Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức công ty

Việc các công ty thành lập cho mình một sơ đồ tổ chức riêng sẽ cho mọi người biết nguồn lực nội tại của công ty có đồng nhất với mục tiêu, chiến lược chung mà công ty đang hướng đến hay không. Thông thường, một sơ đồ tổ chức công ty hoàn chỉnh sẽ có thứ bậc rõ ràng. Điều này giúp mọi người khi nhìn vào sẽ phân định được ai là cấp trên? Ai là cấp dưới? Ai là ngang cấp? Nhiệm vụ đặt ra cho các công ty là cần phải xác định đúng đắn các chức năng quản lý, từ đó xây dựng một sơ đồ tổ chức công ty hợp lý.

1. Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần như thế nào?

Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần được xây dựng với các bộ phận chính là : Đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, giám đốc (tổng giám đốc) và ban kiểm soát. Mỗi chức danh sẽ tương đương với một vai trò và vị trí khác nhau trong doanh nghiệp.

Căn cứ Điều 4 Khoản 10 Luật Doanh nghiệp 2020 đã nêu rõ khái niệm về doanh nghiệp như sau:

10. Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.

Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần là một dạng biểu đồ trực quan mô tả về hình dạng, tính năng, con người hoặc hình ảnh chỉ rõ vị trí trong doanh nghiệp. Đây là loại biểu đồ có vai trò rất quan trọng trong việc quản lý và vận hành doanh nghiệp.

Đây là tiền đề cần thiết, khách quan để tổ chức công ty có thể đạt hiệu quả cao về các mặt kỹ thuật, kinh tế, xã hội và sản xuất. 

2. Vai trò từng bộ phận trong sơ đồ tổ chức công ty cổ phần

Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần là yếu tố quan trọng trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp hiện nay. Dưới đây sẽ là danh mục giải thích các chức năng, nhiệm vụ cũng như quá trình quản lý của từng bộ phận trong sơ đồ.

2.1 Đại hội đồng cổ đông

Căn cứ theo Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 đã nêu rõ quyền và nghĩa vụ của Đại hội đồng cổ đông trong sơ đồ tổ chức công ty cổ phần cụ thể như sau:

1. Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần.

Đại hội đồng cổ đông có quyền và nghĩa vụ sau đây:

a) Thông qua định hướng phát triển của công ty;

b) Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần;

c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;

d) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác;

đ) Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;

e) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;

g) Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;

h) Xem xét, xử lý vi phạm của thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;

i) Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty;

k) Quyết định ngân sách hoặc tổng mức thù lao, thưởng và lợi ích khác cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;

l) Phê duyệt quy chế quản trị nội bộ; quy chế hoạt động Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;

m) Phê duyệt danh sách công ty kiểm toán độc lập; quyết định công ty kiểm toán độc lập thực hiện kiểm tra hoạt động của công ty, bãi miễn kiểm toán viên độc lập khi xét thấy cần thiết;

n) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

Thông thường, cuộc họp Đại hội đồng được diễn ra mỗi năm một lần. Ngoài các cuộc họp thường niên thì Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường để giải quyết các vấn đề phát sinh trong công ty. Địa điểm họp là nơi cổ đông tham dự họp, phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.

Nội dung cuộc họp Đại hội đồng cổ đông diễn ra với các vấn đề cần giải quyết như kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty, báo cáo tài chính và báo cáo của Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động của từng thành viên trong Hội đồng quản trị công ty.

Bên cạnh đó, nội dung cuộc họp còn có báo cáo của Ban kiểm soát, kết quả hoạt động của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, báo cáo tự đánh giá của các thành viên, mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại cổ phần và các vấn đề có liên quan khác.

