Quy định về lập biên bản làm việc [Cập nhật 2024]

1. Biên bản công việc

 Biên bản là văn bản hành chính thông dụng dùng để ghi chép các sự việc thực tế xảy ra và làm căn cứ để chủ thể quản lý ra quyết định trong công việc đảm bảo tính chặt chẽ về thủ tục. Biên bản là bằng chứng có giá trị đóng vai trò cung cấp thông tin làm cơ sở cho các phán đoán, kết luận, giải quyết công việc cho hoạt động quản lý. Ngoài ra, biên bản làm việc còn là căn cứ thuận tiện để cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền ban hành nghị quyết, quyết định, thị trưởng, thông báo, v.v. Chức năng quản lý. Ngoài ra, biên bản còn là căn cứ thuận tiện để cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan ban hành nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông báo, v.v. quản lý. 

quy định về lập biên bản làm việc

2. Phân loại biên bản - các trường hợp sẽ lập biên bản 

Biên bản là văn bản ghi chép lại diễn biến những sự việc xảy ra hoặc đang xảy ra. Thông thường, trong quá trình quản lý, để phù hợp với tính chất công việc các chủ thể ban hành các loại biên bản khác nhau: Biên bản vụ việc: là loại biên bản ghi nhận lại vụ việc khách quan xảy ra, phản ánh lại một sự việc có giá trị chứng cứ để chủ thể có thẩm quyền dựa trên cơ sở đó ban hành văn bản áp dụng pháp luật VD: Biên bản ghi nhận hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ Biên bản hội nghị: là văn bản hành chính thông dụng ghi chép lại toàn bộ tiến trình diễn biến của hội nghị, cuộc họp, phản ánh lại những ý kiến thảo luận, những kết luận, quyết định của hội nghị, cuộc họp làm cơ sở ban hành các văn bản pháp luật như nghị quyết, quyết định, chỉ thị hay cơ sở để ban hành văn bản hành chính thông dụng như công văn, thông báo,… VD: Biên bản nghị nhận lại diễn biến của hội nghị viên chức, công chức. ghi lại kết quả bỏ phiếu bầu các chức danh lãnh đạo, bầu thành viên UBND… 

3. Cách thức soạn thảo biên bản 

Hình thức của biên bản bao gồm các đề mục sau : Quốc hiệu (tiêu ngữ) Tên cơ quan ban hành biên bản Số và ký hiệu của biên bản Tên biên bản Trích yếu nội dung của biên bản Ký xác nhận Nội dung của biên bản Đối với biên bản vụ việc: Nội dung của biên bản vụ việc ghi nhận, mô tả toàn bộ diễn biến của sự kiện phát sinh trên thực tế trên cơ sở của các đương sự có liên bản. Ở phần này, người ghi âm phải ghi lại tất cả các thông tin liên quan đến sự việc, từ đặc điểm của sự việc đến “lời nói” của những người có mặt trong sự việc này. Các thông tin ghi trong phần nội dung chính của hồ sơ vụ việc cần mô tả diễn biến vụ việc như: căn cứ ghi nhận vụ việc, ý kiến ​​của các bên liên quan đến vụ việc, cách xử lý các ý kiến, hướng giải quyết, ý kiến ​​đồng thuận và ý kiến ​​trái chiều. .

 Đối với biên bản đại hội: biên bản đại hội ghi lại toàn bộ diễn biến căn cứ vào diễn biến của đại hội, hội nghị và cuộc họp đang diễn ra. Người ghi biên bản phải ghi trung thực các sự việc theo đúng trình tự: đó là: phần khai mạc, phần tuyên bố lý do hội nghị, cuộc họp và phần trình bày báo cáo phải ghi đầy đủ nội dung chính, phần thảo luận. . thảo luận cần ghi lại những vấn đề thảo luận của chủ tọa - người điều hành hội nghị, cuộc họp và nội dung thảo luận. Các ý kiến ​​phát biểu của các đại biểu tại hội nghị và hội nghị xoay quanh các chủ đề được Chủ tịch nước phát biểu. Kết thúc phiên âm: Đối với Biên bản vụ án: Phần này người viết cần ghi số lượng biên bản...thời gian thực tế kết thúc vụ án như: giao nộp, kiểm tra, tạm giữ, 'thời gian kết thúc'. 

Đối với biên bản hội nghị: Chủ tọa, người điều hành phải tóm tắt báo cáo hoặc bài phát biểu của khách mời, giải trình, tiếp thu các ý kiến ​​phát biểu, kết luận của chủ tọa phiên họp, phát biểu bế mạc của chủ tịch hội nghị. Chủ tịch, thư ký đọc công khai nội dung biên bản, xác nhận tính hình thức của biên bản cuộc họp (đồng ý, tỷ lệ không tán thành), cuối cùng ghi ngày giờ kết thúc hội nghị.