Phương pháp luân chuyển chứng từ kế toán là gì? Các bước?

Phương pháp chứng từ kế toán có những ý nghĩa và vai trò quan trọng giúp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian cũng như là địa điểm phát sinh của nghiệp vụ kinh tế vào các bản chứng từ kế toán cụ thể. Chứng từ kế toán trên thực tế cũng thường sẽ có sự vận động. Sự vận động liên tục kế tiếp nhau của chứng từ kế toán từ giai đoạn này, sang giai đoạn khác được gọi là luân chuyển chứng từ. Chắc hẳn hiện nay vẫn còn nhiều người chưa hiểu về Phương pháp luân chuyển chứng từ kế toán là gì? Các bước ra sao? Bài viết dưới đây chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về vấn đề này.

1. Chứng từ kế toán là gì?

- Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

(khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015)

- Nội dung chứng từ kế toán:

+ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

- Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định nêu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

(Điều 16 Luật Kế toán 2015)

2. Phương pháp chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra sự phát sinh và hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế, qua đó thông tin và kiểm tra về hình thái và sự biến động của từng đối tượng thế toán cụ thể.

Phương pháp chứng từ được cấu thành bởi hai yếu tố:

+ Hệ thống bản chứng từ.

+ Kế hoạch luân chuyển chứng từ

Vai trò tác dụng của chứng từ kế toán

-Phương pháp chứng từ thích ứng với tính đa dạng và biến động liên tục của đối tượng hạch toán kế toán, có khả năng theo sát từng nghiệp vụ sau chụp nguyên hình các nghiệp vụ đó trên các bạn chứng từ để làm cơ sở cho công tác hạch toán kế toán, xử lý thông tin từ các nghiệp vụ đó.

-Hệ thống bạc chứng từ hợp pháp là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản, xác minh tính hợp pháp trong giải quyết các mối quan hệ kinh tế - pháp lý thuộc đối tượng của hạch toán kế toán, căn cứ cho việc kiểm tra, thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh, là cơ sở pháp lý cho mọi thông tin kế toán.

-Phương pháp chứng từ là phương tiện thông tin hỏa tốc phục vụ công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế.

-Theo sát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (về quy mô. thời gian, địa điểm, trách nhiệm vật chất của các đối tượng có liên quan), góp phần thực hiện tốt việc hạch toán kinh doanh nội bộ, khuyến khích lợi ích vật chất gắn liền với trách nhiệm vật chất.

-Chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng hạch toán cụ thể.

Do đó vị trí rất quan trọng và tác dụng to lớn trong công tác quản lý nói chung và học toán kế toán nói riêng phương pháp chứng từ kế toán phải được áp dụng trong tất cả các đơn vị hạch toán.

3. Các bước luân chuyển chứng từ kế toán

– Lập (thu thập) chứng từ là bước luân chuyển chứng từ đầu tiên:

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán như đã được phân tích bên trên sẽ đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán theo quy định cũng sẽ chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính cụ thể khác nhau.

Lập (thu thập) chứng từ kế toán sẽ giúp phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ theo mẫu qui định. Chứng từ được lập ra sẽ phải ghi rõ ràng, đầy đủ, kịp thời theo nội dung quy định trên mẫu và lập đủ số liên yêu cầu.

– Ký chứng từ kế toán là bước luân chuyển chứng từ tiếp theo:

+ Chứng từ kế toán khi được lập sẽ cần phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán thì sẽ cần phải được ký bằng bút mực. Chữ ký trên chứng từ kế toán không được ký sử dụng bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người sẽ cần phải có sự thống nhất.

+ Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do một chủ thể là người có thẩm quyền hoặc chủ thể là người được uỷ quyền ký. Pháp luật nước ta cũng nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của một chủ thể người ký.

+ Chứng từ kế toán chi tiền phải do một chủ thể là người có thẩm quyền ký duyệt chi và chủ thể là kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng nhằm mục đích chính đó là để chi tiền phải ký theo từng liên cụ thể.

+ Cần lưu ý rằng, các chứng từ điện tử đều cần sẽ phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

– Kiểm tra chứng từ cũng là một bước luân chuyển chứng từ kế toán:

Khi các chủ thể nhận được chứng từ kế toán sẽ có trách nhiệm phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ kế toán đó. Chỉ sau khi được kiểm tra và đảm bảo tính hợp pháp thì chứng từ kế toán mới làm căn cứ để từ đó được ghi sổ kế toán.

Trình tự thực hiện việc kiểm tra chứng từ kế toán cụ thể như sau:

+ Các chủ thể sẽ cần phải kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.

+ Sau đó, các chủ thể sẽ cần phải kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, thực hiện việc đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan trên thực tế.

+ Các chủ thể cũng sẽ cần phải kiểm kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Khi các chủ thể kiểm tra chứng từ kế toán mà chủ thể đó phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (cụ thể như hành vi không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho, cùng nhiều hành vi khác) bên cạnh đó thì các chủ thể có trách nhiệm báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để nhằm mục đích nhanh chóng xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì chủ thể là người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ sẽ cần phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và thực hiện việc điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

Như vậy, cần tiến hành kiểm tra tính trung thực, rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ kể toán cũng như các chủ thể sẽ cần tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lí, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên thực tiễn.

– Ghi sổ kế toán là một bước luân chuyển chứng từ kế toán:

Tiến hành việc ghi giá cho những chứng từ chưa có giá theo đúng nguyên tắc tính giá cụ thể. Thực hiện việc phân loại chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ kinh tế, từng thời điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ. Các chủ thể sẽ cần phải lập định khoản và ghi sổ kế toán.

– Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán cần phải được bảo quản một cách đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng.

Chủ thể là kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị phải lưu trữ chứng từ kế toán gốc.

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 10 năm đối với những chứng từ kế toán được dùng để trực tiếp ghi sổ và lập báo cáo tài chính.

Khi các chủ thể phát hiện chứng từ kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại, doanh nghiệp phải kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng mất, hiện trạng và nguyên nhân khiến chứng từ kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại và sau đó thông báo cho cơ quan có thẩm quyền.

– Chuyển chứng từ kế toán vào lưu trữ và huỷ là bước cuối của luân chuyển chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán như chúng ta đã biết chính là căn cứ pháp lý để ghi sổ, đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Vì vậy sau khi thực hiện việc ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán chứng từ được chuyển sang lưu trữ, bảo đảm an toàn, chứng từ kế toán không bị mất khi cần có thể tìm được nhanh chóng.

Chứng từ kế toán khi được lưu trữ thì sẽ phải là bản chính. Đối với trường hợp chứng từ kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu chứng từ kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.

Chứng từ kế toán cũng sẽ phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn là mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán theo đúng quy định pháp luật.

Chứng từ kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

+ Chứng từ kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho hoạt động  quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để nhằm ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

+ Chứng từ kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để nhằm mục đích thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

Khi hết thời hạn lưu trữ được nêu cụ thể bên trên, chứng từ kế toán phải được đem huỷ.

Mọi kế toán của các tổ chức, cơ quan hay các doanh nghiệp sẽ đều cần tạo chứng từ khi nhận được hóa đơn từ chủ thể là nhà cung cấp và việc thanh toán đã được thực hiện cho hóa đơn đó. Không những thế chứng từ kế toán là một nguồn tài liệu và bằng chứng quan trọng đối với các giao dịch diễn ra trong một doanh nghiệp. Sau này, khi kiểm toán xảy ra hàng năm, các chứng từ kế toán này trong kế toán đóng vai trò rất cần thiết và quan trọng. Các chứng từ kế toán hoạt động như bằng chứng kiểm toán cho các kiểm toán viên bên ngoài. Chứng từ kế toán cũng giúp cho các chủ thể là những chủ doanh nghiệp có thể nắm được mọi giao dịch của công ty.