Quản lý kho luôn là vấn đề quan trọng và đau đầu của nhiều doanh nghiệp, chủ shop, cửa hàng. Việc tính toán, theo dõi hàng tồn kho kém là một trong những lý do hàng đầu tại sao các doanh nghiệp nhỏ thất bại. Vì thế mà phần mềm quản lý kho được coi là giải quyết tối ưu nhất cho các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên nhiều người lại chưa hiểu rõ về vấn đề này. Hãy cùng ACC tìm hiểu các thông tin về phần mềm quản lý kho lạnh thông qua bài viết dưới đây để hiểu rõ thêm về vấn đề này nhé.
1. Phần mềm quản lý kho là gì?
Phần mềm quản lý hàng tồn kho bao gồm các ứng dụng kinh doanh thống kê, theo dõi, quản lý và tổ chức bán sản phẩm, mua nguyên liệu và quy trình sản xuất khác. Doanh nghiệp có thể sử dụng các hệ thống dựa trên mã vạch hoặc RFID để xem khi các chuyến hàng đi vào, nơi mà nguyên liệu được đặt và khi sản phẩm của họ đã xuất xưởng.
Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và công suất rất nhiều, từ đó có thể tập trung vào việc tìm kiếm, phân tích và làm giảm sự thiếu hiệu quả trong mô hình của họ.
2. Tính năng cơ bản của phần mềm quản lý kho
Một hệ thống quản lý kho bao gồm 5 chức năng chính:
Kế hoạch – Planning
Chức năng này hoàn thiện kế hoạch hàng ngày để tiếp nhận các hoạt động nhập kho, lựa chọn khối lượng công việc cũng như thay đổi. Đồng thời xử lý các đơn đặt hàng trong ngày, ước tính nguồn nhân lực và số lượng xe cần thiết để đảm bảo cho quá trình vận chuyển đạt được hiệu quả cao nhất; thông tin với các hãng vận tải được giữ liên tục và thông báo kịp thời nhằm đáp ứng yêu cầu trong ngày một cách nhanh nhất.
Tổ chức – Organizing
Xác định thứ tự các đơn hàng được lựa chọn. Việc tổ chức các đơn hàng được chọn này được thực hiện bằng nhiều phương pháp khác nhau nhằm đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp. Mục đích chính của nhà quản trị khi sử dụng những chức năng tổ chức là để kiểm soát và phát hiện ra những đơn hàng không mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và từ chối chúng.
Kế hoạch này bao gồm 2 mục tiêu là giảm thiểu không gian chứa những đơn hàng không mang lại lợi nhuận và hỗ trợ giám sát tiến trình, giảm thiểu sự chậm trễ của hệ thống giao vận thông qua việc tạo ra các đơn hàng theo dòng chảy nhất định.
Nhân sự – Staffing
Nhân viên làm việc liên quan đến hoạt động của kho, họ sẽ được chỉ định và hướng dẫn làm việc với chức năng của kho nhằm giảm thiểu thời gian.
Chỉ đạo – Directing
Giúp bảo đảm các quy trình và thủ tục trong quản lý kho được thống nhất, phù hợp với tính chất công việc và mục đích của công ty. Chức năng Directing này cũng có thể được sử dụng để phân chia công việc cho từng nhân viên và quản lý hiệu quả sau đó.
Kiểm soát – Controlling
Cung cấp các mốc kết quả để nhà quản trị kho có căn cứ theo dõi tiến trình công việc hàng ngày. Thông qua đó có thể đáp ứng các yêu cầu một cách kịp thời và chính xác, phân tích công việc tại kho lưu trữ thông qua các dữ liệu và báo cáo.
3. Có nên sử dụng phần mềm quản lý kho lạnh miễn phí?
Khi sử dụng phần mềm miễn phí, bạn có thể tiết kiệm được đáng kể chi phí cho việc vận hành vì không cần trả bất kỳ khoản phí nào để sử dụng. Trong khi đó phần mềm thông thường yêu cầu doanh nghiệp chi một số tiền nhất định mới có thể cài đặt, sử dụng lâu dài. Ưu điểm này vô cùng hữu ích đối với các tổ chức quy mô nhỏ, không có quá nhiều yêu cầu khắt khe.
Bên cạnh đó, các phần mềm miễn phí thường được thiết kế với giao diện đơn giản, trực quan nên toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp của bạn có thể nhanh chóng làm quen với các thao tác và tính năng, tạo sự thuận lợi trong quá trình làm việc. Ngoài ra việc ứng dụng các phần mềm quản lý kho lạnh miễn phí cũng mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích, giúp khắc phục khó khăn, giải quyết vướng mắc và tăng hiệu quả công việc.
Bên cạnh ưu điểm thì phần mềm miễn phí cũng có những nhược điểm nhất định. Đầu tiên phải kể đến đó là các phần mềm này không được trang bị đầy đủ các tính năng như một phần mềm có phí, do đó trong quá trình sử dụng bạn vẫn có thể gặp những khó khăn chưa thể được giải quyết.
Phần mềm quản lý kho lạnh miễn phí không thể đảm bảo tính bảo mật cao, đặc biệt khi bạn tải về từ các trang Web không uy tín, virus, mã độc rất dễ tấn công vào hệ thống máy tính của doanh nghiệp. Đồng thời kẻ xấu có thể lợi dụng để chỉnh sửa, đánh cắp thông tin, dữ liệu quan trọng.
Ngoài ra, trong quá trình sử dụng, phần mềm miễn phí rất hay xảy ra lỗi, gây ảnh hưởng đến công việc của toàn bộ nhân sự trong công ty cũng như các phòng ban khác. Đặc biệt bạn sẽ không được nhà cung cấp tư vấn, hỗ trợ trong những trường hợp này. Khi đó bạn cần chủ động tìm hiểu và khắc phục sự cố này.
