1. Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước

Văn bản quản lý hành chính nhà nước được hiểu là những văn bản chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.

Và như vậy, về mặt nội dung của văn bản: văn bản quản lý nhà nước chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý nhà nước;

Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền được Nhà nước quy định;

Về mặt quy trình ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định;

Về mặt mục đích: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.

2. Phân loại văn bản quản lý hành chính nhà nước 

Việc phân loại văn bản quản lý nhà nước có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau. Ví dụ như có thể dựa vào các tiêu chí sau đây để phân loại văn bản quản lý nhà nước:

- Theo tác giả: có văn bản của Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ; UBND tỉnh, thành phố; Văn phòng Chính phủ; Sở Nội vụ…

- Theo tên loại: quyết định; nghị quyết; nghị định; thông tư ...

- Theo nội dung của văn bản;

- Theo mục đích biên soạn và sử dụng;

- Theo thời gian, địa điểm hình thành văn bản;

- Theo lĩnh vực hoạt động chuyên môn: văn bản về giáo dục; văn bản về y tế; ...

- Theo hướng chu chuyển của văn bản: văn bản đi; văn bản đến;…

- Theo kỹ thuật chế tác: có văn bản được viết trên gỗ; có văn bản viết trên đá; có văn bản viết trên tre; lụa; giấy; có văn bản được viết trên đĩa CD; trên mạng điện tử...

- Theo ngôn ngữ thể hiện: có văn bản bằng tiếng Anh; văn bản bằng tiếng Việt...

- Theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản: có văn bản mật; văn bản thường; ...

- Theo mối quan hệ có tính cấp độ: có văn bản là luật; văn bản dưới luật;

- Theo hiệu lực pháp lý: có văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính; văn bản chuyên môn kỹ thuật.

3.  Văn bản quy phạm pháp luật là gì?

Văn bản quy phạm pháp luật là sản phẩm của quá trình xây dựng pháp luật, một hình thức lãnh đạo của Nhà nước với xã hội nhằm biến ý chí của nhân dân thành luật. Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội.

4. Đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật

- Đặc điểm về nội dung: Nội dung của văn bản quy phạm pháp luật chứa các quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc thi hành, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội.

Những văn bản quy phạm pháp luật có nội dung là những quyết định và những quy định được thể hiện dưới hình thức: chương/mục/điều/khoản/điểm và được diễn đạt theo kiểu văn điều khoản. Những văn bản quy phạm pháp luật có nội dung không phải là những quyết định và những quy định được thể hiện dưới hình thức phần/mục/ khoản/điểm và được diễn đạt theo kiểu văn nghị luận.

- Đặc điểm về hình thức:

+ Về tên loại văn bản: Tên của các loại văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm 2004; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008. Tên loại của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: hiến pháp, luật, pháp lệnh, lệnh, nghị quyết, nghị định, thông tư, chỉ thị, quyết định, nghị quyết liên tịch, thông tư liên tịch. Tên các loại văn bản được viết tắt theo quy định.

+ Về thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày: Thể thức văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (đối với văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND) và Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.

+ Về ngôn ngữ thể hiện: Văn bản quy phạm pháp luật phải được thể hiện bằng ngôn ngữ hành chính. Ngôn ngữ hành chính có những đặc điểm sau:

Tính chính xác, rõ ràng, mạch lạc: Không dung nạp cách diễn đạt ý đại khái, chung chung hay mập mờ, nhiều cách hiểu; dùng từ, ngữ chính xác, nhất quán, đơn nghĩa; viết câu chính xác, ngắn gọn, chặt chẽ, logic; chính xác về chính tả.

Tính phổ thông, đại chúng: Dùng từ ngữ toàn dân; không dùng từ ngữ địa phương; không dùng tiếng lóng.

Tính khách quan, phi cá tính: Thể hiện ý chí nhà nước ở mức tối đa, giảm yếu tố cá nhân ở mức tối thiểu; không dùng các câu, từ mang sắc thái biểu cảm, các biện pháp tu từ, những hình ảnh bóng bẩy, cầu kỳ...

Tính trang trọng, lịch sự: Dùng ngôn ngữ viết, không dùng khẩu ngữ.

Tính khuôn mẫu trong sử dụng dấu câu; từ; câu; đoạn văn và khuôn mẫu về cả cấu tạo hình thức của văn bản; cách thức trình bày.

- Thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật:

+ Thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân:

Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, UBND cấp tỉnh có hiệu lực sau mười ngày và phải được đăng trên báo cấp tỉnh chậm nhất là năm ngày, kể từ ngày HĐND thông qua hoặc Chủ tịch UBND ký ban hành, trừ trường hợp văn bản quy định ngày có hiệu lực muộn hơn. Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND cấp huyện có hiệu lực sau bảy ngày và phải được niêm yết chậm nhất là ba ngày, kể từ ngày HĐND thông qua hoặc Chủ tịch UBND ký ban hành, trừ trường hợp văn bản quy định ngày có hiệu lực muộn hơn.

+ Thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật không phải là của HĐND và UBND: Thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật được qui định trong văn bản, nhưng không sớm hơn 45 ngày kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành. Trường hợp văn bản qui định các biện pháp thi hành trong tình trạng khẩn cấp, văn bản ban hành để kịp thời đáp ứng yêu cầu phòng chống thiên tai, dịch bệnh thì có thể có hiệu lực từ ngày công bố hoặc ký ban hành, nhưng phải được đăng ngay trên trang thông tin điện tử của cơ quan ban hành và phải được đưa tin trên phương tiện thông tin đại chúng; đăng công báo Nước Cộng hòa XHCN Việt Nam, chậm nhất sau 02 ngày làm việc kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành.

c) Các loại văn bản quy phạm pháp luật và thẩm quyền ban hành

Trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước, có các loại văn bản quy phạm pháp luật gắn với thẩm quyền ban hành như sau:

- Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội.

- Pháp lệnh, Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội.

- Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước.

- Nghị định của Chính phủ.

- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

- Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân Tối cao

- Thông tư của Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao.

- Thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao.

- Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ.

- Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước.

- Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội.

- Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao với Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ với Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ.

- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân.

- Chỉ thị, quyết định của Ủy ban nhân dân.