Chứng thực được hiểu cơ bản là việc chứng nhận tính xác thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký hoặc hợp đồng, giao dịch của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, từ đó nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ thể trong các quan hệ pháp luật. Trong bài viết này ACC sẽ giới thiệu đến bạn đọc sổ chứng thực là gì? Cách ghi số chứng thực.
Sổ chứng thực là gì? Cách ghi số chứng thực
1. Sổ chứng thực là gì?
Sổ chứng thực có thể bao gồm các thông tin như tên, địa chỉ, nghề nghiệp, năm sinh, những gì đã được học, những gì đã được làm, những gì đã được tham gia, và những gì đã được thành công. Sổ chứng thực cũng có thể bao gồm các thông tin về sức khỏe, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, và những thông tin khác liên quan đến quyền lợi của một cá nhân hoặc tổ chức.
2. Sổ chứng thực được dùng để làm gì?
Theo khoản 1 Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về sổ chứng thực và số chứng thực như sau:
1. Sổ chứng thực dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm. Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
Như vậy, có thể hiểu sổ chứng thực là tài liệu dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Khi hết năm thì các cơ quan, tổ chức đó sẽ thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
3. Cách ghi số chứng thực
Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn cụ thể về cách ghi số chứng thực như sau:
- Số chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ được chứng thực; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.
Ví dụ: ông A yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính 03 (ba) loại giấy tờ: chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A, chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B và sổ hộ khẩu của hộ gia đình ông Nguyễn Văn A. Khi lấy số chứng thực, bản sao chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A được ghi một số, bản sao chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B được ghi một số và bản sao sổ hộ khẩu của hộ gia đình ông Nguyễn Văn A được ghi một số. Như vậy, cơ quan thực hiện chứng thực sẽ lấy 03 (ba) số chứng thực khác nhau cho 03 (ba) loại giấy tờ.
- Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.
+ Ví dụ 1: Ông Trần Văn H yêu cầu chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và giấy ủy quyền nhận lương hưu, thì phải ghi thành 02 (hai) số chứng thực khác nhau. 01 (một) số đối với chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và 01 (một) số đối với chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận lương hưu.
+ Ví dụ 2: Bà Lê Thị B yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch (theo mẫu chữ ký người dịch đã đăng ký với Phòng Tư pháp) đối với 03 (ba) loại giấy tờ: bản dịch hộ chiếu, bản dịch thư mời hội nghị và bản dịch hợp đồng. Mỗi loại bản dịch phải ghi 01 (một) số chứng thực. Trong trường hợp này, Phòng Tư pháp sẽ lấy 03 (ba) số chứng thực, không được ghi gộp 03 (ba) việc thành 01 (một) số chứng thực cho một người.
- Số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng.
Ví dụ: ông Lê Văn H và bà Nguyễn Thị M yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và chứng thực hợp đồng cho thuê cửa hàng. Trong trường hợp này phải lấy 01 (một) số chứng thực cho hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và 01 (một) số chứng thực cho hợp đồng thuê cửa hàng.
4. Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực?
Theo quy định hiện hành, các cơ quan sau có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực:
- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn
- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Lưu ý: mỗi cơ quan sẽ có những thẩm quyền chứng thực tài liệu, văn bản khác nhau.
Trên đây là bài viết Sổ chứng thực là gì? Cách ghi số chứng thực. Công ty Luật ACC tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên khắp các tỉnh thành. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
Nội dung bài viết:
Bình luận