Quy định của pháp luật về cấp bản sao giấy khai sinh

Giấy khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh; nội dung Giấy khai sinh bao gồm các thông tin cơ bản về cá nhân theo quy định. Quy định về giá trị của bản sao giấy khai sinh bao gồm những quy định nào? Quy định của pháp luật về cấp bản sao giấy khai sinh? Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Người dân thường gọi là sao y bản chính còn dưới góc độ pháp lý thì thuật ngữ này được dùng là chứng thực hay thủ tục tục chứng thực bản sao. Liệu có sự khác biệt giữa bản sao từ sổ gốc và bản sao y công chứng hay không? Quy trình thực hiện thủ tục sao y công chứng như thế nào? Có quá khó khăn hay không? Hãy theo dõi bài viết mà ACC chia sẻ dưới đây để biết thêm thông tin chi tiết và cụ thể về vấn đề này.

quy định bản sao giấy khai sinh

1. Bản sao giấy khai sinh là gì?

Bản sao theo quy định pháp luật bản copy từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác nội dung từ bản gốc. Như vậy bản sao giấy khai sinh trên thực tế sẽ tồn tại hai loại đó là:

• Bản sao giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc, loại bản sao này trong thực tế có thể phân biệt với bản chính thông qua cụm từ bản sao thường được viết dưới cụm từ “Giấy khai sinh” có chữ bá ản sao ở dưới. Do cơ quan đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao, có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
• Bản sao giấy khai sinh được photo nhưng được chứng thực tại văn phòng công chứng, hay tại ủy ban nhân dân xã phường/phường nơi người khai sinh được cấp giấy khai sinh.

Giá trị của bản sao Giấy khai sinh

Theo Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, giá trị của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính như sau:

– Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

– Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Như vậy, bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc và bản sao Giấy khai sinh chứng thực đều có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

2. Thẩm quyền cấp bản sao giấy khai sinh

Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao được quy định tại điều 4 Nghị định 23/2015/NĐ-CP :

     “1. Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

     2. Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.”

Hiện nay, cơ quan quản lý hộ tịch bao gồm UBND cấp xã và UBND cấp huyện nơi đăng ký khai sinh ban đầu. Theo đó, tùy thuộc vào thời điểm bạn xin cấp bản sao giấy khai sinh đang do cơ quan nào quản lý thì cơ quan đó có thẩm quyền giải quyết việc cấp bản sao cho bạn.

3. Thủ tục cấp bản sao giấy khai sinh

Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

     “1. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra…

     3.Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực thực giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

     4.Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của nghị định này. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện.”

Bên cạnh đó,  cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

Hồ sơ xin trích lục bản sao giấy khai sinh bao gồm các loại giấy tờ, tài liệu cụ thể như sau:

– Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu được quy định sẵn.

– Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng).

– Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục).

– Sổ hộ khẩu của chủ thể là người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Trong trường hợp hồ sơ được gửi qua bưu điện và các chủ thể muốn nhận giấy khai sinh thông qua đường bưu điện, các chủ thể đó cũng sẽ cần chuẩn bị thêm một khoản phí cho dịch vụ gửi hàng qua bưu điện, mức giá thực tế sẽ tùy thuộc vào hãng dịch vụ bưu điện các chủ thể đó lựa chọn sử dụng.

Lưu ý vấn đề sau đây: Đối với trường hợp chủ thể là người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền, thì sẽ cần phải có văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

Hy vọng bài viết trên đã cung cấp những thông tin chi tiết và cụ thể về quy định bản sao giấy khai sinh. Nếu có những câu hỏi hay thắc mắc liên quan đến các vấn đề pháp lý hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn và hỗ trợ. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.