Sổ cổ đông là gì và những điều cần biết – Công ty Luật ACC

Sổ cổ đông theo quy định của pháp luật là một loại giấy tờ pháp lý vô cùng quan trọng trong việc quản lý công ty cổ phần. Nó cần thiết cho cả phía công ty và phía người có cổ phần. Tuy nhiên, trên thực tế trừ các công ty cổ phần lớn có niêm yết trên thị trường chứng khoán thì các công ty cổ phần còn lại ít khi lập sổ cổ đông hoặc có thì cũng lập một cách qua loa, không đánh giá đúng vai trò của nó. Bài viết sau đây, ACC xin cung cấp đến quý bạn đọc thông tin về Sổ cổ đông là gì và những điều cần biết.

1. Sổ đăng ký cổ đông là gì?

Hiện nay, pháp luật không có bất kỳ điều khoản nào giải thích khái niệm về sổ đăng ký cổ đông, tuy nhiên xét nội dung Khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, có thể hiểu: sổ cổ đông là tài liệu tồn tại dưới dạng bản giấy hoặc điện tử nhằm ghi nhận thông tin về việc sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.

2. Vai trò của sổ cổ đông

Sổ cổ đông là tài liệu nội bộ, không phải là văn bản cần xin cấp phép giống như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, song lại đóng vai trò rất quan trọng đối với công ty cổ phần bởi những lý do sau:

(i) Tài liệu chứa đầy đủ thông tin của các cổ đông

*Lưu ý: Khi có thay đổi địa chỉ liên lạc, cổ đông phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông.

(ii) Xác nhận việc sở hữu cổ phần của cổ đông

– Sổ cổ đông phải thể hiện thông tin về tổng số cổ phần được quyền chào bán, đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp.

– Đối với thủ tục chuyển nhượng cổ phần, cổ phần được coi là đã bán khi:

• Được thanh toán đủ;
• Thông tin về người mua được ghi đầy đủ vào sổ cổ đông và kể từ thời điểm hoàn tất việc chuyển nhượng, người mua cổ phần trở thành cổ đông của công ty.

Tóm lại, sổ cổ đông là văn bản nội bộ chính xác và kịp thời nhất để xác nhận việc chuyển nhượng cổ phần và sở hữu cổ phần của cổ đông, là căn cứ để tiến hành việc phân chia lợi nhuận trong công ty cổ phần.

3. Nội dung của sổ đăng ký cổ đông

Nội dung của sổ đăng ký cổ đông theo khoản 2 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 bao gồm:

– Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

– Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

– Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;

– Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;

– Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.

4. Quy định về sổ đăng ký cổ đông

Theo khoản 2, Điều 121 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định các nội dung cần đảm bảo trong sổ đăng ký cổ đông, như sau:

+ Tên công ty, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

+ Tổng số cổ phần công ty được quyền đem ra chào bán, các loại cổ phần cụ thể và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại cổ phần đó;

+ Tổng số cổ phần mà đã bán của từng loại và giá trị của vốn cổ phần đã tham gia góp;

+ Họ và tên, địa chỉ đăng ký thường trú, quốc tịch, số chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu hoặc Giấy chứng thực cá nhân hợp pháp khác nếu cổ đông là cá nhân; trường hợp cổ đông là tổ chức thì ghi rõ tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính công ty.

+ Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông ghi rõ, ngày đăng ký cổ phẩn.

Sổ đăng ký cổ đông sẽ được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc lưu giữ tại Trung tâm lưu ký chứng khoán. Các cổ đông được quyền tra cứu, kiểm tra hoặc thực hiện trích lục, sao chép nội dung trong sổ đăng ký cổ đông.

Tuy nhiên, việc sao chép nội dung này phải được thực hiện trong giờ làm việc của công ty hoặc của Trung tâm lưu ký chứng khoán.

Khi cổ đông có sự thay đổi về địa chỉ đăng ký thường trú của mình thì phải thực hiện thông báo kịp thời với công ty để tiến hành cập nhật địa chỉ mới vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty sẽ không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do cổ đông không thực hiện việc thông báo về thay đổi địa chỉ cho công ty.

5. Thời điểm phải lập sổ đăng ký cổ đông

Sổ đăng ký cổ đông được quy định cụ thể tại luật doanh nghiệp, theo đó:

* Thời điểm Công ty cổ phần phải lập sổ cổ đông là từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

* Nội dung sổ đăng ký cổ đông gồm:

– Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

– Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

– Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;

– Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;

– Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.

Sổ đăng kí cổ đông sẽ được công ty lưu trữ tại trụ sở, mỗi thành viên công ty đều được trích sao thông tin của sổ đăng kí cổ đông này.

Khi có thay đổi về sổ cổ đông, thông tin các cổ đông, thông tin cổ phần trên sổ cổ đông công ty phải làm thủ tục thông báo đến Sở kế hoạch đầu tư theo đúng quy định của pháp luật.

Không lập sổ cổ đông, không thông báo thay đổi khi sổ cổ đông có biến động sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật.

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến Sổ cổ đông là gì? mà ACC đã chia sẻ đến quý bạn đọc. Hy vọng rằng với những thông tin trên, quý bạn đọc có thể áp dụng được trong cuộc sống và công việc. Mọi thông tin thắc mắc, vui lòng liên hệ với chúng tôi; ACC với đội ngũ chuyên viên với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề sẽ hỗ trợ quý bạn đọc một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất. Công ty Luật ACC – Đồng hành pháp lý cùng bạn.