Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng và phiếu thu như thế nào? Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn các bạn trong bài viết dưới đây về quy trình luân chuyển chứng từ mua bán hàng hóa.

Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các giao dịch kế toán ghi lại các sự kiện liên quan đến việc bán hàng và thu tiền từ khách hàng.
Các giao dịch kinh tế xảy ra trong kinh doanh bao gồm nhiều loại, liên quan đến nhiều đối tượng, thời gian và địa điểm khác nhau. Vì vậy cần phải có quy trình luân chuyển chứng từ kế toán của các dịch vụ liên quan để tổ chức ghi chép và xử lý thông tin.

QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BÁN HÀNG and THU TIỀN
(1) Nhận đặt hàng
(2) Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng
(3) Kiểm tra hàng tồn kho
(4) Lập lệnh bán hàng
(5) Chuẩn bị giao hàng
(6) Giao hàng và vận chuyển hàng
(7) Cập nhật giảm hàng tồn kho
(8) Lập hóa đơn
(9) Theo dõi phải thu khách hàng
(10) Thu tiền
(11) Hạch toán tổng hợp và lập báo cáo

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng

VD: Công ty Dược phẩm A

Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 và Thông tư số 200 của Bộ Tài chính. Các chứng từ kế toán bán hàng và thu tiền thể hiện cho các nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh và hoàn thành. Hệ thống chứng từ trong khâu bán hàng được công ty sử dụng gồm: Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế, Biên bản giao hàng, Hóa đơn GTGT, Biên bản hàng bán bị trả lại, Biên bản giảm giá hàng bán, Phiếu thu, Giấy báo Có.
luân chuyển chứng từ kế toán

Đối với khâu bán hàng

(1) Khách hàng gửi đặt hàng
(2) Nhân viên bán hàng tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng tiến hành kiểm tra kho và tín dụng khách hàng
(3) Trưởng phòng kinh doanh phê duyệt đơn đặt hàng
(3a) Nếu đơn đặt hàng không được duyệt, nhân viên bán hàng thông báo cho khách hàng biết lý do hủy đơn hàng
(3b) Nếu đơn đặt hàng được duyệt, nhân viên bán hàng tiến hành lập hóa đơn
(4) Hóa đơn GTGT được nhân viên bán hàng chuyển xuống kho để thông báo xuất hàng giao cho khách hàng
(5a) Trường hợp khách hàng nhận hàng tại kho
(5b) Nhân viên vận chuyển giao hàng tại địa chỉ khách hàng

quy trnh lun chuyn chng t k ton trong mua bn hng ha 3 638

VD: Công ty Dược phẩm B

luân chuyển chứng từ kế toán

Đối với khâu thu tiền

(1) Thủ kho giao hóa đơn GTGT (liên 3) cho kế toán công nợ, khi nhận hóa đơn kế toán công nợ phải ký nhận vào “Sổ giao nhận Hóa đơn GTGT” và được lưu ở kho
(2) Kế toán bán hàng căn cứ vào Hóa đơn GTGT của hàng bán do nhân viên bán hàng lập, đối chiếu số liệu trên hóa đơn với số liệu trên chương trình kế toán
(3) Nếu phát sinh chênh lệch kế toán bán hàng phản hồi thông tin cho nhân viên bán hàng biết để giải quyết sai sót phát sinh
(4) Theo dõi công nợ khách hàng
(5) Kế toán thanh toán căn cứ chuyển giấy báo Có, Phiếu thu cho Kế toán công nợ đối chiếu, kiểm tra tình hình thu hồi công nợ tiến hành cập nhật số liệu
(6) Kế toán thanh toán ghi sổ các nghiệp vụ có liên quan
Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế toán, yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Đảm bảo cho chứng từ vận động qua các bộ phận một cách khoa học, hợp lý, tránh tình trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc luân chuyển vòng vo (trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng)

Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền Công ty Dược A-B

Bước 1: Xem xét nhu cầu của thị trường
– Kế hoạch bán hàng năm, quý, tháng

– Nhu cầu mở rộng thị trường

– Nhu cầu của khách hàng

Bước 2: Tham gia đấu thầu
Sau khi giới thiệu hàng hóa, trường hợp các cơ sở y tế có nhu cầu sử dụng sản phẩm công ty, công ty sẽ tham gia đấu thầu.
Bước 3: Ký kết hợp đồng mua bán
Khi công ty trúng thầu sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán với các cơ sở đó, hợp đồng có nội dung sau:

– Tên địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị bán.
– Tên địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị mua.
– Danh mục các mặt hàng hai bên thỏa thuận mua bán: Tên thuốc, hàm lượng, nồng độ, nơi sản xuất, hạn dùng, quy cách đóng gói, đơn vị, số lượng, đơn giá, thành tiền. - Chất lượng sản phẩm

- Phương thức thanh toán

- Phương thức xử lý khiếu nại, kháng nghị

Trưởng phòng kinh doanh thẩm định hợp đồng và trình phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh ký.
Bước 4: Nhận hàng
– Trực tiếp: Nhà cung cấp nhận đơn hàng trực tiếp từ khoa dược của các bệnh viện, phòng khám trong khu vực.
– Gián tiếp: bộ phận kinh doanh nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, fax

Bước 5: Kiểm tra tín dụng, tồn kho
Nhân viên kinh doanh kiểm tra xem hàng hóa có đủ trong kho theo yêu cầu của khách hàng hay không? Tiếp theo, kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng. Sau đó chuyển lệnh cho Trưởng phòng Điều hành Kinh doanh phê duyệt. Bước 6: Giao hàng
- Chuẩn bị hàng hóa:

Xác định vị trí hàng hóa, kiểm tra đối chiếu tên hàng, nồng độ, nơi sản xuất, số lô, hạn sử dụng trên phiếu báo lô với bảng hàng hóa.
Lấy đúng chủng loại, số lượng, số lô ghi trên đơn mua hàng, sắp xếp, để riêng từng loại.
– Kiểm tra hàng hóa: Nhân viên vận chuyển, kiểm tra đối chiếu hàng hóa ra khỏi kho.
Bước 7: xuất hóa đơn
Nhân viên lập hóa đơn trong phòng kế toán in hóa đơn dựa trên đơn đặt hàng, phiếu giao hàng và đơn đặt hàng.
Bước 8: Giao hàng và Vận chuyển
– Sau khi làm thủ tục nhận hàng, người nhận hàng chuẩn bị phương tiện vận chuyển phù hợp với yêu cầu đảm bảo an toàn về số lượng, chất lượng và hình thức trong suốt lộ trình giao nhận. – Khi giao hàng cho khách, người phụ trách vận chuyển hàng hóa sau khi tiếp nhận và kiểm tra đầy đủ hóa đơn chứng từ có trách nhiệm xuất trả hàng cho công ty và các bộ phận liên quan.
Bước 9: Ghi Nợ
Sau khi nhận đủ hồ sơ bán hàng do nhân viên kinh doanh gửi đến. Kiểm tra tính thống nhất của tất cả các chứng từ và đối chiếu thông tin hóa đơn với dữ liệu hệ thống. Nếu có sai lệch trong hạch toán và thanh toán sẽ thông báo cho nhân viên kinh doanh để giải quyết những sai sót đã xảy ra và ghi nhận công nợ của khách hàng.
Bước 10: thu tiền
Phiếu thu - hạch toán công nợ khi nhận được giấy báo có của ngân hàng hoặc phiếu chi do khách hàng phát hành (trường hợp nhờ thu) chứng minh đã thanh toán xong các khoản nợ. Đối chiếu, xác minh số tiền phải nhận của khách hàng với số tiền đã nhận. Cập nhật số tiền khách hàng đã thanh toán vào bảng kê thu tiền khách hàng để theo dõi việc thanh toán hoa hồng.