Những văn bản nào được phép sao y bản chính?

Bản sao được hiểu đơn giản là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung trong sổ gốc còn bản photo công chứng lại là bản sao từ bản chính được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận tính chính xác so với bản chính. Tuy nhiên, không phải văn bản nào cũng được phéo sao y bản chính. Pháp luật Việt Nam đã có những quy định rõ ràng về loại văn bản nào được phép sao y bản chính. Do đó, bài viết dưới đây của ACC hi vọng đem lại nhiều thông tin chi tiết và cụ thể đến Quý bạn đọc.

Những văn bản nào được phép sao y bản chính?

1. Khái niệm sao y bản chính

Sao y bản chính hay còn gọi là chứng thực bản sao từ bản chính.

Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính gồm:

- Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

- Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

2. Những loại văn bản được phép sao y bản chính

Theo quy định tại Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các loại văn bản dưới đây được phép sao y bản chính:

• Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.
• Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

3. Các loại văn bản không được phép sao y bản chính

• Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
• Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
• Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

• Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

• Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.
• Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

4. Trình tự, thủ tục sao y bản chính

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính (sao y bản chính) được đề cập tại Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cụ thể:

- Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

- Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện chứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

* Lưu ý:

Tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

“2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Như vậy, pháp luật hiện hành không có quy định hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực hay được cấp từ sổ gốc. Tuy nhiên, xét đến thực tiễn cũng cần lưu ý:

- Đối với bản sao y các loại giấy tờ có giá trị vô hạn (bảng điểm, bằng tốt nghiệp,…) thì bản sao y có giá trị pháp lý vô hạn.

- Đối với bản sao y các loại giấy tờ có xác định thời hạn (chứng minh nhân dân, …) thì bản sao chỉ có giá trị pháp lý khi bản gốc còn giá trị.

Trên đây là bài viết mà chúng tôi cung cấp đến Quý bạn đọc về Những văn bản nào được phép sao y bản chính? Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu, nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc hay quan tâm đến Những văn bản nào được phép sao y bản chính?, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn.