Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty truyền thông

Một trong những nhiệm vụ quan trọng chính là tạo nên mối quan hệ tốt đẹp với truyền thông. Các chuyên viên trong phòng marketing luôn phải xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với giới truyền thông, báo chí và cộng đồng. 

Các cán bộ trong phòng ban không được gây hiểu lầm hay tạo xung đột với phóng viên của báo chí. Bởi nếu làm vậy sẽ tạo ra những tác động tiêu cực đến sự phát triển của toàn doanh nghiệp. Hãy giải quyết bằng sự chân thành để có thể giảng hòa, tìm được tiếng nói chung, cùng giải quyết vấn đề.

I. MỤC TIÊU HOẠT ĐỘNG

Tư vấn, đề xuất và giúp việc cho Ban Tổng Giám đốc trong việc xây dựng và phát triển mối quan hệ trong nội bộ Doanh nghiệp, xây dựng và phát triển mối quan hệ giữa Doanh nghiệp và công chúng nhằm giới thiệu, quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của Doanh nghiệp;

Tham mưu, đề xuất và giúp việc cho Ban Tổng Giám đốc trong việc xây dựng và phát triển thương hiệu sản phẩm và dịch vụ của Tập đoàn thông qua các kênh quảng bá sản phẩm bao gồm: online, offline, các event, các chương trình hợp tác, xúc tiến thương mại & các chính sách chương trình khuyến mại khác.

II. CHỨC NĂNG

Tham mưu cho Ban lãnh đạo Doanh nghiệp về lĩnh vực truyền thông và marketing;

Nghiên cứu, hoạch định, tổ chức triển khai các hoạt động truyền thông và marketing của Doanh nghiệp;

Quản lý hình ảnh, thương hiệu Doanh nghiệp và xử lý khủng hoảng truyền thông;

Tư vấn cho các công ty trực thuộc về các hoạt động liên quan đến truyền thông và marketing nhằm đảm bảo thực hiện đúng quy định, định hướng chiến lược phát triển chung của Doanh nghiệp.

III. NHIỆM VỤ

Phòng Marketing Thương hiệu

1.   Nghiên cứu thị trường: 

Thực hiện các chương trình khảo sát mức độ nhận diện thương hiện, mức độ hài lòng về sản phẩm của Doanh nghiệp, khảo sát và thu thập thông tin về hoạt động của đối thủ cạnh tranh;

Thực hiện nghiên cứu, phân tích thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh và cung cấp thông tin đầu vào cho hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp;

Thực hiện nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu, mong muốn của khách hàng về các sản phẩm/dịch vụ (SP/DV) của Doanh nghiệp cung cấp.

 Hỗ trợ/ phối hợp giám sát các hoạt động/ chương trình nghiên cứu thị trường  của các ban, phòng, công ty thành viên nhằm cung cấp thông tin, dữ liệu phân tích phục vụ cho các hoạt động kinh doanh, marketing của Doanh nghiệp.

Tổng hợp, phân tích các thông tin nghiên cứu, khảo sát cho các ban, phòng, đơn vị liên quan và đề xuất các ý kiến giúp phát triển sản phẩm, dịch vụ, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.

Lập báo cáo nghiên cứu thị trường định kỳ và theo phát sinh.

Xây dựng, quản lý và duy trì cơ sở dữ liệu thị trường, đảm bảo thông tin được lưu trữ đầy đủ, rõ ràng và dễ tìm kiếm.

Phối hợp với các Phòng/Bộ phận trong hoạt động tổ chức sự kiện.

1.   Xây dựng kế hoạch, chiến lược phát triển thương hiệu

Xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu nhằm tối đa hóa hình ảnh Doanh nghiệp trong công chúng cũng như truyền tải đúng thông điệp, giá trị cốt lõi, mục tiêu của Doanh nghiệp đến các nhóm khách hàng mục tiêu. Thực hiện giám sát và phối hợp triển khai sau khi được phê duyệt.

Xây dựng kế hoạch, chiến lược phát triển các kênh Thương hiệu trên digital, OOH (quảng cáo ngoài trời), phát thanh, truyền hình. Thực hiện giám sát và phối hợp triển khai sau khi được phê duyệt.

Xây dựng và giám sát triển khai các kế hoạch quảng bá truyền thông cho các sự kiện của Doanh nghiệp tổ chức; 

Phối hợp tham gia với các Đơn vị để xây dựng chiến lược marketing tổng thể, hướng tới các đối tượng khách hàng mục tiêu. Thực hiện xây dựng các kế hoạch marketing cho từng SP/DV theo yêu cầu từ các Đơn vị.

