Tài khoản 138 trong kế toán được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ phải thu mà không nằm trong phạm vi của Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng và Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ. Đây là các khoản nợ phải thu đặc biệt và cần được theo dõi riêng biệt.
1. Nguyên tắc kế toán đối với Tài khoản 138
Căn cứ theo khoản 1 Điều 20 Thông tư 133/2016/TT-BTC, nguyên tắc kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa đối với Tài khoản 138 – phải thu khác được quy định như sau:
(1). Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng, Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này, gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý.
- Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn,... đã được xử lý bắt bồi thường.
- Các khoản cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thì phải kế toán là cho vay trên Tài khoản 1288).
- Các khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi.
- Các khoản chi hộ phải thu hồi, như các khoản bên nhận ủy thác xuất, nhập khẩu chi hộ cho bên giao ủy thác xuất, nhập khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, các khoản thuế, ...
- Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính.
- Số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật.
- Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên.
(2) Nguyên tắc kế toán đối với các khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược:
- Các khoản tiền, tài sản đem cầm cố, thế chấp ký quỹ, ký cược phải được theo dõi chặt chẽ và kịp thời thu hồi khi hết thời hạn cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược. Trường hợp các khoản ký quỹ, ký cược doanh nghiệp được quyền nhận lại nhưng quá hạn thu hồi thì doanh nghiệp được trích lập dự phòng như đối với các khoản nợ phải thu khó đòi.
- Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản cầm cố, thế chấp ký cược, ký quỹ theo từng loại, từng đối tượng, kỳ hạn, nguyên tệ. Khi lập Báo cáo tài chính, những khoản có kỳ hạn còn lại dưới 12 tháng được phân loại là tài sản ngắn hạn; Những khoản có kỳ hạn còn lại từ 12 tháng trở lên được phân loại là tài sản dài hạn.
- Đối với tài sản đưa đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược được phản ánh theo giá đã ghi sổ kế toán của doanh nghiệp. Khi xuất tài sản phi tiền tệ mang đi cầm cố ghi theo giá nào thì khi thu về ghi theo giá đó. Các tài sản thế chấp bằng giấy chứng nhận quyền sở hữu (như bất động sản) thì không ghi giảm tài sản mà theo dõi chi tiết trên sổ kế toán (chi tiết tài sản đang thế chấp) và thuyết minh trên Báo cáo tài chính.
- Trường hợp có các khoản ký cược, ký quỹ bằng tiền hoặc tương đương tiền được quyền nhận lại bằng ngoại tệ thì phải đánh giá lại theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.
(3) Về nguyên tắc trong mọi trường hợp phát hiện thiếu tài sản, phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp xử lý cụ thể. Chỉ hạch toán vào Tài khoản 1381 trường hợp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hư hỏng tài sản của doanh nghiệp phải chờ xử lý. Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và đã có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì ghi vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua Tài khoản 1381.
Giá trị hàng tồn kho bị hao hụt, mất mát (trừ hao hụt trong định mức trong quá trình thu mua được hạch toán vào giá trị hàng tồn kho) sau khi trừ số thu bồi thường được hạch toán vào giá vốn hàng bán.
Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý đối với phần giá trị còn lại của tài sản cố định thiếu qua kiểm kê sau khi trừ đi phần bồi thường của các tổ chức, cá nhân có liên quan được hạch toán vào chi phí khác của doanh nghiệp.
(4) Khoản tổn thất về nợ phải thu khác khó đòi sau khi trừ số dự phòng đã trích lập được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
2. Phương pháp kế toán một số giao dịch chủ yếu của tài khoản 138 – Phải thu khác
2.1. Phương pháp kế toán đối với tài sản thiếu chờ xử lý (Tài khoản 1381)
Tài sản thiếu chờ xử lý bao gồm các tài sản mất mát, thiếu hụt nhưng chưa rõ nguyên nhân, phải chờ cấp có thẩm quyền xử lý.
Hạch toán tài sản thiếu chờ xử lý trong các trường hợp cụ thể như sau:
3.1.1. Tài sản cố định hữu hình mà doanh nghiệp dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi là:
- Nợ Tài khoản 138 - Phải thu khác (1381) (Giá trị còn lại của Tài sản cố định)
- Nợ Tài khoản 214 - Hao mòn Tài sản cố định (2141) (Giá trị hao mòn)
- Có Tài khoản 211 - Tài sản cố định (2111) (Nguyên giá).
