Quản lý kho luôn là vấn đề quan trọng và đau đầu của nhiều doanh nghiệp, chủ shop, cửa hàng. Việc tính toán, theo dõi hàng tồn kho kém là một trong những lý do hàng đầu tại sao các doanh nghiệp nhỏ thất bại. Vì thế mà phần mềm quản lý kho được coi là giải quyết tối ưu nhất cho các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên nhiều người lại chưa hiểu rõ về vấn đề này. Hãy cùng ACC tìm hiểu các thông tin về phần mềm quản lý kho google thông qua bài viết dưới đây để hiểu rõ thêm về vấn đề này nhé.
1. Phần mềm quản lý kho là gì?
Phần mềm quản lý hàng tồn kho bao gồm các ứng dụng kinh doanh thống kê, theo dõi, quản lý và tổ chức bán sản phẩm, mua nguyên liệu và quy trình sản xuất khác. Doanh nghiệp có thể sử dụng các hệ thống dựa trên mã vạch hoặc RFID để xem khi các chuyến hàng đi vào, nơi mà nguyên liệu được đặt và khi sản phẩm của họ đã xuất xưởng.
Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và công suất rất nhiều, từ đó có thể tập trung vào việc tìm kiếm, phân tích và làm giảm sự thiếu hiệu quả trong mô hình của họ.
2. Tính năng cơ bản của phần mềm quản lý kho
Một hệ thống quản lý kho bao gồm 5 chức năng chính:
Kế hoạch – Planning
Chức năng này hoàn thiện kế hoạch hàng ngày để tiếp nhận các hoạt động nhập kho, lựa chọn khối lượng công việc cũng như thay đổi. Đồng thời xử lý các đơn đặt hàng trong ngày, ước tính nguồn nhân lực và số lượng xe cần thiết để đảm bảo cho quá trình vận chuyển đạt được hiệu quả cao nhất; thông tin với các hãng vận tải được giữ liên tục và thông báo kịp thời nhằm đáp ứng yêu cầu trong ngày một cách nhanh nhất.
Tổ chức – Organizing
Xác định thứ tự các đơn hàng được lựa chọn. Việc tổ chức các đơn hàng được chọn này được thực hiện bằng nhiều phương pháp khác nhau nhằm đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp. Mục đích chính của nhà quản trị khi sử dụng những chức năng tổ chức là để kiểm soát và phát hiện ra những đơn hàng không mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và từ chối chúng.
Kế hoạch này bao gồm 2 mục tiêu là giảm thiểu không gian chứa những đơn hàng không mang lại lợi nhuận và hỗ trợ giám sát tiến trình, giảm thiểu sự chậm trễ của hệ thống giao vận thông qua việc tạo ra các đơn hàng theo dòng chảy nhất định.
Nhân sự – Staffing
Nhân viên làm việc liên quan đến hoạt động của kho, họ sẽ được chỉ định và hướng dẫn làm việc với chức năng của kho nhằm giảm thiểu thời gian.
Chỉ đạo – Directing
Giúp bảo đảm các quy trình và thủ tục trong quản lý kho được thống nhất, phù hợp với tính chất công việc và mục đích của công ty. Chức năng Directing này cũng có thể được sử dụng để phân chia công việc cho từng nhân viên và quản lý hiệu quả sau đó.
Kiểm soát – Controlling
Cung cấp các mốc kết quả để nhà quản trị kho có căn cứ theo dõi tiến trình công việc hàng ngày. Thông qua đó có thể đáp ứng các yêu cầu một cách kịp thời và chính xác, phân tích công việc tại kho lưu trữ thông qua các dữ liệu và báo cáo.
3. Giới thiệu về phần mềm quản lý kho Google sheet
Quản lý kho bằng Goolge Sheet có nhiều điểm giống với quản lý kho bằng Excel do sự giống nhau về chức năng của chúng. Tuy nhiên, quản lý kho bằng Google Sheet có nhiều lợi ích hơn Excel ở các điểm:
- Cập nhật dữ liệu một cách nhanh chóng, dữ liệu được lưu trực tuyến bởi điện toán đám mây, nên không sợ mất dữ liệu.
- Theo dõi file mọi lúc mọi nơi, trực tiếp trên di động hoặc máy tính có kết nối internet.
- Chức năng auto-saved (tự động lưu) giúp bạn không cần lo mất điện mà bị “bay mất” dữ liệu trong khi cập nhật file.
- Bảo mật tốt và có cách chia sẻ trực tiếp cho nhiều thành viên khác bằng cách bấm vào nút chia sẻ ở góc phải màn hình và thêm một địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ.
- Có tính năng chia sẻ dưới dạng “chỉ được xem” để tránh người xem thay đổi dữ liệu.
- Tương tác trên file theo thời gian thực, có thể cùng xem và chỉnh sửa file cùng lúc với nhiều người.
