Đóng dấu treo là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Đóng dấu treo trên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dầu treo là một bộ phận của văn bản chính. Hôm nay ACC sẽ giới thiệu đến các bạn nội dung về Quy định về cách đóng dấu phiếu xuất kho (Cập nhật 2023). Cùng ACC tìm hiểu ngay sau đây bạn nhé !
Quy định về cách đóng dấu phiếu xuất kho (Cập nhật 2023)
1. Phiếu xuất kho là gì ?
Phiếu xuất kho là loại biểu mẫu được dùng để ghi nhận các hoạt động xuất kho của từng loại công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu, vật tư sản xuất, sản phẩm, hàng hóa,...từ kho hàng của doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước.
Vai trò của phiếu xuất kho là dùng để theo dõi số lượng vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, từ đó làm căn cứ để có thể hạch toán được chi phí sản xuất hay tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
Các mẫu phiếu xuất kho thường được doanh nghiệp sử dụng để theo dõi và quản lý biến động hàng hóa trong kho, từ đó điều chỉnh và kiểm soát một cách hợp lý.
Phiếu xuất kho cũng được xem là căn cứ để đánh giá tình hình kinh doanh, mua bán hay trao đổi hàng hóa của các đơn vị. Việc lập mẫu Phiếu xuất kho rất cần được đảm bảo tính hợp lệ, chính xác cũng như tại thuận lợi tối đa để bộ phận kế toán đối chiếu các loại chứng từ.
Phiếu xuất kho sẽ do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý lập. Khi lập phiếu xong, người lập phiếu cùng kế toán trưởng sẽ ký và chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt, giao cho người lập phiếu xuống kho nhận hàng.
2. Quy định về cách đóng dấu phiếu xuất kho
Cách ghi phiếu xuất kho như sau:
- Góc bên trái của Phiếu xuất kho cần ghi rõ tên của đơn vị hoặc đóng dấu đơn vị, bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cùng kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng mục đích sử dụng.
- Phiếu xuất kho cần ghi rõ: Họ tên người nhận, tên, đơn vị; Số và ngày tháng năm lập phiếu, lý do xuất kho và kho xuất.
- Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
- Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.
- Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu.
- Cột 3,4: Kế toán ghi đơn giá (tùy quy định hạch toán của doanh nghiệp), tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho (Cột 4 = Cột 2 x Cột 3)
- Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế đã xuất kho.
- Dòng Tổng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tùy vào tổ chức quản lý cũng như quy định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên. Sau khi phiếu lập xong, người lập phiếu và kế toán trưởng sẽ ký và chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt, giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để có thể nhận hàng. Sau khi hàng hóa được xuất, thủ kho sẽ ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ngày, tháng, năm xuất và cùng người nhận ký tên vào phiếu xuất.
Khi này Liên 1 sẽ được lưu ở bộ phận lập phiếu, Liên 2 được thủ khi giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để ghi vào cột 3,4 và sổ kế toán. Liên 3 sẽ được người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để có thể theo dõi ở bộ phận sử dụng.
3. Nội dung cần thiết trên phiếu xuất kho
Là loại chứng từ quan trọng, phiếu xuất kho cần bao gồm đầy đủ các nội dung sau:
- Có tên đơn vị và bộ phận xuất kho
- Họ và tên người nhận, đơn vị, mã số phiếu xuất, ngày lập phiếu, lý do xuất kho
- Tên nhãn hiệu cùng quy cách sản phẩm, đơn vị tính của sản phẩm
- Số lượng vật tư, hàng hóa, sản phẩm xuất kho cùng đơn giá (nếu có)
Phiếu xuất kho sẽ có 3 liên, trên phiếu cũng cần có chữ ký của các bộ phận khác liên quan như giám đốc, người nhận, thủ kho cũng như người lập phiếu.
4. Quy định về Cách ký tên, đóng dấu đúng luật vào văn bản theo NĐ 30/2020/NĐ-CP
a. Ký tên
1. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
- Cách thức: Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
- Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.
2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Cách thức: Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
- Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.
3. Ký thừa ủy quyền
- Đối tượng áp dụng:
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.
Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
- Cách thức: Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.
4. Ký thừa lệnh
- Đối tượng áp dụng:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản.
Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
- Cách thức: Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.
b. Đóng dấu
1. Đóng dấu chữ ký
- Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
- Cách đóng dấu chữ ký:
+ Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
- Căn cứ: Điều 32, 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020.
2. Đóng dấu treo
- Cách thức đóng dấu: Do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
- Căn cứ: Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020.
- Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.
3. Đóng dấu giáp lai
- Cách thức đóng dấu: Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
- Căn cứ: Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020.
- Ngoài ra, tùy theo từng Bộ, ngành mà có quy định riêng.
VD: Tổng cục Hải quan bắt buộc đóng giáp lai với văn bản từ 02 trang trở lên với văn bản in 1 mặt, 03 trang trở lên với văn bản in 2 mặt. Mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang in 01 mặt, 09 trang in 02 mặt văn bản (Công văn 6550/TCHQ-VP ngày 21/11/2012).
Lưu ý: Những quy định nêu trên áp dụng bắt buộc đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước từ ngày 05/3/2020.
Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.
Trên đây là những nội dung về Quy định về cách đóng dấu phiếu xuất kho (Cập nhật 2023) do Công ty Luật ACC cung cấp kiến thức đến khách hàng. ACC hy vọng bài viết này sẽ là nguồn thông tin hữu ích gửi đến quý bạn đọc !
Nội dung bài viết:
Bình luận