2.2 Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý và có toàn quyền nhân danh công ty, để quyết định và thực hiện quyền, nghĩa vụ của công ty (trừ các quyền của Đại hội đồng cổ đông). Căn cứ theo Điều 153 Khoản 2 Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 đã nêu rõ về quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị trong sơ đồ tổ chức công ty cổ phần như sau:

a) Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;

b) Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

c) Quyết định bán cổ phần chưa bán trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác;

d) Quyết định giá bán cổ phần và trái phiếu của công ty;

đ) Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 133 của Luật này;

e) Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của pháp luật;

g) Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ;

h) Thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng, giao dịch khác có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác và hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 138, khoản 1 và khoản 3 Điều 167 của Luật này;

i) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị; bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký kết hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định tiền lương, thù lao, thưởng và lợi ích khác của những người quản lý đó; cử người đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông ở công ty khác, quyết định mức thù lao và quyền lợi khác của những người đó;

k) Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;

l) Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác;

m) Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết;

n) Trình báo cáo tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông;

o) Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;

p) Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể công ty; yêu cầu phá sản công ty;

q) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần có từ 3 đến 11 thành viên. Thông thường, nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng quản trị không quá 5 năm, sau đó bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.

Thành viên của Hội đồng quản trị phải đáp ứng các điều kiện như không phải là lực lượng vũ trang nhân dân, sĩ quan, hạ sĩ quan, cán bộ, công chức, người chưa thành niên, cán bộ lãnh đạo, phải có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong quản trị kinh doanh…

Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong trường hợp như có đề nghị của Ban kiểm soát, Giám đốc/Tổng giám đốc. Ngoài ra, cuộc họp có thể tiến hành nếu có đề nghị của ít nhất 2 thành viên Hội đồng quản trị và các trường hợp khác do điều lệ quy định.

2.3 Giám đốc hoặc Tổng Giám Đốc

Căn cứ theo Điều 162 Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 đã nêu rõ về Giám đốc/Tổng giám đốc trong sơ đồ tổ chức công ty cổ phần như sau:

1. Hội đồng quản trị bổ nhiệm một thành viên Hội đồng quản trị hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ được giao.

Nhiệm kỳ của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc không quá 05 năm và có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.

Như vậy, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty (không thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị). Ngoài ra, có thể tổ chức thực hiện các quyết định, nghị quyết của Hội đồng quản trị.

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có thể bổ nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty. Bên cạnh đó, có thể quyết định tiền lương đối với người lao động trong công ty (tính cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc/Tổng giám đốc).

Mặt khác, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc phải điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty theo đúng điều lệ công ty và quy định của pháp luật. Nếu thực hiện trái quy định phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật, bồi thường tất cả thiệt hại cho công ty.

2.4 Ban kiểm soát

Căn cứ theo Điều 168 Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 đã nêu rõ về Ban kiểm soát trong sơ đồ tổ chức công ty cổ phần như sau:

1. Ban kiểm soát có từ 03 đến 05 Kiểm soát viên. Nhiệm kỳ của Kiểm soát viên không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.

Trưởng Ban kiểm soát do Ban kiểm soát bầu trong số các Kiểm soát viên; việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm theo nguyên tắc đa số. Quyền và nghĩa vụ của Trưởng Ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định. Ban kiểm soát phải có hơn một nửa số Kiểm soát viên thường trú tại Việt Nam. Trưởng Ban kiểm soát phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên thuộc một trong các chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tiêu chuẩn khác cao hơn.

Trường hợp Kiểm soát viên có cùng thời điểm kết thúc nhiệm kỳ mà Kiểm soát viên nhiệm kỳ mới chưa được bầu thì Kiểm soát viên đã hết nhiệm kỳ vẫn tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ cho đến khi Kiểm soát viên nhiệm kỳ mới được bầu và nhận nhiệm vụ.

Ban kiểm soát phải có các tiêu chuẩn như không thuộc đối tượng của lực lượng vũ trang, cơ quan nhà nước, không có quan hệ gia đình đối với người quản lý trong công ty. Ngoài ra, phải được đào tạo một trong các chuyên ngành về tài chính, kế toán, luật, quản trị kinh tế…

Kiểm soát viên có quyền kiểm tra tính hợp pháp, trung thực và mức độ cẩn trọng trong điều hành và quản lý hoạt động kinh doanh. Ban kiểm soát còn có thể rà soát, kiểm tra tính hệ thống, kiểm toán nội bộ, công tác thống kê, kế toán và lập báo cáo tài chính của công ty.

Ban kiểm soát có trách nhiệm tuân thủ đúng pháp luật, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông và điều lệ công ty trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao. Ngoài ra, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ phải trung thực, cẩn trọng, nhằm bảo đảm lợi ích tối đa của công ty.

