Sơ đồ cơ cấu chức năng

Hiện nay các doanh nghiệp và các công ty thành lập ngày một nhiều, mỗi công ty sẽ có sơ đồ tổ chức riêng dù ít hay nhiều cũng thể hiện rõ ràng được xây dựng rõ ràng, có mối liên hệ chặt chẽ giữa các cấp bậc. Vậy để hiểu thêm về Sơ đồ tổ chức công ty là gì? Sơ đồ cơ cấu tổ chức phổ biến?

1. Sơ đồ tổ chức của công ty là gì? 

Đối với mỗi công ty đều có sơ đồ tổ chức vì đây là nội dung rất quan trọng thể hiện cấu trúc bên trong của một công ty. Thể hiện bằng việc chỉ rõ công việc, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các cá nhân trong một công ty. Hiện nay nhu cầu khởi nghiệp khá lớn và các doanh nghiệp đều có mô hình riêng và với sơ đồ tổ chức nam sẽ giúp chúng ta biết được nội lực của doanh nghiệp có phù hợp với chiến lược và mục tiêu chung hay không và cho một sơ đồ điều đó sẽ thể hiện rõ ràng các mối quan hệ và quá trình giao tiếp, trao đổi công việc. Từ đó, nhà quản lý sẽ thấy rõ vai trò của từng bộ phận, sự đóng góp của từng bộ phận vào chiến lược của công ty. Đảm bảo mọi người đang đi đúng hướng trên con tàu mà bạn là thủy thủ. Sơ đồ tổ chức của công ty phải chỉ rõ: Hình thể hiện rõ vị trí, mối quan hệ tương tác/báo cáo và các kênh liên lạc chính thức giữa nhân viên, phòng ban, bộ phận; Mô tả chức năng cơ bản của các phòng ban trong công ty; Mô tả chức vụ, quyền hạn của từng chức vụ; Thể hiện quá trình làm việc của các bộ phận. Vì vậy, khi chúng ta bám vào sơ đồ tổ chức, chúng ta sẽ hình dung được cấu trúc và hệ thống cũng như các vị trí phân cấp bên trong của công ty chúng ta. Sơ đồ tổ chức sẽ giúp bạn hiểu chi tiết liên lạc của người quản lý chính và các bộ phận liên quan. Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp giống như một bản giới thiệu sơ lược về các thành viên trong tổ chức, bao gồm: tên, chân dung, vai trò và nhiệm vụ, v.v. Để mỗi thành viên có thể theo dõi tổng quan về cơ cấu công ty mà họ đang hoạt động và biết ai là người quản lý của họ và ai chịu trách nhiệm về họ. Như chúng ta đã thấy dựa trên những thông tin ở trên, sơ đồ tổ chức công ty có thể giúp nhân viên mới hoặc đối tác và khách hàng nhanh chóng làm quen với công ty bằng cách nhận biết tên và hình ảnh của công ty về vai trò và trách nhiệm. Không chỉ vậy, những người mới tuyển dụng còn nhìn thấy tổng quan về bộ phận của họ, bao gồm ai, người đứng đầu và hành trình thăng tiến như thế nào. Vì vậy, ngay cả đối với nhân viên lâu năm, chủ doanh nghiệp và bộ phận nhân sự có thể hưởng lợi từ sơ đồ tổ chức tiện dụng, như biết số lượng nhân viên trong từng bộ phận, từ đó biết cách phân bổ nhân viên và các nguồn lực khác một cách hiệu quả. Đồng thời từ sơ đồ tổ chức của công ty có thể đánh giá được nội lực của công ty có phù hợp với mục tiêu, chiến lược đã hoạch định hay không. Từ đó, nhà quản lý sẽ thấy rõ đóng góp của từng bộ phận có phù hợp với chiến lược của công ty hay không. 

2. Sơ đồ tổ chức phổ biến: 

2.1. Cơ cấu tổ chức chức năng: 

Bây giờ, nếu chúng tôi có một công việc, chúng tôi sẽ làm việc trong các tổ chức có cơ cấu tổ chức theo chức năng và với cơ cấu theo chức năng xuất hiện khi một tổ chức được chia thành các nhóm nhỏ với các nhiệm vụ hoặc vai trò cụ thể. Ví dụ, một công ty có một nhóm làm việc về công nghệ thông tin, một nhóm khác phụ trách tiếp thị và một nhóm khác phụ trách tài chính. Sau đó, lợi ích của cấu trúc này là nhân viên được nhóm theo bộ kỹ năng và chức năng, cho phép họ tập trung sức mạnh tập thể của mình vào việc thực hiện vai trò như một dịch vụ. Một trong những thách thức với cấu trúc này là thiếu sự giao tiếp giữa các bộ phận, với hầu hết các vấn đề và thảo luận diễn ra ở cấp điều hành giữa các bộ phận khác nhau. Ví dụ: một bộ phận làm việc với bộ phận khác trong một dự án có thể có những kỳ vọng hoặc chi tiết khác nhau đối với công việc cụ thể của bộ phận đó, điều này có thể dẫn đến các vấn đề sau này.