3.1.2. Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý:
– Ghi giảm tài sản cố định, ghi là:
- Nợ Tài khoản 214 - Hao mòn Tài sản cố định (2141) (Giá trị hao mòn)
- Nợ Tài khoản 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi)
- Có Tài khoản 211 - Tài sản cố định (2111) (Nguyên giá).
– Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, ghi là:
- Nợ Tài khoản 138 - Phải thu khác (1381)
- Có Tài khoản 3532 – Quỹ khen thưởng, phúc (3532) (tài sản cố định dùng cho hoạt động phúc lợi).
Cả 2 trường hợp trên, khi có quyết định xử lý giá trị tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi là:
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388) (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
- Nợ Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (trừ vào lương của người gây thiệt hại)
- Nợ Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
- Nợ Tài khoản 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
- Có Tài khoản 138 - Phải thu khác (1381).
3.1.3. Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, vật tư, hàng hoá,… phát hiện thiếu khi kiểm kê, phát hiện sai lệch so với sổ phụ ngân hàng. Phát sinh các trường hợp sau:
– Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi là:
- Nợ Tài khoản 138 - Phải thu khác (1381)
- Có Tài khoản 111 - Tiền mặt (thiếu tiền khi kiểm kê)
- Có Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng (sai lệch so với sổ phụ ngân hàng)
- Có Tài khoản 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (thiếu hàng trong trường hợp mua hàng không qua kho đưa ngay vào sử dụng)
- Có các Tài khoản 152, 153, 155, 156,… (thiếu hàng trong kho).
– Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi là:
- Nợ các Tài khoản 111, 112 (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
- Nợ Tài khoản 334 - Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
- Nợ Tài khoản 138 - Phải thu khác (1388) (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
- Nợ Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
- Nợ Tài khoản 811 – Chi phí khác (phần giá trị thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý).
2.2. Phương pháp kế toán đối với cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (Tài khoản 1386)
Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược là số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật.
Hạch toán Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược trong một số trường hợp cụ thể như sau:
3.2.1. Khi doanh nghiệp dùng tiền mặt, hoặc tiền gửi ngân hàng để ký cược, ký quỹ, ghi là:
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386)
- Có các Tài khoản 111, 112.
3.2.2. Khi doanh nghiệp mang hàng tồn kho hoặc tài sản khác đi cầm cố, ghi là:
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386)
- Có các Tài khoản 152, 155, 156,…
3.2.3. Khi doanh nghiệp dùng tài sản cố định để cầm cố, ghi là:
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386) (giá trị còn lại)
- Nợ Tài khoản 214 – Hào mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn lũy kế)
- Có Tài khoản 211 – Tài sản cố định (nguyên giá).
3.2.4. Khi doanh nghiệp nhận lại số tiền ký quỹ, ký cược, ghi là:
- Nợ Tài khoản 111, 112
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386).
3.2.5. Khi doanh nghiệp nhận lại hàng tồn kho hoặc tài sản khác mang đi cầm cố, ghi là:
- Nợ các Tài khoản 152, 155, 156,…
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386).
3.2.6. Khi doanh nghiệp nhận lại tài sản cố định mang đi để cầm cố, ghi là:
- Nợ Tài khoản 211 – Tài sản cố định (nguyên giá khi đưa đi cầm cố)
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386) (giá trị còn lại)
- Có Tài khoản 214 – Hào mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn lũy kế).
3.2.7. Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng những cam kết, bị phạt vi phạm hợp đồng trừ vào tiền ký quỹ, ký cược, ghi là:
- Nợ TK 811 – Chi phí khác (số tiền bị trừ)
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386).
3.2.8. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng khoản ký quỹ, ký cược thanh toán cho người bán, ghi là:
- Nợ Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386).
2.3. Phương pháp kế toán đối với phải thu khác (Tài khoản 1388)
Khoản phải thu khác trong doanh nghiệp bao gồm các khoản phải thu về cho vay, mượn tạm thời, phải thu về lãi đến hạn chưa thu,… kế toán cần phải theo dõi từng khoản phải thu khác theo từng đối tượng có liên quan.
Hạch toán phải thu khác trong một số trường hợp cụ thể như sau:
3.3.1. Các khoản cho mượn tài sản phi tiền tệ, ghi là:
- Nợ Tài khoản 138 - Phải thu khác (1388)
- Có các Tài khoản 152; 153; 155; 156,…
3.3.2. Tiền vốn sử dụng cho vay tạm thời không tính lãi, ghi là:
- Nợ Tài khoản 138 - Phải thu khác (1388)
- Có Tài khoản 111, 112 (số tiền cho vay, cho mượn tạm thời không tính lãi).
3.3.3. Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản phải thu khác, ghi là:
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388)
- Có các Tài khoản liên quan.