Để bắt đầu tạo file Google Sheet bạn cần phải có một tài khoản Google để có thể sử dụng các ứng dụng của Google trong đó có Google Sheet. Để tạo tài khoản Google bạn vào link đăng ký tài khoản cá nhân: https://bit.ly/3dRwrh2 hoặc link đăng ký tài khoản cho doanh nghiệp https://bit.ly/3hLpxuH. Sau khi có tài khoản Google bạn truy cập Google Drive, chọn thêm file mới ở nút hình dấu + phía trên bên trái giao diện => chọn Google Sheets. Tại link vừa mở, bạn sẽ thấy giao diện sử dụng Google Sheets có các nút và chức năng giống như Excel. Tại đây bạn nhập tên các cột thông tin cần kê khai và tạo bảng theo nhu cầu.Để tạo file quản lý kho với Google Sheets, thông thường sẽ cần tạo 2 sheet để theo dõi song song là Sheet nhật ký xuất nhập hàng hóa. Mẫu quản lý nhật ký xuất nhập hàng hóa và quản lý kho của từng ngành nghề lại có sự khác biệt khác nhau tuy nhiên cần có các thông tin chung như:Quản lý xuất nhập hàng hóa: Ngày, tên sản phẩm, mã sản phẩm, đơn vị tính, giá, chọn hành động xuất hay nhập kho, số lượng, lý do xuất/nhập.Quản lý kho: Ngày tháng, loại hành động xuất hay nhập kho, tên sản phẩm, mã sản phẩm, đơn vị tính,tồn đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất, tồn cuối kỳ. Nếu bạn đã có file Excel quản lý kho có sẵn có thể upload lên để có thể mở và sử dụng trên Google Sheet bằng cách chọn Upload file trong mục dấu cộng ở góc trên bên trái giao diện Drive.Những điều cần lưu ý khi quản lý kho với Google Sheet
Bạn có thể tạo danh sách thả xuống để lựa chọn thay vì nhập liệu giá trị nếu số liệu đó có ít lựa chọn và các lựa chọn đó lặp đi lặp lại để tiết kiệm thời gian và hạn chế nhập sai thông tin. Ví dụ như trong file quản lý kho có thể ứng dụng cho cột chọn hành động “Nhập” hoặc “Xuất” hoặc với mô hình kinh doanh có ít loại sản phẩm cố định không thay đổi cũng có thể dùng tính năng này cho cột tên sản phẩm.Cách 1: Tạo dữ liệu thả bằng cách nhập Chọn một ô hoặc nhiều ô trong bảng tính > Chọn Dữ liệu > Chọn Xác thực dữ liệu > Tại mục Tiêu chí, bạn hãy chọn Danh sách mục.Nhập văn bản hoặc số và cách nhau bằng dấu phẩy (ví dụ: Nhập, Xuất) > Chọn Hiển thị danh sách thả xuống trong ô và Từ chối dữ liệu nhập hoặc Hiển thị cảnh báo (khi nhập dữ liệu khác các lựa chọn) > Nhấn Lưu.Cách 2: Tạo dữ liệu thả khi đã có sẵn dữ liệu trong bảng tínhChọn một ô hoặc nhiều ô trong bảng tính > Chọn Dữ liệu > Chọn Xác thực dữ liệu > Tại mục Tiêu chí, bạn hãy chọn Danh sách từ một dải ô > Nhấn vào biểu tượng ô lưới > > Chọn vùng giá trị (danh sách dữ liệu ở bảng tính có sẵn) > Nhấn OK Chọn Hiển thị danh sách thả xuống trong ô và Từ chối dữ liệu nhập hoặc Hiển thị cảnh báo (khi nhập dữ liệu khác các lựa chọn) > Nhấn Lưu.
- Sử dụng các phép tính và hàm tính
Đừng quên sử dụng các công thức tính đơn giản như phép tính cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/) trong Google Sheets để đơn giản hóa công việc nhập dữ liệu. Đơn giản như công thức tính tồn cuối kỳ sẽ là: Tồn cuối = tồn đầu + nhập – xuấtMột hàm rất hay dùng trong việc quản lý kho là hàm VLOOKUP để dò tìm dữ liệu giúp việc nhập liệu đơn giản hơn. Ví dụ phần tên và mã sản phẩm trong danh sách nhật ký xuất nhập có thể dùng để tham chiếu sang cột của bên quản lý kho. Hàm có công thức như sau: =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])Trong đó các tham số in đậm bắt buộc phải có.
- VLOOKUP: Là tên hàm
- lookup_value: Giá trị dùng để dò tìm
- table_array: Bảng chứa giá trị cần dò tìm, để ở dạng giá trị tuyệt đối với dấu $ đằng trước, ví dụ: $A$3:$E$40.
- col_index_num: Thứ tự của cột chứa giá trị dò tìm trên table_array. Cũng để ở dạng giá trị tuyệt đối với $ đằng trước
- range_lookup: Là phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò tìm tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối). Tham số này không bắt buộc phải luôn có trong công thức.
Ngoài VLOOKUP thì hàm INDEX cũng là một hàm có thể dùng để giúp lấy giá trị tại một ô trong một cột và dòng của bảng tính này sang bảng tính khác. Công thức hàm INDEX là: =INDEX(reference;row_num;[column_num],[area_num])Trong đó:
- reference: vùng tham chiếu hoặc ô tham chiếu (có thể kết hơp nhiều mảng với nhau)
- row_num: chỉ số hàng từ đó trả về một tham chiếu;
- column_num: chỉ số cột từ đó trả về một tham chiếu;
Có thể chọn nhập 1 trong 2 dữ liệu row_num hoặc column_num để tham chiếu - area_num: số của vùng ô sẽ trả về giá trị trong reference (tức là số thứ tự của mảng trong vùng tham chiếu). Nếu area_num được bỏ qua thì hàm INDEX mặc định dùng vùng 1.
- Kiểm tra lịch sử thêm/ sửa/ xóa khi cần
Đây là một chức năng rất hay của Google Sheet, bạn có thể kiểm tra được ai đã nhập và chỉnh sửa dữ liệu vào thời gian nào và chỉnh sửa gì. Khi cần kiểm tra đối chiếu kho bạn có thể tra lại lịch sử để tìm ra điểm bất thường. Đặc biệt tính năng này khá hữu ích khi việc chỉnh sửa file do nhiều người cùng thực hiện.
Trên đây là một số thông tin về phần mềm quản lý kho google. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Luật ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!