Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán rất quan trọng với quá trình hoạt động của doanh nghiệp vậy nên việc nắm bắt được các quy định về chứng từ kế toán rất quan trọng với doanh nghiệp, nhất là kế toán. Vậy Quy định về chứng từ gốc trong kế toán như thế nào? Hãy cùng ACC tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây!
Quy định về chứng từ gốc trong kế toán [Chi tiết 2023]
1. Chứng từ kế toán là gì?
- Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
(khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015)
- Nội dung chứng từ kế toán:
+ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
- Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định nêu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
2. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán cần phải đáp ứng quy định sau:
- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung tại Mục 1 nêu trên.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa;
Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định.
Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật Kế toán 2015.
Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015.
Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
Chứng từ gốc là gì?
Vậy chứng từ gốc là gì? Chứng từ gốc là kiểu văn bản chứng từ rất quan trọng và được những bộ phận trong phòng ban có trách nhiệm uỷ quyền liên quan của doanh nghiệp lập ra. Nó dựa trên các nghiệp vụ về kinh tế đã phát sinh và xảy ra trong quá trình làm việc, hoạt động của doanh nghiệp, công ty đó.
Nghiệp vụ doanh nghiệp phát sinh tới đâu thì những bộ phận liên quan ở đó, phải lập tức thực hiện tiến hành các văn bản, chứng từ để xác minh sự việc. Nó được diễn ra theo đúng những quy trình cũng như quy định chung của toàn bộ doanh nghiệp.
Đúng cả về mặt pháp lý theo quy trình mà Luật thuế hiện nay ban hành về loại chứng từ, văn bản đó. Và các chứng từ này đều được mọi người gọi chung là chứng từ gốc. Chứng từ gốc có vai trò quan trọng vô cùng và có tính quyết định rất cao về mặt giá trị pháp lý của đơn vị.
Ngoài ra, còn một số văn bản, chứng từ gốc rất quan trọng của công ty thường phải kể đến như: Phiếu nhập kho, Phiếu thu, VAT, hoá đơn đỏ….
Văn bản chứng từ rất quan trọng
Phân loại chứng từ gốc
Tùy vào mỗi trường hợp cũng như về tính chất của từng nghiệp vụ ở trong doanh nghiệp, mà những loại văn bản dành cho chứng từ gốc là gì đều được phân thành 2 loại chính đó là: chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành.
Trong đó, chi tiết về từng loại trong bài viết chứng từ gốc là gì sẽ được hiểu như sau:
Chứng từ mệnh lệnh
Chứng từ mệnh lệnh là một kiểu văn bản chứng từ được chính doanh nghiệp dùng trong trường hợp họ muốn ban hành những quyết định và việc truyền đạt, tới các bộ phận liên quan nằm trong doanh nghiệp. Đó có thể là lệnh kinh doanh, sản xuất hay là các quyết định làm việc nhất định, có thể kể đến như: lệnh chi, lệnh xuất kho…. Chứng từ mệnh lệnh chỉ có giá trị về truyền đạt và ban hành chứ không được sử dụng làm căn cứ chính thức để ghi vào sổ kế toán.
Chứng từ mệnh lệnh
Chứng từ chấp hành
Chứng từ chấp hành là kiểu văn bản chứng từ được những doanh nghiệp sử dụng trong các trường hợp cụ thể như: ghi nhận lệnh sản xuất ở trong kinh doanh đã thực hiện trước đó. Nó cũng là các căn cứ quyết định nhằm ghi vào sổ kế toán. Có thể kể đến một số các chứng từ mang ý nghĩa chấp hành như: Phiếu chi, Phiếu thu…. Các chứng từ gốc đều mang tính chấp hành được chính đơn vị doanh nghiệp lập nên hoặc nó cũng có thể thu nhận từ phía bên ngoài. Ví dụ về Phiếu xuất kho là do chính đơn vị doanh nghiệp lập ra, còn về Hoá đơn GTGT thì là chứng từ mà doanh nghiệp nhận từ đơn vị đã cung ứng về nguồn vật tư thu nhận từ bên ngoài.
Các loại chứng từ gốc trên đều được thể hiện qua loại chứng từ như sau:
- Các chứng từ liên quan tới hoạt động mua bán và xuất hóa đơn. Ví như hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn trả lại, hoá đơn bán lẻ, hóa đơn hoàn trả.
- Những chứng từ gốc khi trong quá trình thực hiện về nghiệp vụ. Ví dụ như vận chuyển hàng hoá sẽ là phiếu xuất, nhập kho và phiếu chuyển kho.
- Những giấy tờ liên quan tới hoạt động chi, thu tiền, chuyển tiền. Ví dụ như phiếu chi tiền, phiếu thu tiền, ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền và giấy chuyển tiền.
- Những chứng từ trong hoạt động có liên quan tới tài sản, công cụ đồ dùng. Ví dụ như chứng từ điều chỉnh về tài sản, chứng từ gia tăng tài sản, chứng từ bị giảm tài sản, chứng từ chiết khấu hao tài sản, chứng từ tăng đồ dùng, chứng từ giảm dụng cụ…
- Chứng từ gốc đem lại ý nghĩa lớn trong hoạt động kinh doanh của tổ chức, đơn vị và hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước.
Chứng từ chấp hành
Chứng từ gốc là các giấy tờ, vật giá trị tương đương. Nhằm chứng minh về hoạt động của tổ chức, đơn vị được diễn ra theo đúng quy định, trình tự của pháp luật.
- Chứng từ gốc là căn cứ nhằm xác định lập nên các chứng từ khác. Nó có giá trị giúp phản ánh những nghiệp vụ được diễn ra trong quá trình hoạt động của tổ chức, đơn vị.
- Chứng từ gốc sử dụng làm căn cứ để tính những chi phí, để chi trả các khoản đã phát sinh trong khi hoạt động của tổ chức, đơn vị. Nó có thể làm căn cứ để chứng cứ, chứng minh khi có phát sinh về tranh chấp xảy ra.
- Chứng từ gốc cần lập và tổng hợp thành những chứng từ gốc cùng một loại. Nhằm có thể theo dõi dễ dàng, cũng như là làm cơ sở để tổ chức, đơn vị lập nên những loại chứng từ khác. Và thực hiện việc ghi chép chính xác vào sổ sách của đơn vị.
Trên đây là các thông tin về Quy định về chứng từ gốc trong kế toán [Chi tiết 2023] mà ACC cung cấp tới quý bạn đọc Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào cần hỗ trợ về vấn đề trên vui lòng liên hệ với Công ty Luật ACC của chúng tôi. Công ty Luật ACC luôn cam kết sẽ đưa ra nhưng hỗ trợ tư vấn về pháp lý nhanh chóng và có hiệu quả nhất. Xin chân thành cảm ơn quý bạn đọc.
Nội dung bài viết:
Bình luận