Theo Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, quy trình quản lý văn bản điện tử được phân chia thành mục văn bản đến và văn bản đi. Trong bài viết này cùng Luật ACC tìm hiểu về Quy trình quản lý văn bản điện tử nhé.
1. Quản lý văn bản điện tử là gì?
Căn cứ theo Điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về công tác văn thư, văn bản điện tử là loại văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy, được trình bày theo đúng thể thức, định dạng và kỹ thuật như quy định.
Căn cứ theo Điều 3, Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là việc thực hiện kiểm soát, theo dõi trong suốt vòng đời của hồ sơ điện tử, bao gồm các nghiệp vụ: Tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản và lưu trữ, sử dụng và hủy văn bản điện tử.
2. Quy trình quản lý văn bản điện tử
2.1. Quản lý văn bản điện tử đến
Theo Chương II của Thông tư 01/2019/TT-BNV, quy trình quản lý văn bản đến gồm:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản điện tử đến
Khâu tiếp nhận văn bản điện tử đến cần phải:
- Kiểm tra chữ ký số: Đáp ứng quy định sử dụng chữ ký số tại Thông tư 41/2017/TT-BTTTT của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
- Thông báo đã nhận văn bản.
Bước 2: Đăng ký, số hóa văn bản điện tử đến.
Đăng ký văn bản điện tử đến:
- Nhận văn bản đến theo hình thức kết nối, liên thông giữa bên gửi và bên nhận.
- Cấu trúc và định dạng các trường thông tin của văn bản cần tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và văn bản dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
- Số văn bản và thời gian đến cần được lưu trong hệ thống.
Số hóa văn bản điện tử đến từ văn bản giấy: Tiêu chuẩn số hóa văn bản, tài liệu:
- Định dạng Portable Document Format (.pdf), để ở phiên bản 1.4 trở lên;
- Ảnh phải là ảnh màu;
- Độ phân giải tối thiểu phải đảm bảo là 200 dpi;
- Tỷ lệ số hóa: 100%.
Bước 3: Trình và chuyển giao văn bản điện tử đến trong hệ thống nội bộ
Sau khi xử lý các khâu bước đầu, bộ phận văn thư cần trình văn bản hoặc chuyển giao đến bộ phận có trách nhiệm xử lý, giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị thì người có thẩm quyền cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân phối hợp để xử lý văn bản.
Bước 4: Giải quyết, xử lý văn bản điện tử đến trong hệ thống
Khi nhận được văn bản điện tử đến, đơn vị hoặc cá nhân cần có trách nhiệm:
- Tổ chức giải quyết, xử lý văn bản.
- Xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản điện tử đến theo danh mục của đơn vị để cập nhật thông tin vào hệ thống.
- Lưu trữ văn bản đến theo quy định.
2.2. Quản lý văn bản điện tử đi
Các bước để quản lý văn bản điện tử đi như sau:
Bước 1: Tạo lập, soạn thảo văn bản điện tử đi
Cá nhân phụ trách soạn thảo văn bản cần phải:
- Dự thảo văn bản và đưa vào hệ thống, xác định mức độ khẩn của văn bản, trình lãnh đạo đơn vị để duyệt và xem xét.
- Cập nhật các trường thông tin của văn bản vào hệ thống.
Lãnh đạo của đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản cần:
- Xem xét và cho ý kiến, phê duyệt về nội dung của văn bản.
- Chuyển đến người có trách nhiệm kiểm tra thể thức, cách trình bày của văn bản.
Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản:
- Kiểm tra tất cả các tiêu chí và trình bày, thể thức văn bản và cho ý kiến.
- Chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra.
- Chuyển văn bản cho văn thư cơ quan để trình người có thẩm quyền ký văn bản.
Bộ phận văn thư tiếp nhận:
- Kiểm tra lại một lần nữa về kỹ thuật trình bày văn bản.
- Chuyển dự thảo văn bản về định dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên).
- Cập nhật số văn bản, thời gian, tên cơ quan, tổ chức ban hành, số trang và mã định danh của đơn vị.
Bước 2. Ban hành và phát hành văn bản
Ban hành văn bản điện tử đi
Để thực hiện ban hành văn bản điện tử đi, người có thẩm quyền của đơn vị cần ký duyệt ban hành để chuyển văn thư cơ quan làm thủ tục. Bộ phận văn thư sẽ thực hiện tiếp như sau:
- Cấp số văn bản, thời gian vào dự thảo văn bản.
- In và đóng dấu của đơn vị/cơ quan.
- Tổ chức lưu trữ tại văn thư đơn vị 1 bản.
- Ký số của cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản điện tử.
- Cập nhật thông tin của văn bản vào hệ thống các trường thông tin của tổ chức.
Phát hành văn bản được số hóa từ văn bản giấy
Trường hợp tổ chức/đơn vị thực hiện phát hành văn bản giấy và cần số hóa văn bản giấy cần căn cứ theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 6 Thông tư này. Sau đó, tổ chức ký số và phát hành văn bản số hóa. Sau khi gửi văn bản giấy cho các tổ chức nhận, đơn vị cần lưu văn bản điện tử trong hệ thống.
Nội dung bài viết:
Bình luận