Phân biệt sao y bản chính và sao lục

Hiện nay, có tổng cộng 5 hình thức sao văn bản trong cơ quan nhà nước: Sao y bản chính, sao từ sổ gốc, trích sao, sao lục, chứng thực bản sao từ bản chính. Mặc dù thẩm quyền, hình thức, thủ tục sao có khác nhau nhưng điểm chung của các hình thức bản sao này là đều có giá trị pháp lý thay cho bản chính trong các giao dịch. Bài viết dưới đây của ACC về Phân biệt sao y bản chính và sao lục hi vọng đem lại nhiều thông tin chi tiết và cụ thể đến Quý bạn đọc.

Phân biệt sao y bản chính và sao lục

1. Khái niệm sao y bản chính và sao lục

Theo quy định tại Khoản 4 và Khoản 6 Điều 2 Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư thì:

– Bản sao y bản chính: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

– Bản sao lục: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định. Các ví dụ điển hình về sao lục là sao lục giấy khai sinh, sao lục giấy đăng kí kết hôn, sao lục bằng tốt nghiệp, sao lục văn tự bán nhà, đất, sao lục các quyết định... “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ “bản sao y bẳn chính” và trình bày theo thể thức quy định. Như vậy, ngoài việc đảm bảo tính chính xác về nội dung văn bản và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật thì “bản sao lục” không nhất thiết phải được thực hiện từ “bản chính” mà chỉ cần thực hiện từ "bản sao y bản chính" đã được công nhận hợp lệ.

2. Hình thức

–  Đối với sao y:

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy.

+ Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

–  Đối với sao lục:

+ Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy.

+ Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

+ Sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

3. Cách thức thực hiện

–  Đối với sao y:

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy;

+ Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy;

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hoá văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

–  Đối với sao lục: được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

4. Yêu cầu công chứng, chứng thực

Pháp luật đã có những quy định nghiêm ngặt hơn đối với hoạt động sao y. Cụ thể rằng đối với bản sao y cần phải được công chứng, chứng thực. Việc yêu cầu công chứng, chứng thực bản sao y để làm tăng mức độ đảm bảo và giá trị pháp lý.

Cũng dễ hiểu khi bản sao lục lại không cần công chứng, chứng thực. Bởi lẽ, bản sao lục là bản sao thể hiện đầy đủ nội dung của bản sao y, mà bản sao y phải được công chứng, chứng thực thì mới có giá trị pháp lý. Vì vậy, để tránh rườm rà và phức tạp, giúp cho mọi người dễ dàng thực hiện nên pháp luật không quy định yêu cầu công chứng, chứng thực đối với bản sao lục.

5.Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy 

5.1 Thể thức trình bày bản sao sang định dạng giấy

a) Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC”

b) Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản.

c) Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký (được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện) và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt và mẫu trình bày văn bản, bản sao văn bản tại Mục I Phụ lục III Nghị định này. Số được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

d) Địa danh và thời gian sao văn bản.

đ) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản.

e) Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản.

g) Nơi nhận.

5.2 Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy

a) Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4), ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

b) Các cụm từ “SAO Y”, “SAO LỤC” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

c) Cỡ chữ, kiểu chữ của tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và thời gian sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn các thành phần thể thức văn bản tại khoản 2, 3, 4, 7, 8, 9 Mục II Phần I Phụ lục này...

Trên đây là bài viết mà chúng tôi cung cấp đến Quý bạn đọc về Phân biệt sao y bản chính và sao lục. Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu, nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc hay quan tâm đến Phân biệt sao y bản chính và sao lục, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn.