Quy trình quản lý nhân sự là gì? Cách thức xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả

I. Quy trình quản lý nhân sự là gì?

Nhân sự là tài sản quý giá nhất của mọi doanh nghiệp. Vì vậy quản lý nhân sự sao cho hiệu quả là việc cần làm đối với mọi doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực.

Quy trình quản lý nhân sự là việc khai thác, sử dụng và quản lý nhân sự 1 cách hợp lý và hiệu quả nhất. Để quản lý nhân sự hiệu quả nhất, bạn cần xây dựng quy trình quản lý nhân sự phù hợp bao gồm: hoạt động tuyển dụng, kế hoạch đào tạo, phát triển, hoạt động nội bộ, hoạch định nguồn nhân sự và những quy định/nội quy giúp gắn kết nhân viên và tối ưu hoá kết quả công việc

II. Mục đích của quản trị nhân sự là gì?

Quản trị nguồn nhân lực là công việc phức tạp, cần sự kết hợp của nhiều phòng ban với nhau. Việc không có một quy trình quản lý nhân sự cụ thể sẽ dẫn đến việc quản lý không được đồng nhất, dẫn đến hiểu lầm không đáng có và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Ngược lại, với một quy trình quản lý nhân sự chi tiết, doanh nghiệp của bạn sẽ đạt được những điều sau đây:

• Giảm bớt sai sót trong quá trình tương tác giữa nhân viên và bộ phận nhân sự
• Cải thiện thời gian phản hồi từ phòng nhân sự về các thắc mắc của nhân viên
• Tăng hiệu suất làm việc và chất lượng dịch vụ khách hàng
• Nâng cao tinh thần trách nhiệm trong nội bộ doanh nghiệp

III. Cách xây dựng quy trình quản lý nhân sự trong công ty

Quản lý nhân sự là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp và cũng là bài toán khó mà nhà quản lý đau đầu trong việc tìm giải pháp quản lý hiệu quả. Tùy vào mô hình kinh doanh, cơ cấu tổ chức với cách thức quản lý khác nhau mà mỗi công ty sẽ có quy trình quản lý nhân sự khác nhau.

Để nhận thêm những thông tin kiến thức bổ ích và mới nhất về Tuyển dụng, Phát triển doanh nghiệp và Quản trị nhân sự, vui lòng để lại thông tin

Nhìn chung, quy trình quản lý nhân sự bao gồm những hoạt động cơ bản sau:

Khâu 1: Thiết lập các quy chế, hệ thống tuyển dụng nhân sự

Quy chế quản lý nhân sự

Việc xây dựng những chính sách hợp lý và phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc gắn kết mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên và lãnh đạo công ty. Tùy vào nhiều yếu tố mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy chế quản lý khác nhau nhưng nhìn chung đều hướng đến việc đảm bảo nhân viên công ty có tinh thần thoải mái, làm việc trong môi trường an toàn, tích cực với lợi ích về vật chất đầy đủ.

Những quy chế này bao gồm:

• Chính sách tuyển dụng: dựa trên ba nội dung gồm chính sách tuyển chọn, chính sách định hướng nhân viên mới và chính sách thử việc.
• Chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: được thiết lập để nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn, cải thiện chất lượng đội ngũ nhân viên thông qua lập và triển khai những bản kế hoạch đào tạo, phát triển theo định hướng doanh nghiệp.
• Chính sách đãi ngộ và tiền lương: bao gồm chính sách lương thưởng (phúc lợi cho nhân viên, hình thức thanh toán, chu kỳ trả lương,…), số ngày lễ, nghỉ phép và chế độ du lịch, nghỉ dưỡng.

Một quy chế quản lý đúng đắn giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro có thể xảy ra trong công tác quản lý, đảm bảo rằng công ty đang tuân thủ pháp luật và những chính sách ưu đãi tốt với công nhân viên sẽ giúp công ty thu hút thêm nhiều nhân tài.

Hệ thống văn bản quy phạm nội bộ

Một hoạt động quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ quy trình quản lý nhân sự nào chính là việc xây dựng hệ thống văn phạm nội bộ trong doanh nghiệp. Hệ thống này bao gồm tổng thể các quy định, quy trình, quy chế và các văn bản mang tính bắt buộc chung trong từng doanh nghiệp, từng lĩnh vực hoạt động hoặc từng hành vi cụ thể.

