1. Sổ đăng ký là gì? Sổ cái là gì?
Sổ cái tổng hợp là loại sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày liên quan đến từng tài khoản kế toán của doanh nghiệp. Sổ cái có thể nói là một bản tóm tắt và phân loại các giao dịch tài chính hàng ngày. Ví dụ, sổ cái ghi lại chi phí cho nguyên vật liệu và nhà phân phối, biên lai thể hiện giá trị của hàng hóa hoặc các khoản phải trả.
Trước đây, việc ghi sổ cái được thực hiện thủ công, nhưng trong thời đại công nghệ thông tin, các doanh nghiệp đã ứng dụng máy vi tính cùng với phần mềm kế toán để hỗ trợ cho việc lập sổ cái. Tuy nhiên, các nguyên tắc kế toán được áp dụng trong cách ghi sổ cái vẫn được giữ nguyên và không thay đổi.
2. Lợi ích của việc nhập sổ cái
Sổ cái cho phép doanh nghiệp theo dõi số dư của một tài khoản nào đó, từ đó có thể đánh giá tình hình lãi lỗ của doanh nghiệp. Vì sổ cái phản ánh diễn biến hàng ngày của mọi giao dịch nên doanh nghiệp sẽ dễ dàng so sánh, đối chiếu thông tin và nhanh chóng phát hiện các khoản thu nhập, chi phí bất thường. Ngoài ra, dữ liệu sổ cái chung tạo cơ sở cho việc lập báo cáo tài chính và giúp các công ty lập kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai của họ.
Hiện nay có rất nhiều loại sổ để đáp ứng các mục đích kinh doanh khác nhau. Căn cứ vào hình thức kế toán được sử dụng rộng rãi, sổ cái được chia thành 4 loại hình thức như sau:
Hình thức kế toán nhật ký chung.
Hình thức kế toán sổ nhật ký chung.
Hình thức ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Trong mỗi hình thức sẽ có những yêu cầu riêng về trình tự, hình thức và cách thức đăng ký. Cách ghi sổ cái cũng sẽ được điều chỉnh theo từng biểu mẫu. Các công ty cần căn cứ vào mục đích, quy mô, yêu cầu quản lý hay điều kiện kỹ thuật tính toán để lựa chọn loại hình kế toán cho phù hợp.
3. Hướng dẫn ghi sổ cái tổng hợp
Sổ cái cũng giống như các loại sổ kế toán khác, phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán. Các công ty phải đảm bảo rằng sổ cái được trình bày một cách khoa học và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách ghi sổ cái theo thông tư 200.
Hướng dẫn ghi sổ cái theo hình thức nhật ký chung
Nguyên tắc kế toán nhật ký chung là theo trình tự thời gian. Thông tin chứng từ trước hết sẽ được ghi vào sổ nhật ký chung và căn cứ vào đó để ghi sổ cái. Cách ghi sổ Nhật ký chung được quy định như sau:
Cột A: Điền thông tin ngày, tháng bằng số.
Cột B, C: Ghi số, ngày của chứng từ kế toán.
Cột D: Hoàn thành bản tóm tắt nội dung kinh doanh kết quả.
Cột E: Ghi số trang Nhật ký chung ghi nghiệp vụ này.
Cột F: Ghi số dòng Nhật ký chung ghi nghiệp vụ này.
Cột H: Ghi số tài khoản tương ứng với nghiệp vụ phát sinh trên sổ cái.
Cột 1, 2: Ghi số phát sinh bên Nợ hoặc bên Có theo từng nghiệp vụ kinh tế. Đầu kỳ, công ty nhập số dư tài khoản vào dòng đầu tiên. Sau đó cộng lũy kế số dư kỳ với số dư đầu kỳ.
Mỗi tài khoản kế toán sẽ được ghi sổ riêng trên sổ cái và kế toán phải biết nội dung cần thiết của từng tài khoản. Ví dụ, tài khoản 111 chỉ phản ánh các khoản thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ. Tuy có sự khác nhau về nội dung nhưng cách ghi sổ cái của từng tài khoản là giống nhau và đều tuân theo nguyên tắc kế toán. Sổ cái tài khoản 111 cũng như các tài khoản khác đều có bên Nợ, bên Có và các thông tin về ngày, tháng, số. Trong đó, bên Nợ phản ánh các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa tồn quỹ, chênh lệch tỷ giá hối đoái trường hợp tỷ giá hối đoái tăng so với đồng Việt Nam, chênh lệch tăng giá vàng tiền tệ. Bên Có phản ánh tình trạng thiếu tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ tại quỹ, chênh lệch tỷ giá hối đoái trong trường hợp tỷ giá hối đoái giảm so với đồng Việt Nam, chênh lệch giá vàng tiền tệ giảm.
4. Kết luận
Về cách ghi sổ cái thì tùy theo từng hình thức kế toán khác nhau sẽ có cách ghi khác nhau. Sổ cái nhật ký chung sẽ chỉ phản ánh các giao dịch kết quả được ghi trong nhật ký chung, trong khi nhật ký sổ cái chung sẽ bao gồm cả nhật ký và các giao dịch kết quả. Sổ cái dưới hình thức nhật ký chứng từ phản ánh số phát sinh bên Nợ và bên Có hàng tháng.
Nội dung bài viết:
Bình luận