Hướng dẫn nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng đang trở nên phổ biến và tiện lợi hơn bao giờ hết. Điều này mang lại lợi ích lớn cho các doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt phức tạp trong quy trình. Hãy cùng ACC timg hiểu thêm về nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng.

I. Đăng ký kinh doanh qua mạng là gì?

Căn cứ theo quy định tại điều 42, Nghị định 01/2021/NĐ-CP định nghĩa về đăng ký kinh doanh qua mạng như sau:

" Điều 42. Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử

1. Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử." 

Như vậy, Đăng ký kinh doanh qua mạng hay đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Chủ thể kinh doanh có thể lựa chọn chữ ký số hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doang nghiệp.

II. Hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng gồm những gì?

Theo quy định tại điều 43, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng bao gồm:

" Điều 43. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử

1. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bao gồm các dữ liệu theo quy định của Nghị định này và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy.

2. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy. Văn bản điện tử có thể định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”." 

Theo đó, Hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng gồm các dữ liệu theo quy định của Nghị định 01/2021/NĐ-CP và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng có giá trị pháp lý như hồ sơ bằng bản giấy.

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được chấp thuận khi có đầy đủ các yêu cầu sau:

• Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy. Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài hoặc cá nhân khác ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên văn bản giấy và quét (scan) văn bản giấy theo các định dạng quy định tại khoản 2 Điều 43, Nghị định 01/2021/NĐ-CP;
• Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ bằng bản giấy; có bao gồm thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ;
• Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có các giấy tờ, tài liệu quy định tại Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Lưu ý: 

Thời hạn để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là 60 ngày kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau thời hạn nêu trên, nếu không nhận được hồ sơ sửa đổi, bổ sung của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ hủy hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

>> Tham khảo để biết thêm thông tin tại Các bước tạo tài khoản đăng ký kinh doanh qua mạng

III. Hướng dẫn nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng

Căn cứ theo quy định tại điều 44, điều 45, Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về Việc nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 2: Người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh cấp đăng ký doanh nghiệp

• Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

IV. Ưu điểm khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng

Tiết kiệm thời gian: Quy trình trực tuyến giúp giảm thiểu thời gian đi lại và chờ đợi tại cơ quan quản lý, giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục nhanh chóng.

Tiện lợi và linh hoạt: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ bất cứ lúc nào và ở bất cứ đâu có kết nối internet, không bị giới hạn bởi giờ hành chính.

Giảm thiểu chi phí: Việc nộp hồ sơ trực tuyến giúp tiết kiệm chi phí đi lại, in ấn và các chi phí phát sinh khác.

Minh bạch và dễ theo dõi: Hệ thống trực tuyến cho phép doanh nghiệp theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ một cách rõ ràng và minh bạch.

Hạn chế sai sót: Hệ thống tự động kiểm tra và hướng dẫn điền thông tin giúp giảm thiểu sai sót, tránh phải bổ sung hay sửa chữa nhiều lần.

Bảo mật thông tin: Hệ thống trực tuyến được bảo mật cao, giúp bảo vệ thông tin của doanh nghiệp một cách an toàn

V. Câu hỏi thường gặp

1.  Tôi cần phải làm gì nếu hồ sơ bị từ chối?

Nếu hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp cần xem xét lý do từ chối được cung cấp trong hệ thống, sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ và nộp lại.

2. Có phải nộp bản giấy sau khi nộp hồ sơ trực tuyến không?

Thông thường không cần nộp bản giấy nếu hồ sơ đã được chấp thuận trực tuyến, nhưng có thể cần đối với một số trường hợp đặc biệt hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý.

3. Thời gian xử lý hồ sơ nộp qua mạng là bao lâu?

Thời gian xử lý thường từ 3 đến 5 ngày làm việc, tuy nhiên có thể khác nhau tùy thuộc vào quy định của từng địa phương và tính chất của hồ sơ.

Việc nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong quy trình xử lý. Bằng cách tuân thủ các bước hướng dẫn cụ thể và chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết, doanh nghiệp có thể dễ dàng hoàn thành thủ tục đăng ký kinh doanh một cách nhanh chóng và thuận lợi. Hy vọng rằng những hướng dẫn chi tiết trên sẽ giúp doanh nghiệp bạn tự tin hơn trong việc thực hiện các thủ tục trực tuyến này.