Trong một tập thể với nhiều thành viên chúng ta cần phải có hoạt động kiểm soát nộ bộ thích hợp nhằm đem lại hiệu quả trong công việc cũng như mối quan hệ của các thành viên. Vậy Quy trình kiểm soát nội bộ hiện nay được quy định như thế nào. Hãy cùng ACC tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây. Mời các quý đọc giả tham khảo.
1. Kiểm soát nội bộ là gì?
Theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 06/2020/TT-NHNN, hoạt động kiểm soát nội bộ là việc giám sát, kiểm tra của tổ chức, cá nhân, người làm công tác kiểm soát nội bộ và/hoặc những người có thẩm quyền đối với các phòng, ban, bộ phận, cá nhân trong quá trình thực thi nhiệm vụ được giao nhằm phát hiện các bất cập, thiếu sót, vi phạm để kịp thời xử lý hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý, đảm bảo việc quản lý, sử dụng các nguồn lực và hoạt động của đơn vị an toàn, hiệu quả, tuân thủ pháp luật.
2. Nội dung hoạt động kiểm soát nội bộ
Nội dung hoạt động kiểm soát nội bộ bao gồm:
-Thường xuyên rà soát văn bản để kịp thời ban hành, sửa đổi, bổ sung các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ nhằm quy định cụ thể nội dung công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của đơn vị và từng phòng, ban, cá nhân trong điều hành và xử lý công việc bảo đảm đúng quy định, chặt chẽ, khoa học.
- Thực hiện tự kiểm tra, kiểm soát, giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán, kế toán, quản lý tài chính, tài sản, an toàn hoạt động kho quỹ, công nghệ thông tin và tính tuân thủ, hiệu quả hoạt động của các bộ phận, cá nhân trong đơn vị; rà soát, đánh giá về mức độ phù hợp và tính hiệu lực, hiệu quả, xác định các vấn đề còn tồn tại và đề xuất các thay đổi cần thiết đối với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm bảo vệ an toàn tài sản và nâng cao hiệu quả quản lý, hoạt động của đơn vị.
- Phân loại, quản lý và khai thác hệ thống thông tin, báo cáo của đơn vị phù hợp với quy định của Ngân hàng Nhà nước, đảm bảo hoạt động thông suốt, liên tục.
- Thiết lập cơ chế giám sát, báo cáo, trao đổi thông tin nội bộ hữu hiệu nhằm phòng ngừa rủi ro và phục vụ công tác quản lý, điều hành đơn vị phù hợp, hiệu quả.
(Điều 8 Thông tư 06/2020/TT-NHNN)
3. Lợi ích của quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh
Quy trình kiểm soát nội bộ bao gồm các hoạt động, phương pháp và chính sách cùng với nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót và giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.
Những lợi ích mà quy trình kiểm soát nội bộ mang lại thường bao gồm những việc như hạn chế việc xảy ra rủi ro, gian lận ở mức thấp nhất . Các số liệu, tài chính của doanh nghiệp sẽ được đảm bảo ở mức cao hơn. Ngăn chặn việc nhân viên hai mang trà trộn và ăn cắp bản quyền. Tiếp đến, quy trình kiểm soát nội bộ còn giúp doanh nghiệp loại bỏ được việc tham nhũng, bòn rút ngân sách công ty cho việc cá nhân. Tất cả các hoạt động của từng cá nhân, phòng ban, bộ phận hoạt động trong doanh nghiệp sẽ được quy trình này hỗ trợ và quản lý. Cuối cùng, việc kiểm soát nội bộ sẽ giúp giảm bớt rủi ro từ việc làm trái chính sách và quy định của công ty.
4. Quy trình kiểm soát nội bộ hiện nay [Chi tiết 2023]
4.1. Kiểm soát quá trình bán và giao hàng
Quy trình kiểm soát quá trình bàn và giao hàng bao gồm các bước như: cam kết lịch giao hàng phù hợp, nhận các đơn hàng theo đúng tiêu chuẩn, sử dụng chính sách cho nợ tiền hàng hay kiểm soát số lượng hàng hóa chính xác được giao tới khách hàng.
Đối với bước cam kết lịch giao hàng, sẽ có trường hợp nhà máy không thể sản xuất kịp để đáp ứng các đơn hàng khi nhân viên đã cam kết và hẹn lịch giao với khách hàng. Do đó, để giải quyết, nhân viên bán hàng cần phải báo cáo lên cấp trên hoặc làm việc với phòng kế hoạch sản xuất trước khi nhận các đơn hàng để biết được tình hình và số lượng của hàng hóa. Mặt khác, họ có thể để phòng kế hoạch lên các kế hoạch sản xuất trước khi nhận đơn.
Với bước nhận đơn hàng theo đúng tiêu chuẩn, đơn hàng cần phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, đúng điều khoản dịch vụ của doanh nghiệp. Để xét duyệt các đơn hàng đủ tiêu chuẩn, doanh nghiệp cần phải đưa ra một vài tiêu chí trong quy trình sản xuất. Có thể kể đến như: nghiên cứu và cho ra những mẫu đơn hàng chuẩn để áp dụng đối với từng mặt hàng, những tiêu chi phù hợp để đánh giá hàng hóa kiểm tra khả năng chi trả mặt hàng, khả năng thanh toán và độ tin cậy của khách hàng khi đặt hàng,....
Ở bước sử dụng chính sách cho nợ tiền hàng, doanh nghiệp sẽ có nguy cơ lỗ vốn nhiều nếu nhân viên cho khách hàng chịu tiền hàng nhiều, dẫn tới nợ vượt mức cho phép hoặc khó đòi số tiền mà khách hàng đang thiếu. Doanh nghiệp cần đưa ra quy định rất rõ ràng về giới hạn cho phép khách hàng chịu tiền hàng trong một giới hạn nhất định để khắc phục tình trạng này. Một mẹo nhỏ khi thực hiện bước này, doanh nghiệp có thể phân loại từng đối tượng khách hàng thành khách hàng quen, khách hàng ít mua hàng hoặc chỉ mua hàng một vài lần rồi thôi, khách hàng nhỏ lẻ, khách hàng lớn để dễ dàng cho nợ.
Để đảm bảo chính xác số lượng hàng hóa cho khách hàng, doanh nghiệp cần yêu cầu nhân viên giao hàng cung cấp các phiếu giao hàng, các hóa đơn chứng từ của hàng hóa... các phiếu giao hàng cần phải được ký hiệu khớp với đơn hàng trên hệ thống của doanh nghiệp để nhân viên kiểm soát có thể rà soát lượng hàng hóa đã được giao và lượng hàng hóa còn thiếu chưa giao cho khách hàng hoặc là giao thừa cho khách hàng.
4.2. Kiểm soát quá trình mua hàng
Ở quy trình kiểm soát quá trình mua hàng, các bước cơ bản có thể kể đến như: lập phiếu mua hàng, kiểm soát tình hình chọn nhà cung cấp và kiểm soát hóa đơn mua hàng.
Với việc lập phiếu mua hàng, chỉ những người có quyền trong doanh nghiệp, được phân công nhiệm vụ kiểm soát quá trình mua hàng của doanh nghiệp thì mới có quyền để tiến hành lập phiếu đề nghị doanh nghiệp mua hàng. Khi có đề nghị mua hàng, các doanh nghiệp cần phải đánh số đối với phiếu mua hàng của từng bộ phận để kiểm soát tình hình hàng hóa đã mua một cách chính xác.
Trong việc kiểm soát tình hình chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể mất uy tín khi các nhân viên mua hàng có thể lựa chọn các nguồn hàng có giá thấp nhất thị trường chất lượng hàng hóa khi đó có thể không được đảm bảo. Doanh nghiệp cần kiểm soát kỹ nguồn hàng đến và giá cả nhập, đề ra quy định, chính sách để luân chuyển vị trí công việc định kỳ, tránh tình trạng nhân viên mua hàng, bán hàng có mối quan hệ với khách hàng dựa trên lợi ích cá nhân.
Doanh nghiệp cần phải xem xét và kiểm soát kỹ từng hóa đơn mua hàng, cần phải có biện pháp để ngăn chặn những hóa đơn giả được cung cấp bởi các nhà cung cấp không rõ ràng. Với mục đích trục lợi, rất nhiều hóa đơn đã cố tình được ghi sai về số lượng hàng hóa mua vào, sai về giá trị của hàng hóa hoặc là sai ngày sản xuất. Để giải quyết và kiểm soát về vấn đề này, doanh nghiệp có thể đóng dấu vào hóa đơn, thống kê và lập danh sách các hóa đơn, ghi rõ thông tin của hóa đơn vào hệ thống bao gồm số hàng hóa, tổng tiền thanh toán, các loại mặt hàng...
4.3. Kiểm soát đối với hàng tồn kho
Doanh nghiệp phần lớn chỉ chú trọng quan tâm hàng hóa được xuất hoặc hàng hóa mua về chứ ít khi kiểm soát kỹ hàng tồn kho. Việc này rất dễ xảy ra tình trạng mất hàng. Cần chú ý rằng một lượng tài sản hoặc doanh thu của doanh nghiệp vẫn đang nằm ở các mặt hàng tồn kho
Để kiểm soát hàng tồn kho, doanh nghiệp cần phải có biện pháp như là: bảo vệ hàng tồn tránh khỏi tình trạng bị mất, bị tráo đổi... Các thủ kho cần phải có danh sách từng loại mặt hàng tồn kho, số lượng để thống kê và đối chiếu với số lượng hàng đã được sản xuất và số lượng hàng đã được xuất bán.
4.4. Kiểm soát thông tin nội bộ
Để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động vững mạnh, các doanh nghiệp buộc phải có biện pháp kiểm soát hệ thống thông tin nội bộ. Các doanh nghiệp cần phải được thực hiện một cách chặt chẽ. Có hai cách kiểm soát thông tin nội bộ phổ biến hiện nay là ủy quyền về việc tiếp cận các tài liệu doanh nghiệp và bảo vệ hệ thống máy tính của doanh nghiệp.
Với cách thức ủy quyền tiếp cận tài liệu, để có sự kiểm soát trong từng máy tính và trên hệ thống của doanh nghiệp, doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống bảo mật. Cùng với đó, mỗi nhân viên trong công ty sẽ sở hữu một tài khoản đăng nhập vào máy tính của mình được doanh nghiệp cung cấp. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý được những thông tin, người kiểm soát và thực hiện thông tin đó.
Trong cách thức bảo vệ hệ thống máy tính, doanh nghiệp có thể thực hiện nhiều biện pháp khác nhau như: cài phần mềm diệt virus uy tín trên toàn bộ hệ thống máy tính của doanh nghiệp, đưa ra các quy định về việc kiểm soát các phần mềm không rõ nguồn gốc, không phục vụ cho công việc. Việc này nhằm hạn chế nguy cơ như tin tặc tấn công và lấy các dữ liệu quan trọng hoặc máy tính bị hỏng mất dữ liệu hay bị virus xâm nhập...
Trên đây là bài viết về Quy trình kiểm soát nội bộ hiện nay [Chi tiết 2023] mời bạn đọc thêm tham khảo và nếu có thêm những thắc mắc về bài viết này hay những vấn đề pháp lý khác về dịch vụ luật sư, tư vấn nhà đất, thành lập doanh nghiệp… hãy liên hệ với ACC theo thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý có nhiều năm kinh nghiệm từ chúng tôi. ACC đồng hành pháp lý cùng bạn.
Nội dung bài viết:
Bình luận