1. Không phải nộp báo cáo tài chính được kiểm toán kèm theo Hồ sơ dự thầu

Như chúng ta đã biết đặc thù các doanh nghiệp ở Việt Nam đều là dạng doanh nghiệp vừa và nhỏ (trong đó cả siêu nhỏ) chiếm đến 98,1% (Số liệu Tổng cục thống kê đưa ra năm 2017), do đó các doanh nghiệp đều tìm mọi cách tiết giảm chi phí không/chưa cần thiết nhất có thể, đa số các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ có bộ máy kế toán giản đơn, kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ và thực hiện các nghiệp vụ kế toán cũng không phức tạp do đó không có nhu cầu thuê đơn vị kiểm toán độc lập kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm. Khối các doanh nghiệp này những năm gần đây bắt đầu tìm hiểu và tham dự các gói thầu trên hệ thống đấu thầu quốc gia, nhiều cán bộ được giao chuẩn bị hồ sơ dự thầu băn khoăn có phải nộp báo cáo tài chính đã được kiểm toán hay không vì khi bắt đầu tiếp cận các hồ sơ việc này gần như được hiểu là bắt buộc. Tuy nhiên, thực tế nếu chúng ta đọc kỹ các quy định thì lại không phải vậy, có nghĩa rằng báo cáo tài chính không bắt buộc phải được kiểm toán khi nộp kèm hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên, phải lưu ý nếu không có báo cáo tài chính kiểm toán thì phải có các giấy tờ khác tương đương nộp kèm báo cáo tài chính.

2. Quy định cụ thể về việc nộp báo cáo tài chính

Trong các mẫu hồ sơ mời thầu, để chứng minh năng lực tài chính trong tiêu chuẩn đánh giá về năng lực tài chính thường yêu cầu "Nộp báo cáo tài chính từ năm X đến năm Y để cung cấp thông tin chứng minh tình hình tài chính lành mạnh của nhà thầu" tài liệu cần nộp theo Biểu mẫu số 09 Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT (Gói thầu mua sắm hàng hóa) hoặc Biểu mẫu số 14 Thông tư 03/2015/TT-BKHĐT (Gói thầu xây lắp) hoặc Biểu mẫu số 05 Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT (Gói thầu Tư vấn), khi đó các tài liệu đính kèm yêu cầu:

Đính kèm là bản sao các báo cáo tài chính (các bảng cân đối kế toán bao gồm tất cả thuyết minh có liên quan, và các báo cáo kết quả kinh doanh) cho X năm gần nhất, như đã nêu trên, tuân thủ các điều kiện sau:

1. Phản ánh tình hình tài chính của nhà thầu hoặc thành viên liên danh (nếu là nhà thầu liên danh) mà không phải tình hình tài chính của một chủ thể liên kết như công ty mẹ hoặc công ty con hoặc công ty liên kết với nhà thầu hoặc thành viên liên danh.
2. Các báo cáo tài chính được kiểm toán theo quy định.
3. Các báo cáo tài chính phải hoàn chỉnh, đầy đủ nội dung theo quy định.
4. Các báo cáo tài chính phải tương ứng với các kỳ kế toán đã hoàn thành và được kiểm toán. Kèm theo là bản chụp được chứng thực một trong các tài liệu sau đây:

- Biên bản kiểm tra quyết toán thuế;

- Tờ khai tự quyết toán thuế (thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp) có xác nhận của cơ quan thuế về thời điểm đã nộp tờ khai;

- Tài liệu chứng minh việc nhà thầu đã kê khai quyết toán thuế điện tử;

- Văn bản xác nhận của cơ quan quản lý thuế (xác nhận số nộp cả năm) về việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế;

- Báo cáo kiểm toán;

Mẫu số 09 - Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT

Hoặc:

Đính kèm là bản sao các báo cáo tài chính (các bảng cân đối kế toán bao gồm tất cả thuyết minh có liên quan, các báo cáo kết quả kinh doanh) cho ba năm gần nhất (3) và tuân thủ các điều kiện sau:

1. Phản ánh tình hình tài chính của nhà thầu hoặc thành viên liên danh (nếu là nhà thầu liên danh) mà không phải tình hình tài chính của một chủ thể liên kết như công ty mẹ hoặc công ty con hoặc công ty liên kết với nhà thầu hoặc thành viên liên danh.
2. Các báo cáo tài chính phải hoàn chỉnh, đầy đủ nội dung theo quy định.
3. Các báo cáo tài chính phải tương ứng với các kỳ kế toán đã hoàn thành, kèm theo là bản chụp được chứng thực một trong các tài liệu sau đây:

- Biên bản kiểm tra quyết toán thuế;

- Tờ khai tự quyết toán thuế (thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp) có xác nhận của cơ quan thuế về thời điểm đã nộp tờ khai;

- Tài liệu chứng minh việc nhà thầu đã kê khai quyết toán thuế điện tử;

- Văn bản xác nhận của cơ quan quản lý thuế (xác nhận số nộp cả năm) về việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế;

- Báo cáo kiểm toán (nếu có);

Mẫu số 14 - Thông tư 03/2015/TT-BKHĐT

Nếu đọc kỹ chúng ta thấy khi nộp báo cáo tài chính chúng ta chỉ cần nộp theo bản chụp chứng thực "MỘT" trong các tài liệu liệt kê dưới, khi đó nhà thầu hoàn toàn có thể chỉ nộp: Biên bản kiểm tra quyết toán thuế; hoặc tờ khai tự quyết toán thuế (thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp) có xác nhận của cơ quan thuế về thời điểm đã nộp tờ khai; hoặc Tài liệu chứng minh việc nhà thầu đã kê khai quyết toán thuế điện tử (Tờ khai quyết toán thuế điện tử); hoặc Văn bản xác nhận của cơ quan quản lý thuế (xác nhận số nộp cả năm) về việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế; hoặc nếu có Báo cáo kiểm toán.

Trên đây là quy định áp dụng đối với các nhà thầu tham dự các gói thầu trên hệ thống đấu thầu của chính phủ. Tuy nhiên, có một số doanh nghiệp ngoại lệ bắt buộc phải có báo cáo tài chính đã được kiểm toán như doanh nghiệp nước ngoài, tổ chức tín dụng..., quý độc giả có thể tìm hiểu đối với những doanh nghiệp bắt buộc phải có kiểm toán tại Nghị định số 17/2012/NĐ-CP

Deloitte - Một trong những công ty kiểm toán lớn nhất

Lưu ý về báo cáo tài chính khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu

Qua tìm hiểu quy định trên, để tạo thuận lợi cho nhà thầu tham dự một cuộc đấu thầu một cách nhanh nhất, chúng tôi đưa ra một số gợi ý để quý độc giả, nhà thầu có thể tham khảo như sau:

Cách thông thường nhất và được các doanh nghiệp áp dụng đó là hàng năm làm công văn và đề nghị cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp xác nhận số nộp cả năm về việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế, sau khi có được văn bản xác nhập đó cho năm tài chính trước đó, cán bộ làm hồ sơ dự thầu nên photo công chứng một số bản nhất định để dùng cho cả năm đó.

Hiện nay các doanh nghiệp đã thực hiện và kê khai quyết toán thuế điện tử, khi doanh nghiệp thực hiện việc nộp tờ khai thuế qua mạng internet, nếu thành công thì ngay lập tức doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo (tự động) từ hệ thống nhận tờ khai qua mạng của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ thuế điện tử về việc xác nhận doanh nghiệp đã nộp hồ sơ khai thuế qua mạng, trong Thông báo nêu rõ: thời gian (ngày, giờ,…) cơ quan thuế nhận được hồ sơ khai thuế của doanh nghiệp và tên loại tờ khai. Thông báo về việc xác nhận đã nộp hồ sơ khai thuế được gửi tự động vào email của doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế, chúng ta chỉ cần truy cập vào email và in tài liệu đó ra nộp kèm theo báo cáo tài chính.

Hai cách trên là cách đơn giản và nhanh chóng nhất, ngoài ra các cách còn lại (theo danh mục gạch đầu dòng trên) nếu thuận lơi chúng ta làm thì hoàn toàn hợp lệ. Ngoài ra thực tế những năm gần đây các công ty kiểm toán tư nhân phát triển rất mạnh mẽ và cạnh tranh nhau về giá thành nên nếu có nhu cầu hoàn toàn có thể lựa chọn đơn vị kiểm toán độc lập với chi phí cũng vừa phải, nếu chúng ta có điều kiện vẫn nên thực hiện kiểm toán tài chính hàng năm, vừa mục đích phục vụ công tác đấu thầu, vừa là một lần rà soát các vấn đề của hệ thống kế toán chính công ty mình.