Quy định về chứng từ chi tiếp khách

Trong hoạt động kinh doanh, chi phí tiếp khách không hề nhỏ, doanh nghiệp phải làm thế nào để hợp thức hóa khoản chi phí này?

Lần đầu tiên khoản chi phí này được đề cập chính thức trong một văn bản quy phạm pháp luật là tại điểm 2.19, khoản 2, điều 6 của thông tư 123/2012/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 10/09/2012).
Theo đó, mức chi các khoản chi đó, chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, chi hoa hồng môi giới; phí hỗ trợ marketing, phí hỗ trợ chi phí, chiết khấu thanh toán; Chi quà biếu, tặng của các cơ quan báo chí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh bị kiểm soát tương ứng với thời gian hoạt động như sau:

- Doanh nghiệp mới thành lập không được chi quá 15% tổng số chi phí được trừ trong 03 năm đầu;

- Công ty đã thành lập từ 03 năm trở lên không được chi quá 10% tổng số chi được trừ.
Các khoản chi vượt quá ngưỡng này không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế doanh nghiệp. Cho đến trước Thông tư 78/2014/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 02/08/2014), mức khống chế trên đối với tất cả các công ty là 15% trên tổng số chi phí được trừ, không phân biệt số năm hoạt động.
Từ nay, khoản 2 điều 14 thông tư 96/2015/TT-BTC tại điểm 2.21 khoản 2 điều 6 thông tư 78 nêu trên đã bị hủy bỏ.
Điều này có nghĩa là kể từ ngày 6/8/2015 và áp dụng cho kỳ tính thuế doanh nghiệp từ năm 2015, doanh nghiệp không còn bị khống chế khoản chi này và vẫn được tính vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.

Như bạn đã biết, một khoản chi phí được coi là chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau:

- Các khoản chi thực tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty;

- Các khoản chi kèm theo hóa đơn và đầy đủ chứng từ hợp pháp, theo quy định của pháp luật;

- Các khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
(Tham khảo chi tiết tại công việc: Các khoản chi phí được trừ (chi phí hợp lý))

Vận dụng trên thực tế, khoản chi tiếp khách nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu có hồ sơ, chứng từ hợp lý, có thể là:

- Bill thanh toán oder đi kèm (dưới dạng không có hợp đồng kinh tế hoặc phiếu đặt dịch vụ) hoặc Bảng kê chi tiết món ăn;

- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường;

- Phiếu xác nhận dịch vụ (booking), hoặc hợp đồng kinh tế nếu khách đặt trước;

- Biên bản thanh lý hợp đồng;

- Phiếu thu tiền nếu thanh toán ngay tiền mặt, cà thẻ (khách đưa thẻ quẹt qua khe đọc thẻ, nhập mã số cá nhân và số tiền cần thanh toán, máy sẽ in ra hóa đơn và khách hàng ký vào, hoàn tất quy trình thanh toán);

…

Vì vậy, khi chi tiếp khách, việc lưu giữ các chứng từ nêu trên là cần thiết nhằm phục vụ cho quá trình khai, nộp thuế về sau.
Một số vấn đề có liên quan về thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân

Có thể nói rằng, điều kiện để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào dường như khắt khe hơn điều kiện được tính chi phí hợp lý, cụ thể theo Khoản 10 Điều 1 của Thông tư 26/2015/TT-BTC là:

- Phải có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam;

- Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá từ hai mươi triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
- Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới hai mươi triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày và có tổng giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
(Tham khảo chi tiết tại công việc: Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào)

Do đó, khoản chi tiếp khách được tính chi phí hợp lý chưa hẳn đã đủ điều kiện để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Doanh nghiệp cần lưu ý trong khi thực chi cũng như quản lý chứng từ của các khoản chi. Ngoài ra, một tình huống thường phát sinh khi công ty giao cho nhân viên một số tiền nhất định để chi cho việc tiếp khách. Điều này phổ biến ở các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như du lịch, bảo hiểm,... và thường được cộng trực tiếp vào lương hàng tháng của nhân viên như một khoản hỗ trợ.
Do đó, nó được coi là thu nhập chịu thuế khi tính thuế thu nhập của người lao động. Đối với công ty, công ty được trừ khoản chi này nếu đã thực chi trả lương cho người lao động và có chứng từ chi theo quy định của pháp luật (như phiếu lương có chữ ký của người lao động).

- Thông tư 78/2014/TT-BTC. - Thông tư 96/2015/TT-BTC.
- Thông tư 26/2015/TT-BTC.