Hình thức chứng từ ghi sổ là hình thức mà các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh ở Chứng từ gốc trước hết phải được phân loại, tổng hợp, lập Chứng từ ghi sổ, sau đó mới sử dụng Chứng từ ghi sổ để ghi Sổ cái các tài khoản. Chắc hẳn hiện nay vẫn còn nhiều người chưa hiểu về Trình tự ghi số kế toán theo trình tự chứng từ ghi sổ là gì? Bài viết dưới đây chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về vấn đề này.
1. Chứng từ kế toán là gì?
- Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
(khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015)
- Nội dung chứng từ kế toán:
+ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
- Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định nêu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
(Điều 16 Luật Kế toán 2015)
2. Chứng từ ghi sổ là gì?
Chứng từ ghi sổ là một khái niệm chỉ loại chứng từ dùng để tập hợp số liệu của chứng từ gốc theo từng loại sự việc và ghi rõ nội dung vào sổ cho từng sự việc ấy. Người nhân viên kế toán dựa vào chứng từ hoặc bảng tổng hợp cùng loại, cùng nội dung kinh tế để lập chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ còn thể dùng để lập cho từng chứng từ gốc hoặc có thể lập cho nhiều chứng từ gốc. Tất cả đều có nội dung kinh tế giống nhau và phát sinh thường xuyên trong tháng.
Ngoài ra, bạn cũng cần nắm chắc khái niệm sổ kế toán là gì? Bởi lẽ, sổ kế toán là khái niệm dùng để chỉ những sổ có một mẫu nhất định dùng với mục đích ghi chép các nghiệp vụ kế toán phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở các số liệu chứng từ bản gốc.
Dựa vào sổ kế toán này, người nhân viên kế toán có thể thuận lợi nắm được tình hình tài chính trong nguồn tài sản, nguồn vốn, quá trình hoạt động kinh doanh một cách liên tục và có hệ thống chuyên nghiệp. Dựa vào sổ kế toán, nhân viên kế toán thuận lợi hơn trong việc phân tích, tổng hợp để lập báo cáo tài chính.
3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng
– Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ;
– Sổ cái các tài khoản;
– Các sổ và thẻ kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổng hợp trong các chứng từ ghi sổ theo thứ tự thời gian. Tác dụng của sổ này để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian kết hợp với kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh.
4. Ưu nhược điểm của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
– Ưu điểm: Dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác và cơ giới hóa công tác kế toán.
– Nhược điểm: Ghi chép vẫn còn bị trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm ảnh hưởng đến tính kịp thời của kế toán.
Hình thức này thường thích hợp với đơn vị có quy mô vừa hoặc lớn, có nhiều nghiệp vụ phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản và đã áp dụng kế toán trên máy vi tính.
5. Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ
5.1. Nội dung
Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.
Số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Bảng tổng hợp chi tiết hoặc các Sổ (thẻ) kế toán chi tiết và dùng để lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo Tài chính.
5.2. Kết cấu và phương pháp ghi Sổ Cái
Sổ Cái của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tùy theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản.
Sổ Cái có 2 loại: Sổ Cái ít cột và Sổ Cái nhiều cột.
– Sổ Cái ít cột: thường được áp dụng cho những tài khoản có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn giản.
Kết cấu của Sổ Cái loại ít cột (Mẫu số S02c1-DN)
+ Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
+ Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.
+ Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
+ Cột 1, 2: Ghi số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản này.
– Sổ Cái nhiều cột: thường được áp dụng cho những tài khoản có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp cần phải theo dõi chi tiết có thể kết hợp mở riêng cho một trang sổ trên Sổ Cái và được phân tích chi tiết theo tài khoản đối ứng.
Kết cấu của Sổ Cái loại nhiều cột (Mẫu số S02c2-DN)
+ Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
+ Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.
+ Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
+ Cột 1, 2: Ghi tổng số tiền phát sinh Nợ, phát sinh Có của tài khoản này.
+ Cột 3 đến cột 10: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ, bên Có của các tài khoản cấp 2.
5.3. Trình tự ghi sổ kế toán trong hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
(1) Hàng ngày (định kỳ) căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp, tiến hành phân loại, tổng hợp để lập Chứng từ ghi sổ, Sổ Quỹ tiền mặt và Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
(2) Căn cứ vào các Chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian sau đó ghi vào Sổ cái các tài khoản để hệ thống hoá nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
(3) Cuối tháng căn cứ Sổ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp số liệu chi tiết.
(4) Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa Sổ cái và Bảng tổng hợp số liệu chi tiết
(5) Căn cứ vào Sổ cái các tài khoản lập Bảng cân đối số phát sinh.
(6) Căn cứ vào Sổ cái các tài khoản lập Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản và Bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lấy số liệu lập báo cáo kế toán.
Nội dung bài viết:
Bình luận