Để có thể đưa ra được quyết định chính xác cho việc sử dụng phần mềm có phí hay miễn phí, bạn nên cân nhắc đến những lợi ích và rủi ro có thể xuất hiện, đồng thời dựa vào nhu cầu thực tế, khả năng tài chính của doanh nghiệp.
Lợi ích của phần mềm quản lý kho lạnh
Phần mềm quản lý kho lạnh mang đến cho người dùng những lợi ích trong vấn đề quản lý, kiểm soát, theo dõi sản phẩm trong kho, đảm bảo hiệu quả vận hành cao. Cụ thể:
Dễ dàng quản lý hàng hóa một cách chi tiết
Phần mềm quản lý kho lạnh cũng giống với một phần mềm quản lý kho thông thường, hỗ trợ người dùng thống kê chi tiết từng sản phẩm theo mã hàng, loại hàng, số lượng, thời gian nhập – xuất,… Qua đó người quản lý dễ dàng kiểm soát được sự biến động hàng hóa trong kho, tránh tình trạng hư hỏng hoặc thất thoát gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Hỗ trợ theo dõi tiến trình làm việc của nhân viên
Hạn chế sai sót
Thông qua các tính năng của phần mềm, tất cả những thông tin về hàng hóa, nhân viên được lưu trữ, cập nhật trên hệ thống một cách tự động, đảm bảo tính thống nhất và chính xác cao. Nhờ đó quá trình làm việc hạn chế được nhiều sai sót, góp phần tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, khi có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý kho lạnh, quản lý nhanh chóng cập nhật tình hình hàng hóa và đưa ra được biện pháp xử lý nếu quá trình lưu kho, bảo quản xảy ra vấn đề. Điều này giúp doanh nghiệp vận hành và hoạt động thuận lợi, không bị thất thoát như cách quản lý truyền thống.
4. Top 5 phần mềm quản lý kho lạnh hiệu quả nhất
FaceWorks là phần mềm quản lý kho lạnh được nhiều doanh nghiệp tin dùng, với giao diện thân thiện, đơn giản, dễ sử dụng. Nhờ hệ thống phân cấp chi tiết, giải pháp phần mềm FaceWorks giúp bạn quản lý kho lạnh một cách chi tiết, hiệu quả, tránh thất thoát, lãng phí tài sản doanh nghiệp. FaceWorks hỗ trợ người dùng quản lý mọi lúc mọi nơi từ máy tính bảng, máy bàn, điện thoại để kịp thời đưa ra những thay đổi, điều chỉnh phù hợp.
Những tính năng của phần mềm quản lý kho lạnh FaceWorks bao gồm:
- Quản lý hàng hóa, sản phẩm trong kho lạnh.
- Quản lý thông tin liên quan đến đối tác, nhà cung cấp, nhà phân phối.
- Quản lý quá trình và số lượng xuất nhập kho.
- Hỗ trợ kiểm kê, theo dõi hàng hóa.
Phần mềm quản lý kho lạnh TTV không chỉ cung cấp giải pháp cho việc quản lý bán hàng, quản lý kho mà còn cung cấp tính năng thông minh giúp quản lý biết được chính xác vị trí sản phẩm trong kho, đồng thời đưa ra hình ảnh sơ đồ trực quan. Nhờ đó vấn đề quản lý kho sẽ hiệu quả và đơn giản hơn, tiết kiệm được đáng kể thời gian, chi phí cũng như tối ưu hóa nhân sự.
NHS COLD STORAGE là phần mềm được nghiên cứu và phát triển bởi công ty Nguyễn Hoàng, đảm bảo sự chuyên nghiệp với các phân hệ quản lý theo từng quy trình nhất định. Dữ liệu cập nhật trên phần mềm được đồng bộ hóa, chính xác và có độ ứng dụng thực tế cao.
Sử dụng phần mềm quản lý kho lạnh NHS COLD STORAGE, bạn có thể: Theo dõi tình hình xuất nhập khẩu, tồn hàng trong kho; Theo dõi tình hình luân chuyển kho; Quản lý số lượng hàng tồn kho; Tính phí dịch vụ kho; Quản lý nhập hàng tái chế,…
Phần mềm quản lý kho lạnh VietFul là sản phẩm của công ty cùng tên, được thiết kế dựa trên nền tảng công nghệ vận hành kho Fulfillment By Amazon. Phần mềm này mang đến nhiều lợi ích trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc với kho lạnh.
Thông qua phần mềm VietFul, bạn có thể sắp xếp, lưu trữ hàng hóa thông minh, dễ dàng quản lý việc sắp xếp hàng hóa trong kho, kiểm kê lượng hàng tồn kho theo thời gian thực, đóng gói hàng theo các yêu cầu khác nhau,…
Phần mềm DMS COLD STORAGE được thiết kế theo quy trình kinh doanh dịch vụ kho lạnh dành cho các doanh nghiệp hoạt động trong đa dạng lĩnh vực, ngành nghề. Khi sử dụng, DMS COLD STORAGE luôn được tối ưu hóa để mang đến hiệu quả cao trong vận hành, hoạt động, giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian và chi phí.
Ngoài các chức năng cơ bản như: Lưu trữ thông tin, phân quyền người dùng, cập nhật và lưu trữ toàn bộ các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động, phần mềm DMS COLD STORAGE còn cho phép người dùng dễ dàng quản lý hàng hóa trong kho theo từng tiêu chí khác nhau, đồng thời xuất báo cáo đơn giản, chính xác và nhanh chóng.
Trên đây là một số thông tin về phần mềm quản lý kho lạnh. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Luật ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
Nội dung bài viết:
Bình luận