Quy định pháp luật hiện hành về trưởng văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Quy định pháp luật hiện hành về trưởng văn phòng đại diện như thế nào? ACC mời các bạn đọc cùng tham khảo

1. Trưởng văn phòng đại diện là gì ?

Theo quy định tại Điều 32 Nghị định số 07/2016 quy định:

1. Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

2. Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

3. Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

4. Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo quy định tại Khoản 3 Điều này mà người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh trở lại làm việc tại Văn phòng đại diện, Chi nhánh hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

5. Trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

6. Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

a) Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

b) Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

c) Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

d) Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

7. Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

8. Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

a) Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài khác;

b) Người đứng đầu Văn phòng đại diện của cùng một thương nhân nước ngoài;

c) Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

2. Trưởng văn phòng đại diện có được ký hợp đồng?

Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Trong phạm vi hoạt động của mình, VPĐD có chức năng như văn phòng liên lạc; xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác; nghiên cứu thị trường; theo dõi, đôn đốc thực hiện các hợp đồng đã ký và các chức năng khác theo quy định của pháp luật. VPĐD không có chức năng kinh doanh nên không được phép ký kết hợp đồng vì mục đích kinh doanh, mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan trực tiếp đến mua bán hàng hóa.

VPĐD được ký những hợp đồng phục vụ cho nhu cầu thiết yếu của VPĐD như thuê địa điểm đặt VPĐD, thuê lao động. Trong trường hợp doanh nghiệp chính ủy quyền cho người đứng đầu VPĐD giao kết hợp đồng hoặc sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì doanh nghiệp đó phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết. Như vậy, chỉ khi có hợp đồng ủy quyền, trưởng VPĐD mới có thể thay mặt công ty ký hợp đồng mua bán nhân danh công ty.

3. Mức lương tối thiểu của trưởng văn phòng đại diện

Theo thống kê của Cục Thuế TP HCM, 6 tháng đầu năm, chỉ kiểm tra quyết toán thuế thu nhập cá nhân (2 năm trước đó) đối với 358 người nước ngoài, có đến 2/3 trưởng, phó phòng đại diện khai mức thu nhập dưới 500 USD/tháng. Trong khi, GDP bình quân đầu người tại quốc gia của họ lại cao gần gấp đôi.
Số liệu thống kê của Sở Thương mại thành phố cho thấy, đến hết ngày 30/6 vừa qua cả thành phố có đến 2.392 văn phòng đại diện đang hoạt động, với các lĩnh vực thương mại, dịch vụ, quỹ đầu tư, kiểm toán… Lượng lao động hiện làm việc tại các văn phòng đại diện là rất lớn, ước tính khoảng 7.898 người. Tuy nhiên, ông Nguyễn Thái Sơn, Trưởng phòng thuế thu nhập cá nhân – Cục thuế TP HCM, cho biết, tình trạng phổ biến nhất hiện nay ở các văn phòng đại diện là kê khai thu nhập thấp hơn so với thực tế để tránh mức chịu thuế thu nhập cá nhân. Hiện có 577 trên tổng số gần 3.000 lao động nước ngoài công tác tại văn phòng đại diện ở TP HCM kê khai mức thu nhập từ 500 USD trở xuống. Trong khi đó, thu nhập cá nhân người nước ngoài chiếm trên 70% tổng thuế thu nhập trong năm ở các văn phòng đại diện nhưng người nước ngoài chỉ chiếm từ 20% đến 25% trong tổng số nhân viên của các văn phòng.

Cũng theo ông Sơn, qua đợt kiểm tra việc kê khai thu nhập của cá nhân người nước ngoài đang làm việc tại các văn phòng đại diện, có trên 40 người trong tổng số 249 người Đài Loan đang làm trưởng phó các văn phòng đại diện kê khai thu nhập bình quân dưới 600 USD/tháng. “Trong khi, GDP bình quân đầu người của Đài Loan là 1.250 USD/tháng và tiền lương tối thiểu của lao động phổ thông ở đây đã là 600 USD/tháng. Như thế, thu nhập của các trưởng, phó văn phòng đại diện nước ngoài chỉ có 600 USD/tháng là không đúng so với thực tế”, ông Sơn bức xúc.

Nhiều chuyên gia có quốc tịch Hàn Quốc giữ chức trưởng, phó phòng của các văn phòng đại diện tại VN thậm chí còn kê khai thu nhập dưới mức chịu thuế. Trong 6 tháng đầu năm, cơ quan thuế đã thực hiện việc truy thu đối với 382 trưởng, phó phòng đại diện người Hàn Quốc. Trên 95 người kê khai thu nhập 1.000 USD/tháng và 44 người kê khai thu nhập dưới mức chịu thuế. Trong khi đó, mức lương bình quân ở Hàn Quốc hiện nay gần 1.900 USD/tháng đối với người sở tại. Riêng thu nhập bình quân của một lao động VN sang Hàn Quốc làm việc trong các ngành chế tạo, xây dựng, thủy sản, dịch vụ…đã lên đến 1.000 USD/tháng. Tuy nhiên, ông Tak Sang Ho (quốc tịch Hàn Quốc) đang công tác tại một văn phòng đại diện ở TP HCM lại xuất trình thư xác nhận thu nhập năm 2004 của công ty mẹ (Young-Ko Trans Co.Ltd), với tổng thu nhập bình quân toàn cầu là gần 12 triệu đồng/tháng. Trong đó, có cả tiền thuê nhà ở VN mà vị chuyên gia này phải tự thanh toán là 11 triệu đồng/tháng.

Không chỉ có Cục Thuế bức xúc về việc truy thu thuế thu nhập cá nhân tại các văn phòng đại diện mà ngay cả Sở Thương mại TP HCM cũng phải lắc đầu trước tình trạng này. Ông Trần Vinh Nhung, Phó giám đốc Sở Thương mại, cho biết, qua quá trình kiểm tra văn phòng đại diện nước ngoài về lĩnh vực thuế thì hầu hết các văn phòng đều không kê khai lương tháng 13 vào thu nhập chịu thuế. Lý do, các văn phòng đại diện nhầm tưởng rằng, lương tháng 13 không phải là thu nhập chịu thuế. Đặc biệt hơn, đa số các văn phòng lại quên luôn việc kê khai quyết toán cho người VN công tác tại đây. Họ nghĩ rằng, đã ký hợp đồng với những cơ quan ủy nhiệm thì các đơn vị này phải có trách nhiệm làm quyết toán cho văn phòng. Tuy nhiên, họ lại quên mất một điều quan trọng là không làm giấy ủy quyền quyết toán. “Nếu không có biện pháp kiểm soát hữu hiệu sẽ ngày càng nhiều người nước ngoài kê khai thu nhập thấp hơn so với thực tế. Trong thời gian tới, nếu người nước ngoài chỉ làm việc tại VN trên 1 ngày đều phải chịu thuế thu nhập cá nhân mặc dù chưa có hợp đồng lao động với Sở Lao động thương binh và Xã hội”, ông Nhung nói.

Theo Sở Thương mại, cái khó lớn nhất là từ đầu năm 2005 đến nay là có nhiều trường hợp văn phòng đại diện đăng ký trưởng đại diện cùng với nhân viên nước ngoài mới vào làm việc với mức lương 500 USD/tháng. Sở không có một biện pháp nào để xử lý nên chỉ đưa ra các hình thức khuyến cáo, thuyết phục các văn phòng đại diện khai báo trung thực hoặc yêu cầu có giải trình cụ thể. Đặc biệt, đối với những trường hợp công ty nước ngoài là công ty một thành viên và trưởng văn phòng đại diện cũng chính là người đứng đầu doanh nghiệp thì Sở Thương mại đành “bó tay”, bởi không có một cơ sở nào để can thiệp đến việc kê khai thuế thu nhập của họ.

Một quan chức của Cục thuế TP HCM cho rằng, vướng mắc chung của tất cả các cơ quan chi trả hiện nay là việc quyết toán thuế đối với người nước ngoài đang làm việc tại văn phòng đại diện và những đối tượng đang cư trú tại VN. Theo quy định của Thông tư 81/2004/TT-BTC, cơ quan chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế 10% đối với các khoản chi trả cho cá nhân người nước ngoài cư trú (trên 183 ngày) có thu nhập từ 500.000 đồng trở lên. Riêng các khoản chi trả thu nhập cho cá nhân là người nước ngoài không cư trú tại VN (dưới 183 ngày) thì cơ quan chi trả thu nhập phải có trách nhiệm khấu trừ tiền thuế suất 25%. Tuy nhiên, sau một thời gian kiểm tra, cơ quan thuế phát hiện hầu hết các cơ quan chi trả thu nhập cho người nước ngoài đang công tác tại VN chỉ khấu trừ 10% đối với cả 2 trường hợp trên.

4. Những câu hỏi thường gặp

Một doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?

Không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện, căn cứ vào khoản 1 điều 46 Luật doanh nghiệp 2014: Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính. 

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Căn cứ vào Điều 92.4 của Bộ luật dân sự: “Văn phòng đại diện, chi nhánh không phải là pháp nhân. Người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh thực hiện nhiệm vụ theo uỷ quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được uỷ quyền.”

Thủ tục mở văn phòng đại diện?

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3:  Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện?

Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; 

Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện;

Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện