Tầm quan trọng của quản trị tiền lương trong doanh nghiệp

1. Tầm quan trọng của công tác quản lý lương nhân viên

 Quản lý lương nhân viên là khâu trọng yếu trong công tác quản trị nhân sự của mọi doanh. Nghiệp vụ quản lý tiền lương bao gồm một chuỗi các hoạt động xoay quanh vấn đề lương thưởng và đãi ngộ của nhân viên như: xây dựng các chính sách, tính lương theo hệ số, quy chế tiền lương; xây dựng thang lương, bậc lương; tính lương nhân viên; quyết toán thuế và các loại bảo hiểm; quản lý thông tin nhân sự,… Quản lý lương nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ nhân sự của mọi doanh nghiệp, góp phần mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích đáng kể như: Thu hút và giữ chân nhân tài Đảm bảo chính sách đãi ngộ công bằng, bình đẳng với toàn thể nhân viên Thúc đẩy năng suất và nâng cao chất lượng lao động Xây dựng và duy trì mối quan hệ gắn bó giữa doanh nghiệp với nhân viên Ổn định nguồn nhân lực, tạo cơ sở nền tảng bền vững để doanh nghiệp phát triển lớn mạnh Đặc biệt, công tác quản lý tiền lương có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất lao động của doanh nghiệp bởi nó quyết định mức độ đóng góp và thái độ, tinh thần làm việc của nhân viên. Nếu nhân sự cảm thấy mức lương mà mình nhận được không phù hợp với năng lực và trình độ của bản thân, họ sẽ có xu hướng giảm hiệu suất làm việc, thể hiện thái độ bất bình, không hợp tác hoặc thậm chí rời bỏ tổ chức để tìm kiếm những cơ hội tốt hơn. Bởi vậy, nếu quy trình quản lý lương nhân viên không được tiến hành một cách bài bản, chặt chẽ thì rất có thể sẽ trở thành rào cản cho hoạt động sản xuất kinh doanh. 

quản trị tiền lương trong doanh nghiệp

2. Các phương pháp quản lý lương nhân viên phổ biến 

Quản lý bảng lương thủ công bằng bảng tính

 Đây là phương pháp quản lý tiền lương được sử dụng nhiều nhất trong các công ty, công cụ chính là bảng tính Excel. Với phương pháp này, HR sẽ cập nhật các thông tin như hệ số lương, phụ cấp, chấm công,... và xây dựng bảng lương bằng cách thực hiện các thao tác thủ công trên bảng tính. Phương thức quản lý tiền lương này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí, đồng thời đảm bảo vấn đề bảo mật thông tin cho doanh nghiệp do sử dụng nguồn nhân lực nội bộ. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có nhiều rủi ro vì dễ xảy ra sai sót trong quá trình tổng hợp số liệu lương. Đồng thời cũng tiêu tốn nhiều thời gian, công sức của bộ phận nhân sự và kế toán do phải xử lý rất nhiều số liệu, chứng từ và lập báo cáo thuế, BHXH cũng như đảm bảo nộp tiền đúng hạn. 

thuê ngoài

 Đối với các công ty có nguồn lực hạn chế hoặc muốn tập trung vào các hoạt động sản xuất và thương mại, lựa chọn thuê ngoài dịch vụ quản lý tính lương nhân viên là một giải pháp hợp lý. Công ty cung cấp dịch vụ tính lương và quản lý tiền lương thực hiện tất cả các khâu quản lý tiền lương của nhân viên như tính lương, đăng ký BHYT, kê khai và quyết toán thuế TNCN cho nhân viên… đồng thời tư vấn các thắc mắc về quy định, chính sách tiền lương, thuế, hợp đồng lao động cho công ty. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn còn 'nghi ngờ' khi áp dụng hình thức này do các rào cản về chi phí và bảo mật. phần mềm quản lý tiền lương Với xu thế công nghệ phát triển như hiện nay, ngày càng có nhiều công ty áp dụng hệ thống quản lý tính lương nhân viên trên phần mềm để nâng cao hiệu quả triển khai. 

Phần mềm tính lương nhân viên là giải pháp ưu việt trung hòa được những lợi ích và hạn chế của 2 phương thức tính lương trên. Phần mềm quản lý tiền lương giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt gánh nặng hành chính cho bộ phận nhân sự bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công. Phần mềm này cho phép doanh nghiệp tính toán chính xác tổng lương, các khoản khấu trừ và lương ròng, đồng thời giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát toàn bộ quy trình và dữ liệu quản lý bảng lương của nhân viên. Ngoài ra, đây còn là khoản đầu tư mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp khi chỉ tốn chi phí cài đặt và triển khai ban đầu. 

3. 6 Bước Chuẩn Hóa Quy Trình Thực Hiện Hệ Thống Tính Lương Nhân Viên 

1. Lập quyết toán tiền lương 

Quyết toán tiền lương là văn bản quy định về cơ chế và cách thức trả lương do công ty xây dựng và ban hành trong nội bộ công ty trên cơ sở các quy định của pháp luật. Quy chế trả lương quy định rõ ràng, minh bạch các vấn đề liên quan đến tiền lương của người lao động như tiền thưởng, phụ cấp và các khoản tương đương để làm cơ sở tính lương hàng tháng cho người lao động. Để xây dựng bộ quy chế tiền lương bài bản và chuẩn mực, doanh nghiệp cần luôn theo dõi, cập nhật các quy định mới của pháp luật lao động, đồng thời căn cứ vào tình hình hoạt động để có những thay đổi, cải tiến phù hợp. Xây dựng quy chế tiền lương rõ ràng, minh bạch Xây dựng quy chế tiền lương rõ ràng, minh bạch

 2. Xây dựng bảng lương 

Thang lương là hệ thống các nhóm lương, thang lương, bậc lương được lập để làm căn cứ trả lương cho người lao động. Là cơ sở để công ty tính mức lương hàng tháng bên cạnh các yếu tố như chức vụ và vị trí, tính chất công việc, khả năng và kết quả hoàn thành công việc của người lao động. Việc xây dựng bảng lương là việc làm bắt buộc để làm cơ sở pháp lý cho việc trả lương cho người lao động và đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong quản lý tiền lương. Đồng thời, thang lương còn là hệ quy chiếu cho phép người lao động biết được thu nhập thực tế của mình và tạo động lực để họ phấn đấu đạt được mức lương trong thang lương quy định. Doanh nghiệp cần lưu ý khi xây dựng thang bảng lương cần nắm rõ các quy định của luật lương tối thiểu vùng, cũng như tham khảo ý kiến ​​của công đoàn và bộ phận nhân sự của công ty. 

3. Quản lý chấm công 

Quản lý chấm công là việc kiểm soát, ghi chép thời gian làm việc thực tế của nhân viên để làm căn cứ tính lương. Hiện nay có rất nhiều hình thức chấm công nhân viên và quản lý chấm công khác nhau đáp ứng nhiều nhu cầu công việc và tính chất công việc khác nhau như: Chấm công bằng thẻ giấy, thẻ từ Chấm công quét mã vân tay Đồng hồ FaceID (nhận dạng khuôn mặt) Thời gian bằng định vị GPS Bên cạnh việc theo dõi quá trình chấm công hàng ngày của nhân viên, HR còn phải quản lý chặt chẽ các yêu cầu phát sinh trong tháng như xin nghỉ, nghỉ không lương, yêu cầu chấm công bù… để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tính lương chính xác. 

4. Tính lương 

Để thực hiện tính lương cho nhân viên, HR cần tập hợp, tổng hợp toàn diện các thông tin, dữ liệu cấu thành nên lương của nhân viên bao gồm: số ngày làm việc thực tế, hệ số lương, chỉ tiêu KPI, v.v. Mỗi công ty sẽ có một cách tính lương khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm của hệ thống tiền lương và tính chất của vị trí đảm nhiệm. Tuy nhiên, mỗi công ty phải đảm bảo tuân thủ các yêu cầu sau: Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và đúng đắn Tính lương đúng hạn và đúng hạn theo yêu cầu 

 5. Trả lương 

Sau khi có bảng lương và được các bên liên quan xác nhận, HR sẽ tiến hành thanh toán lương cho nhân viên trong khung thời gian quy định. Hiện nay, có rất nhiều hình thức trả lương cho nhân viên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình này như: Trả lương bằng tiền mặt trực tiếp cho người lao động Lập phiếu lương và nộp cho người đại diện nhận, hình thức này phù hợp với các công ty, doanh nghiệp có đặc thù làm việc theo nhóm, dự án. Chuyển lương nhân viên qua tài khoản ngân hàng Ủy nhiệm chi trả lương qua dịch vụ chi trả lương của ngân hàng Thanh toán lương nhân viên bằng chuyển khoản Thanh toán lương nhân viên bằng chuyển khoản 

6. Quyết toán thuế và nộp bảo hiểm

 Quyết toán thuế thu nhập cá nhân và đóng bảo hiểm cho người lao động là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp. Vì vậy, quy trình này phải được thực hiện nghiêm túc, đảm bảo đúng thời gian quy định của pháp luật. 

4. Giải pháp tối ưu hóa quy trình quản lý lương nhân viên trong công ty 

Thường xuyên cập nhật quy chế lương 

Chính sách pháp luật lao động, quy định về tiền lương luôn được thay đổi và hoàn thiện qua từng thời kỳ. Vì vậy, doanh nghiệp phải liên tục cập nhật, nắm bắt để có những điều chỉnh phù hợp nhằm đáp ứng các chuẩn mực pháp luật hiện hành và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. 

Xây dựng chính sách tiền lương rõ ràng, minh bạch 

Đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong việc quản lý tiền lương là ưu tiên hàng đầu vì nó giúp tạo dựng niềm tin giữa nhân viên và đảm bảo uy tín của công ty. Các quy định, chính sách, cơ chế, tiền lương cần được công bố công khai trong nội bộ công ty, bằng ngôn ngữ dễ hiểu, dễ tiếp cận để mọi người lao động trong tổ chức hiểu được quyền lợi của mình. 

Nhận đề xuất và phản hồi từ nhân viên 

Nguồn nhân lực là sức mạnh trung tâm của tổ chức, cũng là mục tiêu chính mà công tác quản lý tiền lương hướng tới. Vì vậy, nhà quản lý nên chủ động ghi nhận những phản hồi, ý kiến ​​đóng góp của nhân viên để phát hiện những thiếu sót trong quản lý tiền lương và xây dựng kế hoạch cải tiến, sửa đổi kịp thời. Lắng nghe ý kiến ​​của nhân viên cũng giúp công ty giảm thiểu nguy cơ xung đột nội bộ. 

Tự động hóa hệ thống quản lý tiền lương 

Để chuẩn hóa hệ thống quản lý tính lương nhân viên, đồng thời tối ưu hóa lợi ích cho doanh nghiệp và người lao động, việc áp dụng các công cụ tự động hóa quy trình tính lương là vô cùng cần thiết. Phần mềm quản lý tính lương số hóa toàn bộ quy trình tính lương nhân viên công ty vào một nền tảng duy nhất, giúp tự động hóa các bước tổng hợp dữ liệu, tính lương, xét duyệt hồ sơ cho HR, giúp tiết kiệm đến 60% thời gian của bộ phận HR mà vẫn đảm bảo độ chính xác.