Sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ

Tìm hiểu về năng lực hoạt động của mình, doanh nghiệp cần có kế toán chuyên nghiệp để thực hiện các nhiệm vụ quyết toán và quản lý tài chính. Việc thiết lập sơ đồ bộ máy kế toán cho công ty nhỏ đóng vai trò quan trọng trong quá trình này.

Sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ

1. Mục đích của việc xây dựng sơ đồ bộ máy kế toán

• Tối ưu hóa quản lý tài chính: Sơ đồ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách hiệu quả, đảm bảo tuân thủ pháp luật.
• Hỗ trợ các hoạt động kinh doanh: Cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc sản xuất sản phẩm với chi phí thấp, tổ chức tiêu thụ hàng hóa, và hỗ trợ công tác tài chính như nguồn vay, lãi vay.
• Hỗ trợ quản trị: Thiết lập các báo cáo phân tích dòng tiền, doanh thu, lợi nhuận để hỗ trợ việc quản trị.
• Phản ánh số liệu kinh doanh: Sơ đồ giúp tổng hợp, thống kê, đối chiếu, phân tích, và phản ánh số liệu trong lĩnh vực kinh doanh

2. Tầm quan trọng của bộ máy kế toán đối với công ty nhỏ

Tầm quan trọng của bộ máy kế toán đối với công ty nhỏ rất lớn và có thể được mô tả qua các điểm sau:

• Quản lý tài chính: Bộ máy kế toán giúp theo dõi và quản lý dòng tiền, đảm bảo rằng công ty có đủ vốn lưu động để hoạt động¹
• Hỗ trợ ra quyết định: Thông tin kế toán chính xác là cơ sở quan trọng để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh.
• Tuân thủ pháp luật: Bộ máy kế toán giúp công ty tuân thủ các quy định về thuế và luật pháp, tránh rủi ro pháp lý.
• Tối ưu hóa chi phí: Phân tích tài chính từ bộ máy kế toán giúp công ty nhận biết và cắt giảm chi phí không cần thiết.
• Bảo toàn và phát triển vốn: Kế toán giúp xác định nhu cầu huy động vốn và lựa chọn nguồn tài trợ phù hợp, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
• Minh bạch tài chính: Sổ sách kế toán rõ ràng giúp công ty minh bạch hóa các giao dịch, tạo niềm tin cho các bên liên quan

3. Sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ

Sơ đồ bộ máy kế toán của một công ty nhỏ thường bao gồm các phần sau:

• Kế toán trưởng: Người đứng đầu bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm tổng hợp và báo cáo tài chính, đồng thời giám sát toàn bộ hoạt động kế toán trong công ty.
• Kế toán thuế: Chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các vấn đề liên quan đến thuế, đảm bảo công ty tuân thủ các quy định về thuế.
• Kế toán công nợ: Theo dõi và quản lý các khoản phải thu và phải trả, giúp công ty duy trì dòng tiền ổn định.
• Kế toán ngân hàng: Quản lý các giao dịch qua ngân hàng, bao gồm việc theo dõi các tài khoản ngân hàng và thực hiện các giao dịch tài chính.
• Kế toán tài sản cố định: Theo dõi và quản lý tài sản cố định của công ty, bao gồm việc tính khấu hao và bảo trì tài sản.
• Kế toán vật tư: Quản lý kho vật tư, theo dõi nhập xuất hàng hóa và tồn kho.

Các công ty nhỏ có thể tổ chức bộ máy kế toán theo hai hình thức chính:

• Tập trung: Tất cả hoạt động kế toán được thực hiện tại phòng kế toán của công ty. Các nhân viên kế toán thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn và sau đó lập báo cáo để gửi đến phòng kế toán trung tâm.
• Phân tán: Hoạt động kế toán không chỉ diễn ra ở phòng kế toán mà còn được thực hiện ở các bộ phận khác như phân xưởng, đơn vị sản xuất. Phòng kế toán tổng hợp số liệu từ các bộ phận và lập báo cáo.

