi hoặc vẽ nó ra giấy trước nhé !

Hãy nhóm những người có cùng chức danh vào một nhóm

Khi bắt đầu tạo sơ đồ tổ chức doanh nghiệp, có thể bạn sẽ cảm thấy hơi mơ hồ. Đặc biệt nếu doanh nghiệp lớn và có rất nhiều nhân viên, nhiều phòng ban. Đừng lo lắng, hãy bắt đầu chia nhỏ từng bộ phận ra. Hãy nhóm những người có cùng chức danh vào một nhóm, như thế bạn đã thu hẹp được khá nhiều và dễ kiểm soát cũng như liệt kê hơn rồi đấy.

Đặt tên chức vụ trước, sau đó đến tên người ở chức vụ đó

Một chức vụ có thể có nhiều nhân sự phụ trách, ví dụ như một công ty thì thường có nhiều kế toán viên. Vậy nên hãy đặt tên chức vụ trước, sau đó đến tên người ở chức vụ đó. Như thế không những người lập, mà cả người xem cũng rất dễ đọc sơ đồ tổ chức. Chúng ta có thể dễ dàng nhìn ra được công ty có những bộ phận, phòng ban ra sao cũng như số lượng thế nào.

Sử dụng đường kết nối với kích thước vừa đủ

Nếu những đường kết nối quá lớn, sơ đồ trông sẽ không được hài hòa, có quá nhiều khoảng trống và tạo hiệu ứng không tốt cho người tiếp nhận. Còn nếu những đường kết nối quá nhỏ, sơ đồ của bạn sẽ trông tù túng, chật chội và không có “khoảng nghỉ” trong tiếp nhận và xử lý thông tin cho người xem. Vì thế tốt nhất là hãy sử dụng đường kết nối với kích thước vừa đủ.

Chia nhỏ các biểu đồ lớn

Nếu doanh nghiệp hay công ty của bạn có quy mô lớn và sơ đồ tổ chức đồ sộ, thì cách tốt nhất là hãy chia nhỏ các biểu đồ lớn, hãy làm sơ đồ trở nên đơn giản và bớt rối rắm. Bạn có thể xem tổng quan về cấu trúc của công ty, sau đó nghiên cứu kỹ hơn về các phòng ban.  Nhưng hãy luôn nhớ, đảm bảo rằng tất cả mọi thành phần đều hướng về cấp độ cao nhất trong tổ chức.  

Cách lập sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

Mô hình sơ đồ tổ chức doanh nghiệp tham khảo

Dù là doanh nghiệp to hay nhỏ, ít nhân viên hay nhiều nhân viên, thì việc lập sơ đồ tổ chức doanh nghiệp cũng sẽ đi qua hai bước:

Ghi lại tất cả các vai trò công việc trong công ty, lập bản mô tả công việc (JDs) cho từng vị trí hiện tại và tương lai (nếu có), ghi rõ chức năng nhiệm vụ và yêu cầu tối thiểu kỹ năng kinh nghiệm cho từng vị trí.

Vẽ sơ đồ quy trình hoàn thành công việc một cách tối ưu và ghi rõ cách trao đổi, liên hệ, giao tiếp công việc của mọi người trong sơ đồ với nhau.

Dựa vào bản vẽ này, bạn sẽ biết những đội nhóm chính của bạn như nào và bạn sẽ giao nhiệm vụ cho mỗi vị trí công việc ra sao. Và sơ đồ tổ chức đó phải cho bạn xác định rõ được các mối quan hệ báo cáo công việc.

Kết luận

Xây dựng sơ đồ tổ chức doanh nghiệp là việc hết sức quan trọng, đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện. Bên cạnh đó việc xây dựng sơ đồ tổ chức cũng nên được giám sát cập nhật thường xuyên và đảm bảo tính chính xác, để mang lại hiệu quả cao nhất cho công việc chung.