 2.2. Cơ cấu tổ chức của khoa: 

Hiện nay, như chúng tôi đã chỉ ra, các công ty và cấu trúc công ty khá đa dạng, đôi khi sử dụng cấu trúc bộ phận. Có thể nói rằng cấu trúc này cho phép nhiều quyền tự chủ hơn giữa các nhóm của tổ chức. Lấy General Electric làm ví dụ. GE có nhiều bộ phận khác nhau, bao gồm hàng không, giao thông vận tải, dòng chảy, kỹ thuật số và năng lượng tái tạo, v.v. Trong cấu trúc này, mỗi bộ phận về cơ bản hoạt động như một doanh nghiệp riêng, tự kiểm soát các nguồn lực, số tiền chi cho các dự án hoặc khía cạnh nhất định của bộ phận. Ngoài ra, trong cấu trúc này, các bộ phận cũng có thể được tạo ra theo địa lý, với một công ty có các bộ phận ở Bắc Mỹ, Châu Âu, Đông Á, v.v. Ngoài ra, khi chúng tôi sử dụng loại cấu trúc sơ đồ bộ phận này, nó mang lại sự linh hoạt hơn cho một công ty lớn có nhiều bộ phận, cho phép mỗi bộ phận hoạt động như một công ty riêng biệt với một hoặc hai người báo cáo cho Giám đốc điều hành hoặc nhân viên quản lý của công ty mẹ . . Thay vì tất cả các chương trình được phê duyệt ở cấp cao nhất, những câu hỏi này có thể được trả lời ở cấp bộ. 

2.3. Tổ chức ma trận: 

Nghe ma trận người ta hình dung ra độ phức tạp của nó, theo nó một nhân viên có thể báo cáo cho 2 hoặc nhiều sếp tùy tình hình, dự án. Ví dụ, trong các tình huống kinh doanh bình thường, một kỹ sư từ một công ty kỹ thuật lớn có thể làm việc cho một ông chủ, nhưng một dự án mới có thể yêu cầu chuyên môn của một kỹ sư chuyên nghiệp. Trong trường hợp này, nhân viên sẽ báo cáo với người quản lý dự án cũng như ông chủ của mình về tất cả các nhiệm vụ hàng ngày khác. Khi sử dụng cấu trúc này, loại cấu trúc này cũng có một số ưu điểm cơ bản, đó là nhân viên có thể chia sẻ kiến ​​thức giữa các chức năng khác nhau và trong cấu trúc này, chúng ta có thể trao đổi và hiểu rõ hơn về vai trò của từng chức năng. Nhờ đó, nhân viên có thể phát triển các kỹ năng và kiến ​​thức của họ, dẫn đến sự phát triển trong tương lai. Mặt khác, việc báo cáo cho nhiều người quản lý có thể gây nhầm lẫn và mâu thuẫn giữa các nhà quản lý về những gì nên được báo cáo. Và nếu các ưu tiên không được xác định rõ ràng, nhân viên cũng có thể bối rối về vai trò của họ. 

2.4. Cơ cấu tổ chức thứ bậc - phẳng: 

Khác với các dạng cấu trúc ở trên, cấu trúc phức hợp dưới đây phù hợp hơn với các doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty mới thành lập. Một ví dụ về cấu trúc này trong một doanh nghiệp là nếu tổ chức có một vườn ươm nội bộ hoặc chương trình đổi mới. Đối với loại cấu trúc phân cấp phẳng này, các công ty có thể hoạt động theo cấu trúc hiện có trong công ty của họ, nhưng nhân viên ở tất cả các cấp được khuyến khích đưa ra những ý tưởng mới và thực hiện chúng. Vì Lockheed Martin, nổi tiếng với dự án skunkworks, đã giúp phát triển thiết kế máy bay do thám, đó là sự dễ sử dụng của loại cấu trúc này. Ngày nay, sự ồn ào về cơ cấu tổ chức theo cấp bậc có thể được nhìn thấy trực tiếp trên các hệ thống ứng dụng của Google, Adobe, LinkedIn và nhiều công ty khác có vườn ươm nội bộ nơi nhân viên được khuyến khích sáng tạo và đổi mới để thúc đẩy sự phát triển chung của doanh nghiệp. mạnh mẽ và hiện đại hơn..