Sơ đồ cơ cấu tổ chức của 1 khách sạn

Một khách mở ra và đi vào hoạt động đồng nghĩa với việc vận hành khối lượng công việc rất lớn. Trong đó, mỗi bộ phận phòng ban, mỗi vị trí lại có nhiệm vụ và chức năng riêng biệt. Tuy nhiên, nếu khách sạn xây dựng được nền móng cơ cấu tổ chức tốt thì mọi hoạt động sẽ diễn ra ổn định và hiệu quả. 

Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong khách sạn:

Ban Giám đốc: gồm Giám đốc và Phó Giám đốc 

Chức năng: tổ chức và quản lý tất cả các vấn đề liên quan thuộc thẩm quyền của mình, quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý mọi hoạt động thương mại của khách sạn. Trách nhiệm: Xây dựng các chương trình kinh doanh của khách sạn, theo dõi và giám sát việc thực hiện đơn hàng của tất cả các bộ phận theo chức trách và nhiệm vụ được giao, trực tiếp điều hành một số mảng khác, đặc biệt là mảng nhân viên chọn sản phẩm. Đặc biệt là quan hệ với chính quyền địa phương và các nhà cung cấp. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của khách sạn. 

Phục vụ lễ tân: 

Chức năng: Thực hiện các quy trình liên quan đến khách hàng, làm cầu nối giữa khách hàng với các dịch vụ khách trong và ngoài khách sạn. Trách nhiệm: điều phối phòng cho khách, làm thủ tục giấy tờ khi khách đến và thanh toán khi khách ra về. Thông tin phối hợp với các bộ phận khác của khách sạn trong việc tổ chức các dịch vụ như dịch vụ ăn uống, dịch vụ lưu trú và các dịch vụ bổ sung khác. Và đây là nơi tiếp nhận các thông tin cần thiết cho hoạt động kinh doanh của khách sạn và phản ánh kịp thời. 

Buồng phòng: 

Chức năng: Chịu trách nhiệm phục vụ khách về các dịch vụ ngủ nghỉ trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn. Công việc: Dọn dẹp và bảo trì phòng hàng ngày. Check in, chuẩn bị phòng, đồng thời các công việc phục vụ tại phòng như nhận khăn, ủi đồ cho khách, phối hợp với bộ phận ăn uống phục vụ nhu cầu ăn uống tại sảnh, kiểm tra minibar và báo cáo bộ phận ăn uống, lễ tân để thuận tiện cho việc thanh toán mà khách đã sử dụng trong thời gian ở. nghỉ tại khách sạn. 

Bộ phận phục vụ ăn uống: 

Chức năng: Chịu trách nhiệm sắp xếp phục vụ đồ ăn, thức uống theo yêu cầu của khách hàng. Nhiệm vụ: Cần liên hệ trực tiếp lễ tân và các phòng để tiếp nhận thông tin ăn uống của khách. Trực tiếp chào khách và chuyển order cho bộ phận bếp. Nhân viên nhà hàng có nhiệm vụ phục vụ cho đến khi khách ăn xong. 

Bộ phận bếp: 

Chức năng: Chuẩn bị thức ăn và đồ uống cho khách lưu trú tại khách sạn cũng như khách đi ngang qua. Nhiệm vụ: cung cấp cho khách hàng các món ăn và đồ uống theo thực đơn đã thiết lập. Phối hợp với các bộ phận khác như tiệc, buồng để phục vụ thêm các dịch vụ kèm theo suất ăn, kiểm tra món ăn trước khi chế biến và phục vụ khách. Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về việc tổ chức, quản lý thu mua, chế biến và bảo quản thực phẩm. 

Phòng kế toán: 

Nhiệm vụ: Tham gia các hoạt động về doanh thu, chi phí của khách sạn và các vấn đề tài chính khác liên quan đến khách sạn. Nhiệm vụ: Phòng kế toán có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu liên quan đến hoạt động thương mại của khách sạn. Báo cáo Ban Giám đốc những kết quả đạt được và chưa đạt được sau mỗi quý, mỗi năm. Lập kế toán tính lương, hạch toán doanh thu, chi phí, tính giá thành, kiểm soát chi phí cho toàn bộ phận khách sạn. Ngoài ra, bộ phận kế toán chịu trách nhiệm về doanh thu và báo cáo hầu hết các báo cáo tài chính và hoạt động cho khách sạn. 

Bộ phận kĩ thuật: 

Chức năng: phụ trách phần kỹ thuật lắp đặt của khách sạn như điện, nước, v.v. .các trang thiết bị lắp đặt trong khách sạn luôn hoạt động tốt để phục vụ khách hàng. Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo trì trang thiết bị, kiểm định và lắp đặt phần cứng và hệ thống kỹ thuật trong toàn khách sạn. 

Bảo vệ: 

Chức năng: Bảo vệ toàn bộ tài sản của khách sạn, đảm bảo an toàn tính mạng, tài sản của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn. Nhiệm vụ: đăng ký giấy tờ tùy thân của khách, đảm bảo an toàn cho khách, chịu trách nhiệm vận chuyển, khuân vác hành lý của khách. Nghiệp vụ này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc khách sạn.