3. Vai trò của sơ đồ tổ chức công ty cổ phần

Vai trò của sơ đồ tổ chức công ty cổ phần năm 2023

Khi bắt đầu hoạt động kinh doanh, muốn quản lý và vận hành hiệu quả thì chủ sở hữu cần xây dựng sơ đồ tổ chức công ty. Dưới đây là 06 vai trò của sơ đồ tổ chức trong công ty.

Một là, sơ đồ tổ chức công ty cổ phần giúp hiển thị hệ thống thứ bậc, cấu trúc nội bộ công ty. Nhìn vào sơ đồ, mọi người có thể quan sát hệ thống rõ ràng nhất.

Hai là, giúp nhân viên hiểu rõ được vai trò nhiệm vụ của mình. Khi tạo nên sơ đồ tổ chức sẽ giúp nhân viên có thể hiểu được vai trò, nhiệm vụ của mình. Việc này sẽ giúp nhân viên có thể làm đủ, làm đúng và làm việc một cách hiệu quả khi được cấp trên giao việc.

Ba là, sơ đồ có tác dụng làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân. Trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận được thể hiện đầy đủ và rõ ràng trên sơ đồ tổ chức công ty. Giúp thúc đẩy nhận thức về quyền và nghĩa vụ đối với công ty, từ đó giúp công ty phát triển tốt hơn.

Bốn là, lưu trữ thông tin liên hệ của nhân viên một cách thuận tiện. Thông tin liên hệ cá nhân của nhân viên là một dữ liệu lớn, đặc biệt ở các công ty có quy mô rộng. Vì thế, thông tin liên hệ của họ sẽ được lưu trữ một cách tiện lợi hơn trên sơ đồ tổ chức của công ty.

Năm là, các bộ phận quản lý dễ dàng nắm bắt được số lượng nhân viên. Khi nhìn vào sơ đồ tổ chức thì bộ quận quản lý có thể nắm bắt kịp thời số lượng nhân viên của từng thời điểm. Việc này giúp ích nhiều cho bộ phận nắm giữ vai trò quản lý, điều hành công ty.

Sáu là, giúp nhân viên hiểu rõ được lộ trình phát triển công việc của mình. Đây là điều mà mỗi nhân viên đều mong muốn được biết để nỗ lực cố gắng. Việc này sẽ giúp cho họ có thêm động lực, mục tiêu phấn đấu dài hơn cho các kế hoạch của công ty đề ra.

4. Tạo sơ đồ tổ chức công ty bằng cách xác định các loại cơ cấu tổ chức

Khi chủ sở hữu bắt tay vào thực hiện sơ đồ tổ chức công ty cổ phần thì cần nghiên cứu kỹ mô hình phù hợp với quy mô phát triển và nội tại công ty. Vì một mô hình đầy đủ và đúng đắn thì sẽ có thể hỗ trợ công ty hoạt động, vận hành được thuận tiện nhất.

Công ty khi đưa ra quyết định loại cơ cấu tổ chức cần xác định hai vấn đề dưới đây:

+ Chức năng của từng bộ phận trong quy trình làm việc. Đây là yếu tố then chốt để đưa ra loại hình cơ cấu phù hợp cho sự phát triển của công ty.

+ Cần nắm rõ các mối quan hệ trong sơ đồ tổ chức công ty. Việc này giúp hỗ trợ cơ cấu giao tiếp liền mạch giữa các bộ phận, cá nhân và toàn bộ công ty.

Ngoài ra, chủ sở hữu có thể tạo sơ đồ công ty bằng cách vẽ sơ đồ tổ chức. Khi thực hiện vẽ sơ đồ, chủ sở hữu cần lưu ý đảm bảo sơ đồ tổ chức hỗ trợ giao tiếp thông suốt trong toàn bộ hệ thống quản lý của công ty. Dưới đây là 2 bước vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty.

Bước 1: Thống kê tất cả các vai trò công việc trong công ty. Thực hiện thống kê và mô tả công việc cho từng vị trí hiện tại và tương lai của công ty. Tiến hành ghi rõ chức năng, nhiệm vụ của mỗi vị trí và yêu cầu kinh nghiệm phù hợp cho từng vị trí đó trong công ty.

Bước 2: Tạo ra một bảng mô tả công việc cho từng vai trò cụ thể, hoàn thiện sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty.