Quy định về thương thảo hợp đồng trong đấu thầu năm 2024

Hợp đồng trong đấu thầu là một trong những hợp đồng phổ biến trong xã hội ngày nay. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm rõ được thương thảo hợp đồng trong đấu thầu một cách chính xác nhất. Vậy nên, Công ty Luật ACC sẽ cung cấp các thông tin chi tiết về Quy định về thương thảo hợp đồng trong đấu thầu này ở bài viết dưới đây.

1. Thương thảo hợp đồng là gì?

Trong quá trình đấu thầu, thương thảo hợp đồng là một giai đoạn quan trọng và không thể thiếu. Đây là thời điểm các bên, bao gồm nhà thầu và chủ đầu tư, tiến hành trao đổi, bàn bạc để thống nhất các điều khoản và nội dung của hợp đồng trước khi ký kết chính thức. Mục đích của thương thảo hợp đồng là đảm bảo rằng hợp đồng sẽ phản ánh đầy đủ và chính xác các cam kết giữa các bên, đồng thời giảm thiểu mọi rủi ro và tranh chấp có thể phát sinh sau này. 

2. Quy định về thương thảo hợp đồng trong đấu thầu

Căn cứ Điều 19 Nghị định 63/2014/NĐ-CP quy định về  thương thảo hợp đồng trong đấu thầu như sau:

• Nhà thầu xếp hạng thứ nhất được mời đến thương thảo hợp đồng. Trường hợp nhà thầu được mời đến thương thảo hợp đồng nhưng không đến thương thảo hoặc từ chối thương thảo hợp đồng thì nhà thầu sẽ không được nhận lại bảo đảm dự thầu.
• Việc thương thảo hợp đồng phải dựa trên cơ sở sau đây:

a) Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu;

b) Hồ sơ dự thầu và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có) của nhà thầu;

c) Hồ sơ mời thầu.

• Nguyên tắc thương thảo hợp đồng

a) Không tiến hành thương thảo đối với các nội dung mà nhà thầu đã chào thầu theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

b) Việc thương thảo hợp đồng không được làm thay đổi đơn giá dự thầu của nhà thầu sau khi sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch và trừ đi giá trị giảm giá (nếu có). Trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng, nếu phát hiện khối lượng mời thầu nêu trong bảng tiên lượng mời thầu thiếu so với hồ sơ thiết kế thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu phải bổ sung khối lượng công việc thiếu đó trên cơ sở đơn giá đã chào; trường hợp trong hồ sơ dự thầu chưa có đơn giá thì bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định việc áp đơn giá nêu trong dự toán đã phê duyệt đối với khối lượng công việc thiếu so với hồ sơ thiết kế hoặc đơn giá của nhà thầu khác đã vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật nếu đơn giá này thấp hơn đơn giá đã phê duyệt trong dự toán gói thầu;

c) Việc thương thảo đối với phần sai lệch thiếu thực hiện theo quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều 17 của Nghị định này.

Trong quá trình thương thảo hợp đồng, các bên tham gia thương thảo tiến hành hoàn thiện dự thảo văn bản hợp đồng; điều kiện cụ thể của hợp đồng, phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện (nếu có).

Trường hợp thương thảo không thành công, bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo; trường hợp thương thảo với các nhà thầu xếp hạng tiếp theo không thành công thì bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định hủy thầu theo quy định tại Khoản 1 Điều 17 của Luật Đấu thầu.

3. Cơ sở thương thảo hợp đồng trong đấu thầu

Căn cứ khoản 2 Điều 19 Nghị định 63/2014/NĐ-CP và khoản 3 Điều 19 Nghị định 63/2014/NĐ-CP có quy định như sau:

“2. Việc thương thảo hợp đồng phải dựa trên cơ sở sau đây:

a) Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu;

b) Hồ sơ dự thầu và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có) của nhà thầu;

c) Hồ sơ mời thầu.

Nguyên tắc thương thảo hợp đồng:

a) Không tiến hành thương thảo đối với các nội dung mà nhà thầu đã chào thầu theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

b) Việc thương thảo hợp đồng không được làm thay đổi đơn giá dự thầu của nhà thầu sau khi sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch và trừ đi giá trị giảm giá (nếu có). Trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng, nếu phát hiện khối lượng mời thầu nêu trong bảng tiên lượng mời thầu thiếu so với hồ sơ thiết kế thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu phải bổ sung khối lượng công việc thiếu đó trên cơ sở đơn giá đã chào; trường hợp trong hồ sơ dự thầu chưa có đơn giá thì bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định việc áp đơn giá nêu trong dự toán đã phê duyệt đối với khối lượng công việc thiếu so với hồ sơ thiết kế hoặc đơn giá của nhà thầu khác đã vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật nếu đơn giá này thấp hơn đơn giá đã phê duyệt trong dự toán gói thầu;

c) Việc thương thảo đối với phần sai lệch thiếu thực hiện theo quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều 17 của Nghị định này.”

Dựa vào đó, quá trình thương thảo hợp đồng trong đấu thầu bao gồm các yếu tố sau:

• Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu;
• Hồ sơ dự thầu và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có) của nhà thầu;
• Hồ sơ mời thầu.

