Mẫu quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn

1. Hủy hóa đơn áp dụng trong trường hợp nào?

Trước hết để biết khi nào cần phải hủy hóa đơn thì ta phải hiểu được thực chất của việc hủy hóa đơn là gì. Hủy hóa đơn là việc làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng. Cần lưu ý, việc hủy hóa đơn sẽ khác với "tiêu hủy hóa đơn" ở chỗ, khi ta hủy hóa đơn, hóa đơn vẫn sẽ tồn tại nhưng về mặt giá trị thì đã mất. Còn việc tiêu hủy hóa đơn tức là làm cho hóa đơn mất giá trị sử dụng và cũng không còn tồn tại trên hệ thống (đối với hóa đơn điện tử) hoặc không còn tồn tại trên thực tế (đối với hóa đơn giấy)

Do vậy, việc hủy bỏ hóa đơn theo quy định của pháp luật hiện hành sẽ được áp dụng trong các trường hợp sau đây: 

+ Trường hợp hóa đơn điện tử có sai xót thì người bán cần hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn chứng từ

+ Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ nhưng sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ thig người bán cần thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo quy định

Tóm lại, việc hủy hóa đơn sẽ thực hiện khi hóa đơn điện tử có sai xót theo một trong hai trường hợp trên. Doanh nghiệp lúc này phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn đồng thời cũng thực hiện lập một hóa đơn mới hoặc thực hiện điều chỉnh hóa đơn. 

Còn đối với việc tiêu hủy hóa đơn sẽ áp dụng trong các trường hợp sau:

+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng hóa đơn phải tiến hành tiêu hủy hóa đơn trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế

+ Cơ quan thuế có thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng thì các tổ chức trên phải tiến hành hủy hóa đơn. Trong trường hợp này thì thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngyaf cơ quan thuế ra thông báo hết giá trị sử dụng hóa đơn hoặc từ ngày tìm lại được hóa đươn đã mất.

Như vậy tiêu hủy hóa đơn chỉ được áp dụng khi hóa đơn đó hết giá trị sử dụng hoặc doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân không sử dụng đến hóa đơn đó nữa. Tuy nhiên có một số loại hóa đơn sẽ tiến hành hủy theo quy định của luật về kế toán là hóa đơn được lập bởi đơn vị kế toán; loại hóa đơn chưa lập nhưng mà là vật chứng của các vụ án cũng không được phép tiêu hủy mà sẽ tiến hành xử lý theo quy định của pháp luật. 

2. Trình tự, thủ tục tiến hành hủy hóa đơn

Dựa trên quy định tại Khoản 1 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn chứng từ thì việc hủy hóa đơn điện tử sẽ có người bán thực hiện. Theo đó khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua mà có sai xót, người bán phải thông báo ngay với cơ quan thuê bằng văn bản theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT được đính kèm cùng Nghị định và đồng thời tiến hành lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho bên mua

Cơ quan thuế sẽ tiến hành thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai xót trên hệ thống của cơ quan thuế. 

3. Trình tự, thủ tục tiến hành tiêu hủy hóa đơn

Về thủ tục tiêu hủy hóa đơn có phần phức tạp hơn so với thủ tục hủy hóa đơn, đòi hỏi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh cần phải tiến hành lập hồ sơ tiêu hủy hóa đơn. Trong đó có quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, đối với hộ và cá nhân kinh doanh thì không cần lập quyết định này. Theo đó, thành phần hồ sơ tiêu hủy hóa đơn theo quy định tại khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sẽ bao gồm:

+ Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy cần có chi tiết các thông tin như: Tên hóa đơn cần tiêu hủy, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hoa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)

+ Biên bản tiêu hủy hóa đơn

+ Quyết định thành lập hội đồng tiêu hủy hóa đơn (mẫu được Luật ACC đính kèm tại mục 4 của bài viết): Lưu ý, hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Các thành viên của hội đồng sẽ phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu xảy ra sai xót

+ Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải bao gồm các nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số... đến số..., lý do hủy, thời gian hủy và phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG đính kèm Nghị định. Thông báo phải được lập thành 02 bản. Trong đó 1 bản lưu và một bản gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp trong vòng 05 ngày kể từ ngày tiến hành việc tiêu hủy hóa đơn. 

Đó là những tài liệu cần có trong hồ sơ tiêu hủy hóa đơn. Hồ sơ này sẽ được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.