Thực hiện các Báo cáo đánh giá hiệu quả triển khai của các chương trình, kế hoạch, hoạt động Marketing.

Phối hợp với Bộ phận Nghiên cứu thị trường trong hoạt động nghiên cứu – thu thập dữ liệu thị trường.

Phối hợp với các Phòng/Bộ phận thuộc Ban để thực hiện triển khai các kế hoạch được Ban Lãnh đạo phê duyệt.

Phối hợp với các Phòng/Bộ phận trong hoạt động tổ chức sự kiện.

1. Quản trị thương hiệu:

Phối hợp với phòng Quảng cáo & Media trong công tác thiết kế bộ nhận diện thương hiệu chuẩn (CI) của Doanh nghiệp. 

Phụ trách quản lý Bộ nhận diện thương hiệu chuẩn (CI) của Doanh nghiệp; Phối hợp với các Khối/Ban/Đơn vị để kiểm soát hình ảnh thống nhất trên toàn hệ thống.

Đề xuất và phối hợp xây dựng hình ảnh thương hiệu chuẩn cho các Đơn vị (Công ty thành viên - nếu có).

Xây dựng kế hoạch thiết kế các ấn phẩm thương hiệu của Doanh nghiệp như: Báo cáo thường niên, lịch, quà tặng thương hiệu;

Nghiên cứu, xây dựng và quản lý kho dữ liệu về tư liệu, hình ảnh thương hiệu.

Phối hợp với các Phòng/Bộ phận trong hoạt động tổ chức sự kiện.

1.   Tài trợ và giải thưởng:

Tìm kiếm, đánh giá và đề xuất tham gia các chương trình tài trợ bám sát định hướng phát triển thương hiệu và kế hoạch marketing của Doanh nghiệp.

Phối hợp hỗ trợ tìm kiếm, đánh giá và đề xuất tham gia các chương trình tài trợ bám sát định hướng phát triển thương hiệu và kế hoạch marketing của các Đơn vị.

Tìm kiếm, đánh giá và đề xuất tham gia các giải thưởng trong và ngoài nước cho Doanh nghiệp, Ban Lãnh đạo Doanh nghiệp; Phối hợp hỗ trợ tìm kiếm giải thưởng cho các Đơn vị.

Phụ trách quản lý dữ liệu trình ký và ngân sách của Phòng Marketing Thương hiệu.

Phối hợp với các Phòng/Bộ phận trong hoạt động tổ chức sự kiện.

1.   Thực hiện các hoạt động marketing cho Công ty Thành viên/các đơn vị trực thuộc:

Đầu mối phối hợp và hỗ trợ Đơn vị tổ chức sự kiện quảng bá thương hiệu, sự kiện hợp tác đối tác, chương trình tài trợ tại địa phương của các Đơn vị.

Phối hợp tham gia với các Đơn vị để triển khai kế hoạch chiến lược marketing tổng thể Thương hiệu, kế hoạch marketing cho sự kiện và từng SP/DV của Đơn vị đã được phê duyệt.

Phối hợp hỗ trợ với Đơn vị trong công tác xây dựng, cải tạo, lắp đặt hạng mục hình ảnh cho các Đơn vị để đảm bảo theo hình ảnh thương hiệu chuẩn;

Phối hợp với phòng Quảng cáo & Media trong hoạt động xây dựng và phát triển hệ thống biển quảng cáo Thương hiệu ngoài trời tại các Đơn vị;

Tư vấn và quy định vị trí đặt ấn phẩm, vật liệu quảng cáo về SP/DV hợp tác hoặc ấn phẩm riêng của đối tác (nếu có) tại Đơn vị.

Phối hợp với các Phòng/Bộ phận trong hoạt động tổ chức sự kiện.

Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận Truyền thông & Marketing

Phòng Tổ chức sự kiện

1.   Tổ chức sự kiện

Tổ chức các sự kiện phục vụ cho các hoạt động truyền thông nội bộ và trách nhiệm xã hội, kinh doanh khách sạn, bao gồm sự kiện khởi công, khai trương, dịch vụ, các sự kiện của Doanh nghiệp;

Chịu trách nhiệm xây dựng ý tưởng chủ đạo theo yêu cầu của từng chương trình sự kiện phục vụ cho thương hiệu Doanh nghiệp và các hoạt động kinh doanh khách sạn; dịch vụ, sản phẩm của Doanh nghiệp. 

Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát thi công, lắp đặt, điều phối các nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng cho các chương trình sự kiện;

Sáng tạo thông điệp cho những sự kiện phụ trách và lập kế hoạch cho các sự kiện được giao;

Làm báo cáo tổng kết sự kiện gửi đến đối tác, các cộng sự và Ban Lãnh đạo Doanh nghiệp về sự kiện;

Triển khai, giám sát chương trình của các đơn vị thuộc Doanh nghiệp.

1.   Trách nhiệm xã hội (“CSR”)

Xây dựng chiến lược định hướng, lên ý tưởng và lập kế hoạch triển khai thực hiện các hoạt động CSR nhằm xây dựng hình ảnh và thương hiệu của Doanh nghiệp trong cán bộ nhân viên, cộng đồng, xã hội; đảm bảo cam kết phát triển bền vững – phát triển văn hóa, xã hội, môi trường ... bên cạnh mục tiêu phát triển kinh tế của Doanh nghiệp;

Quản lý ngân sách CSR của Doanh nghiệp và phát triển gây quỹ từ thiện Doanh nghiệp để phục vụ cho các hoạt động trách nhiệm xã hội;

Xây dựng các chương trình/hoạt động cộng đồng, từ thiện xã hội ... gắn kết cán bộ nhân viên với trách nhiệm xã hội của Doanh nghiệp, góp phần xây dựng và phát triển cộng đồng.

1.   Truyền thông nội bộ

Thiết lập, xây dựng, phát triển và quản trị hệ thống các kênh truyền thông nội bộ và công cụ truyền thông nội bộ, nâng cao hiệu quả tương tác, giao tiếp, chia sẻ ... giữa cán bộ nhân viên và giữa cán bộ nhân viên với Lãnh đạo…;

Xây dựng các ấn phẩm nội bộ/bản tin/website nội bộ nhằm truyền tải được các thông điệp của lãnh đạo Tập đoàn và định hướng phát triển của Doanh nghiệp. Duy trì mạch thông tin thông suốt và cập nhật liên tục các thông tin chính thức của Doanh nghiệp trên các ấn phẩm nội bộ;

Xây dựng chiến lược định hướng, lên ý tưởng và lập kế hoạch triển khai thực hiện các hoạt động truyền thông nội bộ nhằm tăng sự kết nối, thúc đẩy quá trình giao tiếp thông tin trong Tập đoàn, cải thiện sự hợp tác, tăng hiệu suất làm việc, hỗ trợ cho văn hóa doanh nghiệp được định hình và cải thiện hành vi của các cá nhân đề phù hợp với văn hóa doanh nghiệp;

Lên ý tưởng chương trình và lập kế hoạch tổ chức các chuỗi sự kiện thường niên mang đậm dấu ấn Doanh nghiệp và gắn kết mọi thành viên trong Doanh nghiệp thể hiện được giá trị cốt lõi của Doanh nghiệp;

Lên ý tưởng và lập kế hoạch tổ chức các sự kiện gặp gỡ giao lưu nội bộ (Monthly Happy Hours,...), truyền cảm hứng và gắn kết mối quan hệ giữa cán bộ nhân viên và Lãnh đạo;

Lên ý tưởng và lập kế hoạch tổ chức định kỳ các sự kiện thể thao, văn hóa, văn nghệ, kiến thức, tài năng … nội bộ, gắn kết mối quan hệ giữa CBNV và Lãnh đạo, nâng cao sự hiểu biết của nhân viên về chiến lược phát triển, văn  hoá, giá trị cốt lõi của Doanh nghiệp, sự tự hào và mức độ gắn bó lâu dài với Doanh nghiệp;

Thiết lập kênh truyền thông và các công cụ truyền thông để tiếp nhận thông tin, lắng nghe, chia sẻ, nắm bắt được nguyện vọng, tìm hiểu vấn đề/sự việc và đề xuất phương án xử lý thỏa đáng các phản ánh/khiếu nại/ý kiến… từ CBNV, góp phần xây dựng và phát triển văn hóa Doanh nghiệp, cải thiện môi trường và chế độ làm việc, cân bằng và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, gắn kết giữa CBNV với Doanh nghiệp;

Phối hợp với Ban Nhân sự để xây dựng và phát triển văn hóa Doanh nghiệp, cải thiện môi trường và chế độ làm việc, hỗ trợ các hoàn cảnh khó khăn, cân bằng và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa CBNV và Lãnh đạo,….

Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận Truyền thông & Marketing

Phòng Quảng cáo và Media

1.   Thiết kế sáng tạo

Thực hiện các hoạt động lên ý tưởng thiết kế và sản xuất các bộ tài liệu tiếp thị, ấn phẩm quảng cáo, các công cụ truyền thông, tài liệu báo chí: POSM, POPM, Marketing tools, Marketing collaterals…; 

Phụ trách và quản lý hình ảnh, chịu trách nhiệm về kho dữ liệu, hình ảnh sử dụng của tất cả các sản phẩm, các dự án của Tập đoàn;

Chịu trách nhiệm kiểm tra và giám sát chất lượng in ấn, gia công các sản phẩm, ấn phẩm, tài liệu truyền thông, marketing;

Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ bộ nhận diện thương hiệu của Tập đoàn và các công ty trực thuộc.

1.   Quảng cáo và media

Xây dựng và thực hiện các kế hoạch quảng cáo đa phương tiện nhằm duy trì hình ảnh và tần suất xuất hiện thương hiệu trên các phương tiện truyền thông, làm gia tăng độ nhận biết thương hiệu;

Các kênh quảng cáo gồm: báo chí, truyền hình, radio, internet, outdoor, OOH (Out of home), social media...;

Chịu trách nhiệm quay, dựng các TVC giới thiệu Doanh nghiệp;

1.   Content Marketing

Chịu trách nhiệm sản xuất Nội dung các TVC, phim Doanh nghiệp, phim giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới của Đơn vị.

Chịu trách nhiệm sản xuất các Nội dung Marketing trên các phương tiện quảng cáo Digital cho sự kiện quảng bá thương hiệu của Doanh nghiệp.

Chịu trách nhiệm Nội dung các kế hoạch MKT cho sản phẩm, dịch vụ của các Công ty thành viên.

Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận Truyền thông & Marketing

Phòng Nội dung

1.   Quản trị nội dung truyền thông

Xây dựng các ấn phẩm truyền thông của Doanh nghiệp: Giám sát nội dung bộ nhận diện thương hiệu, hồ sơ năng lực ... Và quản trị toàn bộ nội dung thông tin và hình ảnh của Doanh nghiệp;

Xây dựng chiến lược định hướng nội dung, đóng góp các ý tưởng nội dung sáng tạo cho các chiến dịch truyền thông;

Lên nội dung, ý tưởng và kịch bản chi tiết cho các phóng sự truyền hình, phóng sự radio, video clip, …  theo nội dung được giao;

Lập kế hoạch, sáng tạo ý tưởng, xây dựng nội dung cho các ấn phẩm/sản phẩm truyền thông (Bài PR/phóng sự PR/thông cáo báo chí, hình ảnh, video clip, infographic...) cho các kênh truyền thông : Websites, Báo chí, Social Media … và các ấn phẩm truyền thông khác theo định hướng của Doanh nghiệp và tối ưu hóa mục tiêu tìm kiếm (SEO), banner ads, forum seeding ..;

Biên tập và kiểm soát nội dung truyền thông (thông tin và hình ảnh) của các ấn phẩm/sản phẩm truyển thông ... của các Đơn vị thành viên/Phòng ban/Bộ phận khác để đảm bảo sự chuẩn xác;

Đồng bộ thông tin và hình ảnh truyền thông của Doanh nghiệp;

Phối hợp với bộ phận chuyên trách đảm bảo tính xác thực về mặt thông tin thương hiệu Doanh nghiệp trên báo chí và các kênh truyền thông.

Thực hiện các nội dung truyền thông báo chí của các hoạt động Marketing theo đề xuất của đơn vị thành viên.

1.   Phối hợp giám sát, quản trị nội dung các kênh truyền thông trực tuyến Doanh nghiệp

Tham gia giám sát nội dung các Kênh truyền thông của Doanh nghiệp, bao gồm Hệ thống websites và hệ thống social media của Doanh nghiệp;

Tham gia phối hợp xây dựng kế hoạch, quản lý, triển khai, theo dõi & tối ưu hóa quá trình thực hiện các chiến dịch truyền thông trực tuyến (bao gồm google ads / facebook ads và các kênh truyền thông có thể tối ưu hóa khác), ...;

Phối hợp quản lý, đánh giá, phân tích và tối ưu hóa các chiến dịch truyền thông trực tuyến. Xác định xu hướng và tối ưu hóa chi phí và hiệu suất;

Phối hợp theo dõi, kiểm soát, tham gia xử lý thông tin khủng hoảng trên mạng xã hội, diễn đàn…; hỗ trợ các bộ phận thiết lập “ngân hàng account” để sử dụng trong các tình huống; Thiết lập quan hệ với các quản trị diễn đàn; FBker nổi tiếng, các KOLs trên mạng xã hội…;

Tham gia giám sát sự tương tác, giải đáp các thắc mắc trên các Kênh truyền thông của Doanh nghiệp;

Giám sát, đảm bảo nội dung trên các trang truyền thông có nội dung và hình ảnh mang tính nhất quán của thương hiệu của Doanh nghiệp;

Rà soát, đánh giá và thay đổi để phù hợp với yêu cầu của từng chiến dịch truyền thông. 

Phối hợp xây dựng nội dung các website, fanpage của Doanh nghiệp. Thẩm định và phê duyệt các nội dung, hình ảnh trước khi đăng tải lên fanpage, website của Doanh nghiệp và dự án trước Ban lãnh đạo Doanh nghiệp;

Hỗ trợ giám sát, tư vấn nội dung các kênh truyền thông trực tuyến liên quan đến Marketing.

Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận Truyền thông & Marketing

Phòng Báo chí

Tổ chức hoạt động và quản lý mảng liên quan đến báo chí của Doanh nghiệp

Lập kế hoạch và triển khai hành động năm, quý, tháng cho phòng theo từng nhóm (kế hoạch truyền thông, quản trị trực tuyến, quan hệ báo chí). 

Xây dựng, đề xuất ngân sách hợp tác, chính sách phù hợp dành cho các đối tác truyền thông và báo chí, được phân loại trong từng giai đoạn hoặc theo sự vụ, trên cơ sở đánh giá mức độ hiệu quả của từng kênh, từng đối tác. 

Chịu trách nhiệm trực tiếp tổ chức lập chiến lược và kế hoạch cho các hoạt  động truyền thông, xây dựng thương hiệu và hình ảnh của Doanh nghiệp.

Tham mưu với Ban Lãnh đạo các kênh truyền thông hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu truyền thông chung của Doanh nghiệp. Đề xuất chủ đề, các kênh truyền thông, hình thức phát hành và nội dung biên tập theo yêu cầu của từng kế hoạch truyền thông. 

Dự báo khủng hoảng truyền thông có thể xảy ra và phối hợp với các phòng ban chức năng để đề xuất các phương án xử lý khủng hoảng hợp lý, hiệu quả. Là đại diện ngôn luận chính của Doanh nghiệp, quản trị toàn bộ thông tin và hình ảnh truyền thông của Doanh nghiệp, và là đầu mối cung cấp thông tin và hình ảnh chính thống về Doanh nghiệp và các sản phẩm của Doanh nghiệp cho các tổ chức, cơ quan thông tấn báo chí.

Hỗ trợ, bổ sung, xây dựng danh mục hợp tác truyền thông, danh sách dữ liệu quan hệ báo chí hàng năm. Thiết lập mối quan hệ với các tổ chức báo chí, truyền thông trong và ngoài nước. Chăm sóc mối quan hệ với các tổ chức, cơ quan thông tấn báo chí, cổ đông, chính phủ/chính quyền địa phương, đối tác, khách hàng và nhà đầu tư nhằm bảo vệ hình ảnh của Doanh nghiệp.

Trực tiếp theo dõi, quản lý chung các đầu mối báo chí tại các địa phương Tập đoàn FLC có dự án triển khai, phân công nhân sự theo dõi báo chí, các kênh truyền thông địa phương mà Doanh nghiệp có hoạt động để có kế hoạch truyền thông hiệu quả, dự báo khủng hoảng, xử lý khủng hoảng.

Phối hợp tổ chức sự kiện, họp báo, lan truyền hình ảnh, thông tin, định hướng thông tin theo định hướng của Doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận Truyền thông & Marketing

IV. QUYỀN HẠN

Được quyền chủ động triển khai các kế hoạch, phương án, biện pháp quản lý, điều hành theo đúng quy chế tổ chức hoạt động của đơn vị và những quy định của Tập đoàn.

Được chủ động giao dịch với cơ quan, đơn vị cá nhân để tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ nêu trên của Ban.    

Được quyền yêu cầu, đề xuất, kiến nghị Tập đoàn và các đơn vị liên quan cung cấp thông tin để thực hiện các công việc đã được giao.

Được quyền đề xuất lên Ban Tổng Giám đốc các chính sách, biện pháp, giải pháp, phương án... để triển khai hiệu quả các nhiệm vụ của Ban.

1. CƠ CẤU TỔ CHỨC

Cơ cấu tổ chức của Ban gồm 5 phòng:

Phòng Marketing Thương hiệu:

Phòng Tổ chức sự kiện;

Phòng Quảng cáo và Media;

Phòng Nội dung;

Phòng Báo chí.