3.3.4. Kế toán giao dịch ủy thác xuất nhập khẩu tại bên nhận ủy thác:
– Phản ánh các khoản chi hộ cho bên giao ủy thác (các khoản phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác,…), ghi là:
- Nợ Tài khoản 138 - Phải thu khác (1388) (nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền)
- Nợ Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388) (trừ vào tiền nhận của bên giao ủy thác)
- Có các Tài khoản 111, 112…
– Khi được doanh nghiệp ủy thác xuất nhập khẩu thanh toán bằng tiền hoặc bù trừ với các khoản đã chi hộ, kế toán doanh nghiệp nhận ủy thác xuất nhập khẩu ghi là:
- Nợ các Tài khoản 111, 112
- Nợ Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388)
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).
3.3.5. Định kỳ khi xác định tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia phải thu, ghi là:
- Nợ các Tài khoản 111, 112… (số đã thu được tiền)
- Nợ Tài khoản 138 - Phải thu khác (1388) (số chưa được thu)
- Có Tài khoản 515 - Doanh thu hoạt động tài chính.
3.3.6. Khi doanh nghiệp thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác, ghi là:
- Nợ Tài khoản 111 - Tiền mặt
- Nợ Tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng
- Có Tài khoản 138 - Phải thu khác (1388).
3.3.7. Phản ánh các khoản phải thu về tài sản phát hiện thiếu đã xác định được ngay nguyên nhân và người chịu trách nhiệm, căn cứ vào nguyên nhân hoặc người chịu trách nhiệm bồi thường, ghi là:
- Nợ Tài khoản 138 - Phải thu khác (1388) (số phải bồi thường)
- Nợ Tài khoản 334 - Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
- Nợ Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của vật tư, hàng hóa, sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
- Có các Tài khoản 111, 112 (số tiền thiếu hụt)
- Có các Tài khoản 151, 152, 153, 155, 156,… (giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt)
- Có Tài khoản 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (thiếu hàng trong trường hợp mua hàng không qua kho đưa ngay vào sử dụng).
3.3.8. Khi doanh nghiệp có quyết định xử lý nợ phải thu khác không có khả năng thu hồi, ghi là:
- Nợ Tài khoản 111 - Tiền mặt (Số tiền bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan)
- Nợ Tài khoản 334 - Phải trả người lao động (Số bồi thường trừ vào lương)
- Nợ Tài khoản 299 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (Nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
- Nợ Tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh (6422) (Số thiệt hại lớn hơn số bồi thường và số dự phòng đã trích lập)
- Có Tài khoản 138 - Phải thu khác (1388 Phải thu khác).
3.3.9. Khi các doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản phải thu khác (đang được phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán) cho công ty mua bán nợ, ghi là:
- Nợ các Tài khoản 111, 112,… (Số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu)
- Nợ Tài khoản 299 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (Nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
- Nợ Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (6422) (Số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi)
- Có Tài khoản 138 - Phải thu khác (1388).
3.3.10. Các khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi, ghi là:
- Nợ Tài khoản 138 - Phải thu khác (1388)
- Có các Tài khoản 241, 642,… (giảm các chi phí tương ứng).
2.4. Đánh giá lại các khoản phải thu khác có gốc ngoại tệ cuối kỳ kế toán:
Khi doanh nghiệp lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu khác có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao:
– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán, ghi:
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1381, 1386, 1388)
- Có Tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, ghi:
- Nợ Tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1381, 1386, 1388).
3. Mọi người cùng hỏi/ Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để bạn phân tích một bảng cân đối kế toán?
Bảng cân đối kế toán của một công ty có thể được đánh giá bằng ba loại thước đo chất lượng đầu tư chính: vốn lưu động hoặc thanh khoản ngắn hạn, hiệu suất tài sản và cơ cấu vốn hóa.
Hệ số khả năng thanh toán là gì?
Đâу lầ các hệ ѕố thanh khoản của doanh nghiệp, có chức năng phản ánh năng lực tài chính của doanh nghiệp có đáp ứng được nhu cầu thanh toán các khoản nợ haу không.
Ý nghĩa của tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả là gì?
Hệ ѕố nàу thể hiện tỷ lệ giữa ᴠốn chiếm dụng ᴠà ᴠốn bị chiếm dụng của doanh nghiệp. Nếu tỷ lệ nàу cao hơn 100% thì đồng nghĩa ᴠới ᴠiệc doanh nghiệp chiếm dụng ᴠốn nhiều hơn là bị chiếm dụng, ᴠà ngược lại.
Nội dung bài viết:
Bình luận