Việc lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phụ thuộc vào nhiều yếu tố như mức độ phân cấp quản lý, lĩnh vực hoạt động, đặc điểm tổ chức và quản lý, biên chế và trình độ chuyên môn của nhân viên, cũng như các trang thiết bị và phương tiện kỹ thuật tính toán có sẵn tại công ty

4. Cấu trúc tổ chức bộ máy kế toán

Cấu trúc tổ chức bộ máy kế toán trong một doanh nghiệp thường bao gồm các phòng ban và chức danh sau đây:

• Kế toán trưởng: Đây là người đứng đầu bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động kế toán và báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
• Kế toán tổng hợp: Người này thực hiện việc tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính và quản lý sổ sách kế toán.
• Kế toán công nợ: Chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các khoản phải thu và phải trả, giúp duy trì dòng tiền ổn định cho doanh nghiệp.
• Kế toán nội bộ: Theo dõi và kiểm soát các giao dịch nội bộ, đảm bảo tính minh bạch và chính xác của thông tin tài chính.
• Kế toán thuế: Chịu trách nhiệm quản lý và khai báo thuế, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế.
• Kế toán bán hàng: Theo dõi và quản lý các giao dịch bán hàng, hóa đơn và doanh thu từ việc bán hàng.

Cấu trúc tổ chức này có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô, loại hình doanh nghiệp, mức độ phức tạp của công việc và các yêu cầu cụ thể của tổ chức. Một số doanh nghiệp có thể có thêm các chức danh khác như kế toán tài sản cố định, kế toán vật tư, hoặc kế toán dự án tùy theo nhu cầu và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.

5. Quy trình làm việc của bộ máy kế toán

• Tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh: Kế toán thu thập và tổng hợp thông tin từ các phòng ban liên quan đến các hoạt động kinh tế phát sinh như mua bán hàng hóa, chi tiền ứng, tiền lương nhân viên, v.v..

• Lập chứng từ gốc: Dựa trên thông tin đã tổng hợp, các phòng ban tiến hành lập chứng từ gốc, là bằng chứng và căn cứ pháp lý cho việc ghi nhận các giao dịch vào sổ sách kế toán sau khi đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ.

• Xử lý kiểm tra chứng từ gốc: Chứng từ gốc được chuyển đến phòng kế toán để kế toán viên kiểm tra và xác minh tính chính xác. Sau đó, chứng từ được trình lên kế toán trưởng để xét duyệt, nhằm phát hiện và sửa chữa sai sót.

• Ghi sổ sách kế toán: Căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra và xét duyệt, kế toán viên tiến hành nhập liệu và ghi chép vào sổ sách kế toán như sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết,...

• Sắp xếp chứng từ kế toán: Chứng từ được sắp xếp theo thứ tự nhất định, với chứng từ do kế toán lập được xếp trước, sau đó mới đến chứng từ do các phòng ban khác lập.

• Thực hiện bút toán cuối kỳ và bút toán kết chuyển: Đây là bước quan trọng để khóa sổ kế toán, tổng hợp dữ liệu trong một tháng hoặc một kỳ nhất định để xác định số dư của tài sản, nguồn vốn, lãi lỗ.

• Khóa sổ, xác định số dư: Sau khi hoàn thiện bút toán cuối kỳ, chứng từ đã được xác minh và thông tin trên sổ cái sẽ được khóa lại và không thể sửa đổi, bổ sung, đảm bảo tính chính xác để lập báo cáo tài chính cuối cùng.

6. Vai trò của từng thành viên trong bộ máy kế toán

Vai trò của từng thành viên trong bộ máy kế toán rất quan trọng và được phân chia cụ thể như sau:

• Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động kế toán và báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
• Kế toán tổng hợp: Người này thực hiện việc tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính và quản lý sổ sách kế toán.
• Kế toán công nợ: Chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các khoản phải thu và phải trả, giúp duy trì dòng tiền ổn định cho doanh nghiệp.
• Kế toán nội bộ: Theo dõi và kiểm soát các giao dịch nội bộ, đảm bảo tính minh bạch và chính xác của thông tin tài chính.
• Kế toán thuế: Chịu trách nhiệm quản lý và khai báo thuế, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế.
• Kế toán bán hàng: Theo dõi và quản lý các giao dịch bán hàng, hóa đơn và doanh thu từ việc bán hàng.

Cấu trúc tổ chức này có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô, loại hình doanh nghiệp, mức độ phức tạp của công việc và các yêu cầu cụ thể của tổ chức. Một số doanh nghiệp có thể có thêm các chức danh khác như kế toán tài sản cố định, kế toán vật tư, hoặc kế toán dự án tùy theo nhu cầu và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.