Theo nguyên tắc thương thảo hợp đồng trong phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ:

• Không thương thảo lại nội dung: Nếu nhà thầu đã đáp ứng đúng yêu cầu.
• Không thay đổi giá dự thầu: Sau khi sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch.
• Bổ sung khối lượng công việc thiếu: Nếu cần thiết theo hồ sơ thiết kế.
• Áp đơn giá mới: Nếu không có đơn giá, báo cáo cho chủ đầu tư để xem xét và quyết định việc áp đơn giá.
• Thương thảo phần sai lệch: Theo quy định của luật..

4. Nội dung thương thảo hợp đồng về gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ

Nội dung thương thảo hợp đồng về gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ

Căn cứ khoản 4 Điều 19 Nghị định 63/2014/NĐ-CP thì nội dung thương thảo hợp đồng trong đấu thầu theo phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ bao gồm:

a) Thương thảo về những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung khác nhau trong hồ sơ dự thầu có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng;

b) Thương thảo về các sai lệch do nhà thầu đã phát hiện và đề xuất trong hồ sơ dự thầu (nếu có), bao gồm cả các đề xuất thay đổi hoặc phương án thay thế của nhà thầu nếu trong hồ sơ mời thầu có quy định cho phép nhà thầu chào phương án thay thế;

c) Thương thảo về nhân sự đối với gói thầu xây lắp, hỗn hợp:

Trong quá trình thương thảo, nhà thầu không được thay đổi nhân sự chủ chốt đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu để đảm nhiệm các vị trí chủ nhiệm thiết kế, chủ nhiệm khảo sát (đối với gói thầu xây lắp, hỗn hợp có yêu cầu nhà thầu phải thực hiện một hoặc hai bước thiết kế trước khi thi công), vị trí chỉ huy trưởng công trường, trừ trường hợp do thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu kéo dài hơn so với quy định hoặc vì lý do bất khả kháng mà các vị trí nhân sự chủ chốt do nhà thầu đã đề xuất không thể tham gia thực hiện hợp đồng. Trong trường hợp đó, nhà thầu được quyền thay đổi nhân sự khác nhưng phải bảo đảm nhân sự dự kiến thay thế có trình độ, kinh nghiệm và năng lực tương đương hoặc cao hơn với nhân sự đã đề xuất và nhà thầu không được thay đổi giá dự thầu;

d) Thương thảo về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu;

đ) Thương thảo về các nội dung cần thiết khác.

5. Những lưu ý khi thương thảo hợp đồng trong đấu thầu

Khi thương thảo hợp đồng trong đấu thầu, có một số lưu ý quan trọng mà các bên cần xem xét để đảm bảo quá trình thương thảo diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả:

Cẩn trọng và kỹ lưỡng: Đầu tiên và quan trọng nhất, các bên cần tiến hành thương thảo một cách cẩn trọng và kỹ lưỡng. Việc đọc kỹ hồ sơ mời thầu, đề xuất của nhà thầu và quy định của pháp luật là bước quan trọng nhằm hiểu rõ về các yêu cầu và điều kiện của đấu thầu.

Bảo vệ lợi ích của đơn vị: Trong quá trình thương thảo, các bên cần đảm bảo rằng các điều khoản và nội dung hợp đồng phản ánh đúng yêu cầu và mong muốn của đơn vị mình. Việc bảo vệ lợi ích của đơn vị sẽ giúp đảm bảo rằng hợp đồng được thiết kế sao cho phù hợp nhất với nhu cầu của đơn vị.

Giao tiếp rõ ràng và minh bạch: Trong quá trình thương thảo, giao tiếp rõ ràng và minh bạch giữa các bên là rất quan trọng. Điều này giúp tránh hiểu lầm và mâu thuẫn sau này. Việc trao đổi ý kiến, đưa ra đề xuất và đưa ra giải pháp một cách minh bạch sẽ giúp tạo ra một môi trường thương thảo tích cực và hiệu quả.

Có văn bản ghi lại kết quả thương thảo: Cuối cùng, sau mỗi phiên thương thảo, các bên nên có văn bản ghi lại kết quả thương thảo. Điều này là rất quan trọng để làm căn cứ cho việc thực hiện hợp đồng sau này. Văn bản ghi lại kết quả thương thảo cần được soạn thảo một cách cẩn thận và chi tiết, bao gồm các điều khoản đã thỏa thuận và các cam kết của cả hai bên.

6. Câu hỏi thường gặp

6.1. Theo Luật Đấu thầu 2024, việc thương thảo hợp đồng là bắt buộc đối với tất cả các gói thầu?

Trả lời: Không. Việc thương thảo hợp đồng chỉ là bắt buộc đối với các gói thầu sử dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ. Đối với các gói thầu sử dụng các phương thức khác, việc thương thảo hợp đồng tùy thuộc vào quy định trong hồ sơ mời thầu.

6.2. Bên mời thầu có quyền đơn phương chấm dứt thương thảo hợp đồng nếu nhà thầu không tham gia thương thảo?

Trả lời: Có. Bên mời thầu có quyền đơn phương chấm dứt thương thảo hợp đồng nếu nhà thầu không tham gia thương thảo hợp đồng mà không có lý do chính đáng.

6.3. Nội dung thương thảo hợp đồng trong đấu thầu 2024 có được điều chỉnh sau khi ký kết hợp đồng?

Trả lời: Có thể. Nội dung hợp đồng có thể được điều chỉnh sau khi ký kết hợp đồng trong một số trường hợp.

Hợp đồng trong đấu thầu vô cùng quan trọng và cần thiết. Nếu bạn có thắc mắc về vấn đề Quy định về thương thảo hợp đồng trong đấu thầu, bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn tận tình và hiệu quả nhất.