Cách quản lý công văn đi đến bằng excel

 quản lý công văn đi đến bằng excel

1. Phần mềm Excel xử lý được những loại văn bản nào? 

Cùng với Excel, bạn có thể sử dụng phần mềm này để quản lý nhiều loại văn bản khác nhau như: 

 Văn bản đến: Đây là văn bản được gửi  từ bên ngoài công ty như thông báo từ  cơ quan nhà nước, cơ quan chính phủ, thông cáo báo chí, tài liệu của khách hàng, tài liệu từ các công ty khác hoặc cộng đồng.  Văn bản đi: Là những văn bản được lập và gửi cho các đối tượng bên ngoài công ty. Tài liệu nội bộ: Bao gồm các loại giấy tờ, tài liệu, hồ sơ được sử dụng trong nội bộ công ty, doanh nghiệp. Văn bản thường ở dạng nhật ký, quyết định, quy chế, kế hoạch công tác, tổng hợp báo cáo thường kỳ… được chuyển từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc giữa các bộ phận với nhau. Đây là tài liệu có giá trị nội bộ,  thông tin sẽ được phổ biến và áp dụng trong nội bộ công ty. 

2. Các bước quản lý văn bản  đến bằng Excel 

 Để có thể quản lý văn bản trên Excel, bạn có thể tham khảo các bước  dưới đây: 

 Xây dựng quy trình quản lý văn bản bằng Excel 

 Để có thể quản lý văn bản  đến bằng Excel, trước hết bạn phải tạo quy trình quản lý văn bản đi. Đây là bước quan trọng giúp xác định tài liệu đang ở  trạng thái nào để  xử lý tiếp. 

 Với văn bản đến 

 Khi  một tài liệu được gửi đến công ty, bạn  phải thêm văn bản vào thư mục văn bản đến. Văn bản ở trạng thái chưa được xử lý kèm theo các  ghi chú như thời gian nhận văn bản, phân loại văn bản, số  văn bản, ngày ký ban hành, người gửi, nơi gửi, người ký văn bản và nội dung văn bản, đối tượng thực hiện việc xử lý văn bản. 

 Sau đó văn bản đến sẽ được chuyển tiếp đến dịch vụ thực hiện xử lý văn bản. Trong quá trình giải quyết hồ sơ, nhân viên văn phòng phải theo sát tiến độ công việc. Sau khi xử lý xong, hồ sơ được chuyển trả cho Cơ quan đăng ký để  lưu trữ theo quy định. Tại thời điểm này, tài liệu sẽ ở trạng thái đã xử lý.  Với văn bản đi 

 Với văn bản đi,  thư tín sẽ phải vào sổ với các thông tin như số văn bản, nội dung trích yếu… Sau đó văn bản sẽ được chuyển đến nơi đến theo quy định. 

  3. Phân loại, xác định danh mục văn bản quản lý 

 Bước tiếp theo trong việc quản lý tài liệu đến bằng Excel là  phân loại và xác định danh mục tài liệu kinh doanh. Bạn sẽ cần thống kê đầy đủ tài liệu, nhớ đừng bỏ sót. Hãy cẩn thận đặt tên cho các danh mục dễ hiểu để mọi người có thể tìm thấy chúng trong quá trình này. Một số danh mục thường được lựa chọn để quản lý văn bản  đến trong Excel là: 

 Loại văn bản: Bao gồm báo cáo, quyết định, công văn, ý kiến, nghị quyết, kết luận, chỉ thị... 

 Trạng thái tài liệu: Chưa xử lý, đang xử lý, đang xử lý, đang lưu trữ.  Bộ phận phụ trách: Hành chính, nhân sự, kế toán, marketing,.. 

 4. Tạo Sổ quản lý văn bản đi Quản lý văn bản đến bằng Excel 

 Khi bạn sử dụng Excel để quản lý văn bản  đến, bạn cần tạo sổ quản lý theo nhiều sheet khác nhau. Khi một loại văn bản xuất hiện, bạn sẽ nhập nó vào sổ tương ứng. Tùy theo nhu cầu quản lý mà bạn có thể tạo tiêu đề cho các cột trong bảng theo ý muốn.  Để tạo sổ quản lý tài liệu, bạn có thể tận dụng một số tính năng hữu ích sau: 

 Sử dụng chức năng Kiểm tra dữ liệu để tạo danh sách lựa chọn gồm  loại văn bản,  trạng thái văn bản, bộ phận  xử lý, người nhận, nơi lưu trữ văn bản... 

 Sử dụng tính năng định dạng có điều kiện để theo dõi  trạng thái tài liệu. Sau khi thiết lập, Excel sẽ tự động thông báo các chứng từ cần xử lý để người thực hiện có  hướng thực hiện phù hợp. 

5.. Những lưu ý khi quản lý văn bản  đến bằng Excel 

 Việc sử dụng Excel để quản lý tài liệu là phương pháp  được áp dụng rộng rãi hiện nay do  khả năng giảm thiểu chi phí cũng như sự đơn giản trong việc tạo mới và  cập nhật dữ liệu. Khi sử dụng Excel bạn cần lưu ý: 

 Việc sử dụng các hàm công thức rất khó hiểu, đặc biệt là với lượng văn bản lớn, vì vậy hãy kiểm tra cẩn thận khi thực hiện.  Chú ý  bảo mật khi lưu tài liệu vì sử dụng Excel dễ bị rò rỉ thông tin.  Chỉ nên chọn cách này khi doanh nghiệp của bạn  vừa và nhỏ, vì khi khối lượng tài liệu càng nhiều thì tốc độ xử lý càng giảm. Đặc biệt, quản lý văn bản bằng Excel không phù hợp với các tổ chức cần báo cáo dữ liệu  quản lý văn bản một cách chi tiết.