Hệ thống văn bản nội bộ gồm 2 loại sau:

• Văn bản định chế: bao gồm các chính sách, quy chế, quy định, quy trình. hướng dẫn và sổ tay.
• Văn bản cá biệt: bao gồm văn bản cá biệt thông thường (chỉ định, quyết định, công văn, thông báo, nội quy,…) và văn bản trao đổi nghiệp vụ (công văn, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, thư công tác,…

Việc xây dựng hệ thống văn bản quy phạm nội bộ đúng đắn là quan trọng bởi đây được xem là hành lang pháp lý hỗ trợ công tác điều hành, quản lý hoạt động giúp nhà lãnh đạo quản lý ở tầm vĩ mô mà không can thiệp quá sâu vào công việc của từng người, giúp nội bộ nhân viên có thể phối hợp hoạt động, điều chỉnh hành vi, suy nghĩ của bản thân phù hợp trong quá trình làm việc.

Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là toàn bộ giá trị văn hóa được gây dựng nên trong suốt quá trình trường tồn và phát triển của doanh nghiệp. Chúng trở thành những quy tắc, tập quán quan trọng trong bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp, đồng thời văn hóa doanh nghiệp chi phối hành vi, suy nghĩ của mọi thành viên của tổ chức trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích của doanh nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp có quá trình hình thành và định hướng phát triển khác nhau, do đó văn hóa doanh nghiệp sẽ tạo nên sự khác biệt so với những doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, để tạo nên sự khác biệt đó cần dựa trên 2 yếu tố:

• Sứ mệnh và tầm nhìn: bao gồm các mục tiêu theo từng giai đoạn mà doanh nghiệp đặt ra trong suốt quá trình hoạt động.
• Những giá trị hiện tại mà công ty đang có: bao gồm đội ngũ nhân sự, môi trường làm việc, hình thức và phương pháp làm việc, khách hàng, văn hóa giao tiếp.

Để xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực đáp ứng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả hơn cần thực hiện những bước sau:

• Xác định quan điểm, mục tiêu, định hướng hoạt động kinh doanh.
• Soạn thảo, xây dựng các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp thông qua thống nhất bộ quy tắc ứng xử cho các cá nhân thuộc doanh nghiệp bao gồm quy chế, quy định, khẩu hiệu, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, triết lý kinh doanh, đội ngũ nhân sự.
• Đánh giá quá trình thực hiện văn hóa doanh nghiệp.
• Củng cố, điều chỉnh phù hợp các khía cạnh của văn hóa doanh nghiệp.

Khâu 2: Thực thi quy trình quản lý nhân sự

Bước 1: Tuyển dụng nhân sự

Đây là hoạt động đầu tiên đóng vai trò quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Tùy vào vị trí tuyển dụng, yêu cầu nghiệp vụ, cơ cấu và quy định của công ty mà quy trình này được áp dụng linh hoạt, có thể khác nhau giữa các công ty và không theo một khuôn khổ chung.

Nhà quản lý cần xây dựng quy trình tuyển dụng một cách chặt chẽ, thống nhất để mang lại hiệu quả tuyển dụng cao với những bước phổ biến sau:

• Lập kế hoạch tuyển dụng: vị trí tuyển dụng, thời gian tuyển dụng trong bao lâu, yêu cầu đặt ra cho ứng viên,…
• Thông báo tuyển dụng: soạn thông báo tuyển dụng và lựa chọn phương tiện truyền thông đại chúng để triển khai.
• Thu nhận và chọn lọc hồ sơ: lựa chọn hồ sơ phù hợp nhất với vị trí công việc và lên kế hoạch phỏng vấn.
• Phỏng vấn sơ bộ: hẹn lịch với những hồ sơ được chọn nhằm xác định lại các thông tin trong hồ sơ của ứng viên và tiếp tục loại trừ với hồ sơ không đạt yêu cầu.
• Kiểm tra: Kiểm tra trình độ chuyên môn của nhân viên thông qua những test tùy vào yêu cầu của vị trí tuyển dụng.
• Phỏng vấn tuyển chọn: khai thác thêm thông tin về nhân viên và thương lượng vấn đề lương thưởng, chế độ của công ty.
• Tập sự thử việc: ứng viên cần trải qua những thử thách thực tế trong giai đoạn thử việc để nhà tuyển dụng đánh giá xem có đáp ứng với nhu cầu công việc hay không.
• Quyết định tuyển dụng: Nhà tuyển dụng lựa chọn ứng viên phù hợp nhất, tiến hành ký kết hợp đồng, giải thích và trả lời câu hỏi của ứng viên.

Bước 2: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Thực tế cho thấy, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thực chất là cạnh tranh về chất lượng nguồn nhân lực. Hiểu rõ được tầm quan trọng đó, hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được xem là một chiến lược đầu tư dài hạn và được thực hiện một cách có kế hoạch, thống nhất.

Thông qua đó, nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về tính chất của công việc, nắm vững và cập nhật thêm nhiều kiến thức, kỹ năng mới cần thiết. Như vậy, nhân viên sẽ có tinh thần trách nhiệm, động cơ làm việc hơn và tăng khả năng thích ứng với môi trường công nghệ, yêu cầu công việc thay đổi, từ đó có cơ hội thăng tiến cao hơn.

Để thực hiện tốt hoạt động này đòi hỏi doanh nghiệp cần có quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả. Quy trình này bao gồm những bước sau:

Xác định nhu cầu đào tạo

Có 3 cách tiếp cận giúp xác định nhu cầu đào tạo cụ thể như sau:

• Phân tích ở mức độ tổ chức: bao gồm xác định sự ủng hộ và hỗ trợ từ nhà lãnh đạo, đồng sự, chiến lược của tổ chức và các nguồn lực cho đào tạo.
• Phân tích ở mức độ thực hiện: bao gồm phát triển danh mục các nhiệm vụ, nhân dạng các kiến thức, kỹ năng, thái độ cần thiết cho công việc.
• Phân tích ở mức độ cá nhân: thông qua đánh giá kết quả công việc, kiến thức, năng lực và thái độ của từng cá nhân giúp nhận ra những vấn đề khác nhau trong công tác đào tạo.

Để đánh giá nhu cầu đào tạo có thể thực hiện nhiều phương pháp khác nhau như phỏng vấn, phiếu điều tra, kiểm tra phân tích những vấn đề của nhóm làm việc, thông qua phân tích các báo cáo công việc, đánh giá kết quả công việc.

Xác định đúng mục tiêu, nhu cầu đào tạo giúp nâng cao hiệu quả của công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hơn, tạo điều kiện nhân viên phát triển và thể hiện năng lực cá nhân đáp ứng đúng nhu cầu của công việc.

Xây dựng chương trình đào tạo

Chương trình đào tạo là hệ thống những môn học, bài giảng giúp truyền tải đúng kiến thức, kỹ năng cần thiết cho nhân viên phù hợp với mục tiêu đào tạo đã đề ra. Khi thiết thế một chương trình đào tạo cần cân nhắc những yếu tố sau:

• Xác định đúng nội dung đào tạo và sắp xếp, phân loại theo một hệ thống phù hợp.
• Xây dựng các nguyên tắc về phản hồi, thực hành, ý nghĩa của việc đào tạo với nhân viên, sự tham gia và sự ứng dụng những điều học được.
• Cân nhắc số lượng học viên phù hợp với chương trình đào tạo.
• Cân nhắc về giới hạn của tổ chức như vấn đề tài chính, cán bộ giảng dạy, thời gian, các phương tiện cần thiết để quyết định đào tạo tại công ty hay từ bên ngoài.
• Xác định các phương pháp đào tạo phù hợp ứng với những nội dung đào tạo khác nhau bao gồm đào tạo tiếp nhận thông tin, đào tạo kỹ năng, đào tạo thay đổi kỹ năng và thái độ giao tiếp.

