Tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại

Tổ chức bộ máy kế toán của công ty thương mại để đạt hiệu quả và tiết kiệm chi phí là ưu tiên hàng đầu của nhà quản lý. Để tổ chức công việc kế toán một cách khoa học và hiệu quả từ đầu, kế toán và lãnh đạo doanh nghiệp cần tập trung vào các điểm chính sau:

Tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại

1. Xác định Khối Lượng Công Việc Kế Toán

1.1. Khối Lượng Công Tác Theo Tiêu Chí Kinh Doanh

- Tập trung vào nghiệp vụ mua-bán hàng, thanh toán, quản lý công nợ, và quản lý kho.

- Phân loại và phân nhóm công việc kế toán theo nhu cầu kinh doanh cụ thể.

1.2. Phần Mềm Kế Toán Giảm Thiểu Công Việc

- Áp dụng công nghệ để tự động hóa các công đoạn kế toán từ nhập liệu đến báo cáo.

- Sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng tích hợp với quản lý bán hàng và kho để giảm thiểu công việc chi tiết.

2. Mô Hình Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán

2.1. Tổ Chức Tập Trung

- Dành cho doanh nghiệp SME hoặc có quy mô lớn, với một phòng kế toán trung tâm tại văn phòng công ty/tổng công ty.

- Đảm bảo tính nhất quán và dễ quản lý, kiểm tra thông tin kế toán.

2.2. Mô Hình Phân Tán hoặc Kết Hợp

- Dành cho doanh nghiệp lớn, có đơn vị phụ thuộc hoặc chi nhánh.

- Phân cấp bộ máy kế toán thành kế toán trung tâm và kế toán đơn vị trực thuộc, giúp đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu địa bàn và quản lý.

Cả hai mô hình đều cần chú ý đến sự áp dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số để tối ưu hóa hiệu suất công việc kế toán, từ việc nhập liệu đến xử lý dữ liệu và lập báo cáo.

Việc quản lý bộ máy kế toán của công ty thương mại đòi hỏi sự linh hoạt trong việc lựa chọn mô hình phù hợp với đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp, đồng thời kết hợp sự ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

3. Bộ máy kế toán công ty Thương mại là gì?

“Bộ máy kế toán công ty Thương mại” là một hệ thống tổ chức bao gồm các cá nhân và phương tiện trang thiết bị liên quan đến công tác kế toán trong công ty. Nó bao gồm việc thu thập, xử lý thông tin, và cung cấp thông tin kinh tế kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý, giúp họ đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.

Công ty cổ phần, theo Điều 111 Luật Doanh nghiệp 2020, là doanh nghiệp có vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần. Cổ đông có thể là tổ chức hoặc cá nhân, và số lượng cổ đông tối thiểu là ba mà không hạn chế số lượng tối đa.

Bộ máy kế toán của công ty cổ phần là tập hợp những người làm kế toán tại công ty cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại công ty từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị.

4. Nội dung bộ máy kế toán công ty thương mại

Nội dung bộ máy kế toán của một công ty thương mại bao gồm các khía cạnh sau:

• Cơ cấu tổ chức: Bộ máy kế toán thường được tổ chức theo một trong ba mô hình chính: tập trung, phân tán, hoặc kết hợp giữa hai mô hình này

• Chức năng và nhiệm vụ:

  • Thu thập và xử lý thông tin: Ghi chép, phân loại, và sắp xếp thông tin từ các giao dịch kinh tế phát sinh.
  • Kiểm soát và báo cáo: Xử lý số liệu kế toán, kiểm soát nội bộ, và lập các báo cáo tài chính, thuế.

• Nhân sự:

  • Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động kế toán của công ty.
  • Kế toán viên: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán cụ thể như ghi chép chứng từ, tính toán, và lập báo cáo.

• Phương tiện và trang thiết bị: Sử dụng phần mềm kế toán và các công cụ hỗ trợ khác để tối ưu hóa quá trình làm việc và giảm thiểu sai sót.

• Quy trình làm việc: Bao gồm các quy trình tài chính, thuế, kiểm soát nội bộ, và báo cáo, giúp tối ưu hóa quản lý tài chính và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

• Đặc điểm hoạt động kinh doanh: Khối lượng công việc kế toán phụ thuộc vào quy mô hoạt động, lĩnh vực kinh doanh, và đặc điểm quy trình sản xuất kinh doanh của công ty.

5. Yêu cầu tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại

Để tổ chức bộ máy kế toán trong công ty thương mại một cách hiệu quả, có một số yêu cầu cần được đáp ứng:

• Tầm quan trọng của tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán không chỉ là nơi xử lý thông tin tài chính mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và phát triển bền vững.

• Xác định khối lượng công việc kế toán: Dựa trên hoạt động kinh doanh và các nghiệp vụ phát sinh, cần xác định rõ khối lượng công việc để tổ chức bộ máy kế toán phù hợp.

