Văn bản quản lý nhà nước là các công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan trong bộ máy nhà nước, bao gồm 3 hệ cơ quan là: lập pháp, hành pháp và tư pháp theo một hình thức, thủ tục và thẩm quyền do luật pháp quy định. Vậy, Văn bản quản lý nhà nước gồm mấy loại. Trong bài viết hôm nay cùng Luật ACC Phân loại văn bản quản lý nhà nước nhé.
1. Chức năng của văn bản quản lý nhà nước
Chức năng thông tin:
Chức năng này là loại hình phổ biến của các loại văn bản. Chức năng này gắn liền với sự ra đời của chữ viết, khi chữ viết ra đời, con người đã biết ghi chép lại tình cảm, nguyện vọng, mong muốn của bản thân, ghi chép các sự kiện đã xảy ra trong quá khứ. Việc lưu giữ thông tin chữ viết (văn bản) có ưu điểm lớn là lưu giữ được lâu dài, chính xác, truyền đạt đến những khoảng cách xa mà không thay đổi về nội dung thông tin. (Thời tiền sử người ta có cách thông tin như dùng lửa, trống… nhưng những thông tin này còn phụ thuộc vào các yếu tố như gió, mưa, trình độ người nhận… do đó đã làm sai lệch thông tin. Do đó, khi chữ viết ra đời thì người ta đã biết nắm lấy và sử dụng nó như một công cụ đắc lực phục vụ cho hoạt động của mình).
Chức năng quản lý:
– Đây là chức năng riêng, mà chỉ VBQLNN mới có. Các cơ quan nhà nước hiện nay thường áp dụng 2 hình thức: quyết định miệng và quyết định bằng văn bản:
+ Quyết định miệng là người thủ trưởng giao việc cho nhân viên, hình thức này không phải trường hợp nào cũng dùng được.
+ Quyết định bằng văn bản thì chi tiết và chính xác hơn, mang tính quy phạm hơn. Do đó nó được ban hành theo thủ tục quy định với nhiều khâu: soạn thảo (gồm: thu thập thông tin, sàng lọc thông tin, soạn văn bản, trình duyệt, ban hành. Với khâu thu thập thông tin: có thể bằng các văn bản, bằng thực tế, với thực tế có những sai lệch do ý chủ quan của người được thu thập thông tin, do mối quan hệ hoặc do những nguyên nhân khác… Tất cả các quá trình trên là một vòng quay vô tận, liên quan với nhau).
– Sở dĩ nói văn bản có chức năng quản lý thì khâu quan trong nhất là ra quyết định quản lý, với 2 hình thức quyết định miệng và quyết định bằng văn bản là quan trọng, vì nó là cơ sở để chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị, kiểm tra, đánh giá hoạt động của đơn vị, cơ quan.
– Trong hoạt động quản lý, để phản ánh kết quả thực hiện quản lý, người ta cũng phải sử dụng văn bản. Những văn bản này có độ chân thực cao và có người chịu trách nhiệm về tính chân thực và tính pháp lý của các thông tin đó. Do đó nó được coi trọng hơn các hình thức thông tin khác. Bản thân các văn bản này là cơ sở để các cơ quan thu thập và xử lý thông tin để ra các quyết định quản lý mới. Chu trình này luôn lặp đi lặp lại trong quá trình hoạt động của cơ quan, khi sử dụng văn bản, người ta gọi là văn bản quản lý.
Chức năng pháp lý
Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý, nó thể hiện trên các khía cạnh sau:
– Các cơ quan sử dụng văn bản để ghi chép luật pháp, ghi chép quy định làm cơ sở pháp lý điều hành hoạt động của cơ quan (bất kỳ cơ quan nào cũng phải dựa trên cơ sở pháp lý này).
– Trên văn bản có những yếu tố thông tin đảm bảo tính chân thực và giá trị pháp lý trong văn bản (chữ ký, con dấu…).
2. Phân loại văn bản quản lý nhà nước
Phân loại văn bản là áp dụng phương pháp khoa học để giúp cho mọi người có thể đi sâu nhận biết một cách đầy đủ, cụ thể về các loại hình văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Để phân loại văn bản, người ta dựa theo các tiêu chí:
– Phân loại theo chủ thể ban hành văn bản, người ta chia ra:
+ Chia theo hệ cơ quan ban hành văn bản (VD: hệ thống văn bản của cơ quan lập pháp, hệ thống văn bản của cơ quan hành pháp, hệ thống văn bản của cơ quan tư pháp…). Chia ra như vậy sẽ dễ dàng cho việc tìm kiếm văn bản theo hệ cơ quan.
+ Chia theo các cơ quan cụ thể (hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của 1 cơ quan).
+ Kết hợp với mối quan hệ giữa các cơ quan trong hoạt động quản lý, với loại này có thể chia làm 3 nhóm:
. Văn bản của cơ quan cấp trên ban hành
. Văn bản do chính cơ quan ban hành
. Văn bản do cơ quan cấp dưới ban hành
– Phân loại theo nguồn gốc xuất xứ của văn bản: Xem văn bản này từ đâu ra, từ đâu đến, thường áp dụng cho phân loại văn bản của 1 cơ quan, thông thường chia làm 3 loại:
+ Công văn đi
+ Công văn đến
+ Công văn lưu hành nội bộ
– Phân loại theo hình thức văn bản:
+ Văn bản có tên gọi (gắn liền với công dụng và thẩm quyền ban hành văn bản).
+ Văn bản không có tên gọi (hay còn gọi là công văn hành chính).
Phân loại theo dạng này thường được thể hiện rõ tại khâu trình bày văn bản, nó thể hiện được thẩm quyền ban hành văn bản (nếu là loại có tên gọi).
– Phân loại theo tên gọi của văn bản (VD: QĐ, CT, BC, TT, Hợp đồng…). Cách thức này hay được sử dụng, dễ tra tìm, nghiên cứu chuyên đề nào dó, đáp ứng cho yêu cầu soạn thảo, ban hành văn bản, thuận lợi cho lập hồ sơ và công tác văn thư…
– Phân loại theo mức độ chính xác của văn bản. Phân loại theo cách này, thường người ta chia văn bản thành:
+ Bản chính
+ Bản sao (có giá trị như bản chính và bản phô tô).
+ Bản gốc (bản có chữ ký tươi của thủ trưởng cơ quan).
+ Trước đây còn có thêm khái niệm bản thảo (với văn thư và lưu trữ thì loại này không có giá trị, nhưng đối với những người soạn thảo nó thì nó có giá trị để so sánh). Những bản chính có độ chân thực cao (thông tin cấp 1), là nguồn sử liệu có giá trị nhất.
– Phân loại theo kỹ thuật chế tác văn bản: Hình thức này thường được các kho lưu trữ quan tâm để có cách thức tổ chức bảo quản phù hợp, còn ở các cơ quan, đơn vị thì ít được chú ý). Có thể chia thành các nhóm:
+ Nhóm đánh máy (bản chữ ruy-băng có độ nét cao, có giá trị lưu trữ lâu dài).
+ Nhóm in rô-nê-ô
+ Nhóm viết tay (chủ yếu là bản thảo, biên bản…)
+ Nhóm in vi tính (có in kim, in la-ze…)
– Phân loại theo mục đích soạn thảo, ban hành văn bản: Người ta chia thành nhóm văn bản trình bày, đề nghị; nhóm văn bản hỏi, chất vấn; nhóm văn bản trao đổi; nhóm văn bản thống kê; nhóm văn bản mệnh lệnh… (chủ yếu áp dụng ở khâu đặt yêu cầu soạn thảo văn bản).
– Phân loại theo giá trị pháp lý của văn bản: Người ta căn cứ vào phạm vi hiệu lực về không gian hay thời gian để chia thành các nhóm: Nhóm văn bản QPPL, nhóm văn bản áp dụng pháp luật, nhóm văn bản hành chính. Trong 3 nhóm này, 2 nhóm đầu người ta thường ghép vào gọi là văn bản pháp luật vì nó có giá trị pháp lý cao, còn nhóm văn bản hành chính chủ yếu mang tính chất trao đổi thông tin…
– Phân loại văn bản theo tính chất nội dung. Với cách phân loại này, người ta chia ra làm 4 nhóm:
+ Văn bản QPPL
+ Văn bản hành chính
+ Văn bản chuyên môn (các văn bản hướng dẫn các thao tác nghiệp vụ… như sổ sách, biểu mẫu…).
+ Văn bản kỹ thuật (các bản vẽ, các số liệu kỹ thuật, các đề tài…).
Trong lưu trữ, 3 nhóm đầu người ta xếp vào làm một gọi là tài liệu hành chính, và nhóm thứ 4 gọi là tài liệu khoa học kỹ thuật.
Nội dung bài viết:
Bình luận