Công ty có được tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không?

Công ty có được tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không?

1. Sao y bản chính là gì? Bản sao y là gì?

Sao y bản chính hay còn gọi là chứng thực bản sao từ bản chính.

Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Sao y bản chính khác với chứng thực chữ ký.

Bởi nội dung, hình thức của bản sao y được chứng thực là đúng với bản chính. Trong khi đó, chứng thực chữ ký là việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực (không chứng thực nội dung, hình thức văn bản).

Còn tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP định nghĩa “bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

2. Công ty có được tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không?

Con dấu là một vật không thể thiếu trong các Cơ Nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp phục vụ  cho rất nhiều công việc quan trọng.  Có thể nói, con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Mặt khác, Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.

Để thực hiện đăng ký mẫu dấu thì cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải chuẩn bị một bộ hồ sơ với những giấy tờ pháp lý hợp lệ nộp cho các Cơ quan có thẩm quyền đăng ký mẫu dấu. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật).

Theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu: Những cơ quan, chủ thể có thẩm quyền sau đây sẽ thực hiện đăng ký mẫu dấu:

+ Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Tổng cục Cảnh sát, Bộ Công an có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu

+ Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Dùng trong doanh nghiệp, tổ chức: Con dấu này được sử dụng trong việc cần xác thực các giấy tờ, văn bản photo từ bản gốc do chính doanh nghiệp, tổ chức ban hành. Khi đóng dấu bắt buộc phải có bản gốc của văn bản để đối chiếu. Như vậy thì việc đóng dấu sao y bản chính đó là có giá trị. Tuy nhiên nếu như là đóng dấu sao y bản chính ở công ty khác thì không được phép.

Lưu ý doanh nghiệp, tổ chức không được sử dụng con dấu vượt quá thẩm quyền. Nếu vượt quá thẩm quyền con dấu được sử dụng không có giá trị pháp lí và tài liệu được sao ra không được sử dụng như bản chính.

Dùng trong các văn phòng công chứng, cơ quan nhà nước

+ Xác thực các giấy tờ bản sao từ các bản chính của mọi ngành nghề, công việc khác nhau. Khi chứng thực bắt buộc phải xuất trình chứng minh thư gốc của người cần công chứng.

+ Xác thực bản sao của các giấy tờ hợp đồng lao động của doanh nghiệp trong nước.

3. Sao y bản chính có phải là cấp bản sao từ sổ gốc không?

Có không ít ý kiến cho rằng, sao y bản chính bao gồm bản sao chứng thực từ bản chính và bản sao từ sổ gốc.

Từ đó, lý giải việc công ty có quyền đóng dấu sao y bản chính căn cứ theo Điều 4 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Theo đó, công ty muốn đóng dấu sao y bản chính lên hợp đồng cũng như các giấy tờ khác do doanh nghiệp tự ban hành được quy định cụ thể trong sổ gốc công ty thì có quyền sao y bản chính đó.

Còn đối với các tài liệu, văn bản của công ty khác thì không được phép sao y bản chính.

Tuy nhiên, việc giải thích có điểm chưa hợp lý, theo Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì trình tự cấp bản sao từ sổ gốc, người yêu cầu phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực và cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu.

Sổ gốc phải là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

Như vậy, có thể hiểu, sổ gốc phải do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền lập ra. Do đó, doanh nghiệp không có thẩm quyền lập sổ gốc và đương nhiên cũng sẽ không thể cấp bản sao từ sổ gốc.

Căn cứ vào những điều đã phân tích ở trên, không có quy định cấm các doanh nghiệp sử dụng con dấu sao y bản chính trong nội bộ cũng như với các đối tác (nếu đối tác chấp nhận). Tuy nhiên, giấy tờ có dấu sao y bản chính của công ty không có giá trị chứng thực như bản sao y bản chính của cơ quan có thẩm quyền.

Trên đây là các nội dung giải đáp của chúng tôi về Công ty có được tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không? Trong quá trình tìm hiểu, nếu như các bạn cần Công ty Luật ACC hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.