Thực hiện việc đào tạo

Mục tiêu của quá trình đào tạo là thay đổi, nâng cao kiến thức, kỹ năng, hành vi và thái độ của học viên. Với những mục tiêu và mức độ đào tạo khác nhau sẽ có những phương pháp phù hợp khác nhau:

• Đào tạo nhà quản trị, chuyên viên: phương pháp nghiên cứu tình huống, phương pháp hội nghị, thực tập sinh, kỹ thuật nghe nhìn, trò chơi quản trị, mô hình ứng xử, đào tạo bàn giấy,…
• Đào tạo nhân viên trực tiếp sản xuất/nhân viên nghiệp vụ: đào tạo học nghề, kèm cặp tại chỗ, đào tạo chính quy hay phương pháp sử dụng dụng cụ mô phỏng,…

Đánh giá chương trình đào tạo

Bước cuối cùng trong quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là đánh giá kết quả chương trình đào tạo sau khi triển khai thông qua xem xét những vấn đề sau:

• Phản ứng, thái độ của người học.
• Kết quả học tập.
• Cách áp dụng kết quả học tập.
• Ảnh hưởng từ kết quả đào tạo đến tổ chức.
• Nhu cầu học tập của học viên trong tương lai.

Bước 3: Hoạch định nguồn nhân lực

Được thực hiện song hành với quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng khi xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu về nguồn nhân lực để vạch ra kế hoạch nhân sự đảm bảo việc tuyển dụng, đào tạo và sử dụng đúng người, đáp ứng đúng nhu cầu của công việc, đúng thời điểm để thực hiện các mục tiêu của tổ chức.

Việc có quy trình hoạch định đúng đắn sẽ giúp tăng sự phối hợp hoạt động giữa mọi người trong tổ chức gắn liền với mục tiêu chung đã đề ra, tăng năng suất làm việc và dự báo về các nhu cầu về nhân lực của tổ chức trong tương lai.

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực gồm những bước cần thực hiện sau:

Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Nhà quản lý cần xác định những vấn đề sau:

• Mục tiêu kinh doanh cụ thể, rõ ràng.
• Những công việc, hoạt động kinh doanh, sản xuất cần thực hiện.
• Chi tiết sản phẩm, dịch vụ cần sản xuất và quy mô thực hiện.

Từ những dữ liệu trên, xác định số lượng nhân viên cần cho từng vị trí, chất lượng nhân viên (phẩm chất, kỹ năng) đáp ứng đúng nhu cầu công việc và thời gian mà doanh nghiệp cần nguồn nhân lực trên.

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Đây là bước mà doanh nghiệp tiến hành phân tích ưu và nhược điểm của nguồn nhân lực hiện có để đưa ra những quyết định điều chỉnh sáng suốt thông qua xem xét những vấn đề sau:

• Về mặt hệ thống: xem xét về số lượng và chất lượng nhân viên (kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất, năng lực), xem xét về cơ cấu tổ chức (loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ) và chính sách quản lý nguồn nhân lực.
• Về mặt quá trình: xem xét mức độ thỏa mãn của nhân viên với công việc, phong cách quản lý, môi trường làm việc, những hoạt động, thách thức trong quản trị nguồn nhân lực.

Ra quyết định điều chỉnh nguồn nhân lực

Sau khi phân tích rõ ràng, nhà quản lý cần so sánh nhu cầu về nhân lực với thực trạng nguồn nhân lực hiện tại của công ty để đưa ra quyết định và đề giải pháp điều chỉnh nguồn nhân lực phù hợp để tránh tình trạng dư thừa hay thiếu hụt nhân lực.

Lập kế hoạch thực hiện

Sau khi đã có kế hoạch điều chỉnh hợp lý, nhà quản lý tiến hành triển khai những hoạt động liên quan đến kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch bố trí lại cơ cấu tổ chức, đề bạt cơ hội thăng tiến và kế hoạch tinh giảm nhân lực một cách phù hợp, không gây sự bất mãn đối với nhân viên.

Đánh giá kế hoạch

Bước cuối cùng trong hoạt động hoạch định nguồn nhân lực chính là đánh giá lại kết quả quá trình thực hiện kế hoạch liên quan đến những sai sót phát sinh so với mục tiêu ban đầu, phân tích nguyên nhân và đề ra những giải pháp giải quyết và có kế hoạch rút kinh nghiệm, điều chỉnh phù hợp hơn trong những kế hoạch hoạch định sau.