• Mô hình tổ chức bộ máy kế toán:

  • Mô hình tập trung: Tập trung vào việc xây dựng hệ thống phân công nhiệm vụ chính xác và phân cấp rõ ràng.
  • Mô hình phân tán: Phân bổ nhiệm vụ kế toán cho các bộ phận khác nhau trong công ty.
  • Kết hợp giữa hai mô hình: Tận dụng ưu điểm của cả hai mô hình trên để tối ưu hóa quá trình kế toán.

• Tổ chức nhân sự bộ máy kế toán:

  • Đối với người đứng đầu doanh nghiệp: Chịu trách nhiệm chung về hoạt động kế toán và tài chính của công ty.
  • Đối với cấp phòng ban: Phân công nhiệm vụ cụ thể và quản lý hoạt động kế toán trong phạm vi trách nhiệm.
  • Nâng cao năng lực của đội ngũ kế toán: Đào tạo và phát triển kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc.

• Tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến kế toán: Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động kế toán tuân thủ đúng các quy định của Luật Kế toán và các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính.

• Ứng dụng công nghệ trong kế toán: Sử dụng phần mềm kế toán và các công cụ hỗ trợ khác để tối ưu hóa quá trình làm việc và giảm thiểu sai sót.

6. Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại

Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán trong công ty thương mại thường gặp bao gồm:

• Mô hình kế toán tập trung:

  • Nội dung: Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại một phòng kế toán trung tâm¹.
  • Ưu điểm: Dễ kiểm tra và chỉ đạo nghiệp vụ, thuận lợi cho việc phân công và chuyên môn hóa công việc.
  • Nhược điểm: Không phù hợp với doanh nghiệp có địa bàn hoạt động rộng lớn và phương tiện truyền tin hạn chế.
  • Điều kiện áp dụng: Thích hợp với doanh nghiệp có mức độ phân cấp quản lý nội bộ thấp, quy mô vừa và nhỏ, hoạt động tập trung trên một địa bàn.

• Mô hình kế toán phân tán:

  • Nội dung: Công tác kế toán được thực hiện không chỉ ở đơn vị cấp trên mà còn ở các đơn vị cấp dưới.
  • Ưu điểm: Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc, cần sự độc lập trong quản lý tài chính tại mỗi đơn vị.
  • Nhược điểm: Có thể phát sinh khó khăn trong việc kiểm soát và tổng hợp thông tin từ các đơn vị phụ thuộc.

• Mô hình kết hợp giữa tập trung và phân tán:

  • Nội dung: Kết hợp ưu điểm của cả hai mô hình trên để tối ưu hóa quá trình kế toán.
  • Ưu điểm: Tận dụng được sự linh hoạt của mô hình phân tán và sự kiểm soát chặt chẽ của mô hình tập trung.
  • Nhược điểm: Cần có sự phối hợp và giao tiếp tốt giữa các đơn vị để đảm bảo hiệu quả.

Việc lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp là rất quan trọng, nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, mức độ phân cấp quản lý, và đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh.

7. Cách áp dụng tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại

Để áp dụng tổ chức bộ máy kế toán trong công ty thương mại một cách hiệu quả, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

• Xác định tầm quan trọng của tổ chức bộ máy kế toán: Nhận thức rõ vai trò của bộ máy kế toán như mạch máu của doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động ổn định và phát triển bền vững.

• Đánh giá khối lượng công việc kế toán: Dựa trên hoạt động kinh doanh và các nghiệp vụ phát sinh để xác định khối lượng công việc kế toán cần thiết.

• Chọn lựa mô hình tổ chức bộ máy kế toán:

  • Mô hình tập trung: Tất cả công tác kế toán được thực hiện tại một phòng kế toán trung tâm.
  • Mô hình phân tán: Công tác kế toán được thực hiện không chỉ ở đơn vị cấp trên mà còn ở các đơn vị cấp dưới.
  • Mô hình kết hợp: Tận dụng ưu điểm của cả hai mô hình trên để tối ưu hóa quá trình kế toán.

• Tổ chức nhân sự bộ máy kế toán:

  • Đối với người đứng đầu doanh nghiệp: Chịu trách nhiệm chung về hoạt động kế toán và tài chính của công ty.
  • Đối với cấp phòng ban: Phân công nhiệm vụ cụ thể và quản lý hoạt động kế toán trong phạm vi trách nhiệm.
  • Nâng cao năng lực của đội ngũ kế toán: Đào tạo và phát triển kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc.

• Áp dụng công nghệ trong kế toán: Sử dụng phần mềm kế toán và các công cụ hỗ trợ khác để tối ưu hóa quá trình làm việc và giảm thiểu sai sót.

• Tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến kế toán: Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động kế toán tuân thủ đúng các quy định của Luật Kế toán và các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính.