Hiện nay, để tránh trường hợp các văn bản pháp lý bị sao chép hoặc chỉnh sửa trái với quy định của pháp luật, làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của các bên liên quan, pháp luật nước ta đã ban hành các quy định về con dấu cụ thể là cách đóng dấu để hạn chế các trường hợp trên. Vậy đóng dấu treo là gì? Dấu giáp lai văn bản là gì? Phân biệt đóng dấu treo và dấu giáp lai văn bản như thế nào? Hãy cùng Luật ACC tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.
1. Dấu giáp lai là gì? Cách đóng dấu giáp lai
Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. Việc đóng dấu giáp lai phải được thực hiện riêng theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Việc đóng dấu giáp lại được hướng dẫn tại khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV thì có quy định:
“Điều 13. Dấu của cơ quan, tổ chức
1. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản”
Ví dụ cụ thể như sau:
– Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch theo Điều 20 khoản 3 điểm b thì:
“b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.”
– Điều 49 Luật Công chứng 2014 quy định:
Điều 49. Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
– Khoản 2, Mục II Thông tư liên tịch số 03/2008/TTLT-BLĐTBXH-BTC-NHNN hướng dẫn thủ tục buộc trích tiền từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiền bảo hiểm xã hội chưa đóng, chậm đóng và tiền lãi phát sinh quy định:
“Quyết định áp dụng biện pháp buộc trích tiền truy nộp vào quỹ bảo hiểm xã hội được lập theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư này. Nếu quyết định có hơn 1 trang thì phải đóng dấu giáp lai giữa các trang".
2. Dấu treo là gì? Cách đóng dấu treo
Đóng dấu treo là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái, dấu sẽ được đóng trùm lên tên cơ quan, tổ chức, tên phụ lục đó.
Khoản 3 Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về việc đóng dấu treo như sau:
“Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo”.
Đóng dấu treo để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ.
3. Phân biệt dấu treo là dấu giáp lai
| Tiêu chí | Dấu treo | Dấu giáp lai |
| Khái niệm | Đóng dấu treo là dùng những con dấu của doanh nghiệp đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. | Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu doanh nghiệp đóng lên mép phải của các tờ của 01 văn bản sao cho khi ghép lại tất cả các tờ tại thành hình con dấu |
| Trường hợp | Dấu treo thường được đóng trong các trường hợp sau:– Văn bản bao gồm các phụ lục kèm theo.
– Bản sao của các văn bản do chính doanh nghiệp ban hành. – Người ký văn bản khồ phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc không phải là người quản lý doanh nghiệp có thẩm quyền sử dụng con dấu. |
Mọi văn bản có từ 02 tờ trở lên đều có thể được đóng dấu giáp lai nếu có nhu cầu. |
| Mục đích | – Đóng dấu lên văn bản chính hoặc bản sao nhằm thừa nhận văn bản này do doanh nghiệp ban hành.– Đóng dấu lên phụ lục nhằm mục đích chính là dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên doanh nghiệp. | – Xác thực văn bản có nhiều tờ và các tờ cùng thể hiện thống nhất một nội dung.– Xác thực thứ tự các tờ.
– Ngăn ngừa việc thay đổi giả mạo nội dung các tờ của văn bản đó.
|
| Cách đóng | – Trường hợp đóng dấu trên văn bản chính thì dấu phải được đóng trùm lên trang đầu, trùm lên một phần tên doanh nghiệp.– Trường hợp đóng dấu trên phụ lục thì dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục. | – Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy sông song nhau.– Đóng vào giữa các mép phải của các tờ, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi môt phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. |
| Tính pháp lý | – Dấu treo có giá trị tương tự như “công chứng, chứng thực”, thừa nhận văn bản do doanh nghiệp ban hành hoặc khắng định là một phần của văn bản chính. | – Dấu giáp lai giúp xác định các tờ là 01 phần của văn bản, theo một thứ tự nhất định. |
| Những loại văn bản thường hay đóng | – Hóa đơn;– Xác nhận đối với các phần nghiệp vụ đối với việc thực tập sinh viên;
– Các văn bản mang tính chất thông báo trong cơ quan, tổ chức; |
Thứ nhất, văn bản do cơ quan Hải quan phát hành:
– Quyết định giải quyết khiếu nại; – Quyết định xử phạt vi phạm hành chính – Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra; – Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu; – Quyết định ấn định thuế; – Quyết định kiểm tra sau thông quan; – Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài (để làm hộ chiếu công vụ); – Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo; – Thông báo phạt chậm nộp; – Kết luận kiểm tra, thanh tra; – Kết luận xác minh đơn tố cáo; – Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo; – Biên bản làm việc; – Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng; – Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu; Thứ hai, đối với các văn bản không phải do cơ quan Hải quan phát hành: Trong trường hợp cần xác nhận văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến cơ quan hải quan và cơ quan hải quan cung cấp lại cho cơ quan, đơn vị khác (ví dụ: cung cấp hồ sơ phục vụ điều tra, thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng…) thì cơ quan Hải quan phải có văn bản cung cấp hồ sơ kèm theo bản sao chụp các văn bản cần cung cấp. Cán bộ văn thư đóng dấu giáp lai lên văn bản cung cấp kèm theo văn bản của cơ quan hải quan. Thứ ba, đối với các văn bản khác: Đối với các văn bản không được quy định trên đây, nhưng do quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành phải đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai, các đơn vị khi phát hành văn bản phải có tờ trình lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt (hoặc văn bản quy định cụ thể của cơ quan quản lý chuyên ngành liên quan) làm căn cứ để cán bộ văn thư đóng dấu phát hành theo quy định. |
Trên đây là toàn bộ nội dung về Phân biệt đóng dấu treo và dấu giáp lai văn bản do Luật ACC cung cấp. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho quý bạn đọc. Trong quá trình tìm hiểu, nếu quý bạn đọc còn có thắc mắc, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website hoặc Hotline để được hỗ trợ giải đáp.
Nội dung bài viết:
Bình luận