Những hồ sơ dự thầu không cần niêm phong

Hồ sơ dự thầu là một tài liệu giữ vai trò vô cùng quan trọng. Đây là yếu tố quyết định nhà thầu sẽ “trúng thầu” hay “trượt thầu”. Tuy nhiên có nhiều nhà thầu vẫn còn lúng túng trong quá trình hoàn tất hồ sơ, nhất là trong vấn đề có phải niêm phong hồ sơ dự thầu không. Bạn đọc hãy tham khảo bài viết với tiêu đề Những hồ sơ dự thầu không cần niêm phong dưới đây để biết thêm thông tin.

1. Hồ sơ mời thầu là gì?

Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư.

- Hồ sơ mời thầu bao gồm:

+ Thông báo mời thầu;

+ Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu;

+ Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu;

+ Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu.

- Chi phí về việc cung cấp hồ sơ cho bên dự thầu do bên mời thầu quy định.

(Khoản 29 Điều 4 Luật Đấu thầu 2013; Điều 218 Luật Thương mại 2005)

2. Những hồ sơ dự thầu không cần niêm phong

Niêm phong trong thủ tục đấu thầu được hiểu là hoạt động bảo mật đảm bảo các tài liệu trong hồ sơ dự thầu được bảo quản và không ai được phép mở trừ cơ quan, cá nhân có thẩm quyền được chỉ định. Để đảm bảo tình minh bạch và bảo mật cũng như tạo sự công bằng giữa các hồ sơ dự thầu với nhau thì theo quy định của pháp luật hiện hành yêu cầu phải có hoạt động niêm phong. Như vậy, niêm phong hồ sơ dự thầu là bắt buộc.

Niêm phong và ghi bên ngoài hồ sơ dự thầu gói thầu dịch vụ phi tư vấn quy định tại Mục 20 Thông tư 14/2016/TT-BKHĐT quy định chi tiết lập hồ sơ mời thầu dịch vụ phi tư vấn do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành, cụ thể:

20.1. Túi đựng Hồ sơ dự thầu bao gồm bản gốc và các bản chụp Hồ sơ dự thầu, bên ngoài phải ghi rõ "HỒ SƠ DỰ THẦU". Trường hợp nhà thầu có sửa đổi, thay thế Hồ sơ dự thầu thì hồ sơ sửa đổi, thay thế (bao gồm bản gốc và các bản chụp) phải được đựng trong các túi riêng biệt với túi đựng Hồ sơ dự thầu, bên ngoài phải ghi rõ “HỒ SƠ DỰ THẦU SỬA ĐỔI”, “HỒ SƠ DỰ THẦU THAY THẾ”. Các túi đựng: Hồ sơ dự thầu; Hồ sơ dự thầu sửa đổi, Hồ sơ dự thầu thay thế (nếu có) phải được niêm phong. Cách niêm phong theo quy định riêng của nhà thầu.

20.2. Trên các túi đựng hồ sơ phải:

a) Ghi tên và địa chỉ của nhà thầu;

b) Ghi tên người nhận là tên Bên mời thầu theo địa chỉ quy định tại Mục 21.1 CDNT;

c) Ghi tên gói thầu theo quy định tại Mục 1.1 CDNT;

d) Ghi dòng chữ cảnh báo “không được mở trước thời điểm mở thầu”.

20.3. Nhà thầu phải chịu trách nhiệm về hậu quả hoặc sự bất lợi nếu không tuân theo quy định của hồ sơ mời thầu này như không niêm phong hoặc làm mất niêm phong Hồ sơ dự thầu trong quá trình chuyển đến Bên mời thầu, không ghi đúng các thông tin trên túi đựng Hồ sơ dự thầu theo hướng dẫn quy định tại Mục 20.1 và Mục 20.2 CDNT. Bên mời thầu sẽ không chịu trách nhiệm về tính bảo mật thông tin của hồ sơ dự thầu nếu nhà thầu không thực hiện đúng quy định nêu trên.

3. Cách làm hồ sơ dự thầu? 

Bước 1: Chuẩn bị các thủ tục hành chính 

Ở bước này chúng ta cần cung cấp các thông tin về doanh nghiệp, bao gồm:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh

• Báo cáo tài chính các năm gần nhất. Nhà thầu nên chuẩn bị báo cáo đã được kiểm toán là tốt nhất.

• Các giấy phép (nếu có), chứng chỉ năng lực hoạt động (thường là các gói thầu xây lắp, tư vấn)

• Các chứng nhận (ví dụ ISO...)

Bước 2: Tìm hiểu về các yêu cầu chính của hồ sơ dự thầu:

Nhà thầu cần phải đọc kỹ Bảng dữ liệu đấu thầu, trong đó lưu ý:

• Tên gói thầu, tên bên mời thầu, tên dự án: Các nội dung này cần nhớ chính xác để không có những nhầm lẫn đáng tiếc.

• Bảo đảm/bảo lãnh dự thầu: Yêu cầu về số tiền bảo đảm, thời hạn bảo đảm dự thầu, quy định cụ thể đặc biệt (nếu có).

• Thời gian đóng thầu, mở thầu, thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu.

Lưu ý: Thời gian này có liên hệ mật thiết với thời gian bảo lãnh dự thầu. Để có thể chủ động trong việc theo dõi các gói thầu khi có thay đổi về thời gian, nhiều nhà thầu đã biết sử dụng công nghệ vào trong quá trình làm hồ sơ dự thầu.

• Thời gian thực hiện hợp đồng yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, có thể hồ sơ thầu nêu rõ, có thể hồ sơ để ở mức điểm, khi đó cần đọc ở Chương III - Tiêu chuẩn đánh giá, hoặc ở Chương VII - Điều kiện cụ thể của hợp đồng.

Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ đấu thầu khi dự thầu 

Ở bước này nhà thầu cần thực hiện hoàn thiện hồ sơ đấu thầu theo các bước sau:

• Tiến hành in ấn toàn bộ hồ sơ, sau đó tập hợp thành 01 file (cặp hồ sơ) bản gốc, đánh dấu vào những trang cần ký, đóng dấu để trình ký.

• Sau khi ký xong, tiến hành đóng dấu, lưu ý đóng dấu vào từng trang hồ sơ dự thầu (hoặc đóng dấu giáp lai), đánh số thứ tự từng trang. Như vậy là đã được 01 bản gốc hoàn chỉnh, từ đó bạn có thể cho xuất bản (phô tô) thành các bản chụp theo số lượng mà hồ sơ mời thầu yêu cầu.

• Copy các dữ liệu vào 01 USB (hoặc CD), file giá nên copy file exel cho tổ chuyên gia dễ dàng thao tác, tạo "thiện cảm hơn" khi chấm thầu.

• Sau khi kiểm tra một lần nữa hồ sơ thì chúng ta có thể đóng thùng hồ sơ, thực hiện niêm phong. Trong trường hợp hồ sơ phải di chuyển xa, để đảm bảo niêm phong các bạn nên chuẩn bị thêm một số niêm phong dự phòng, trước khi nộp ta có thể tiến hành niêm phong bổ sung.

• Cuối cùng là đi nộp hồ sơ đúng thời điểm và địa điểm yêu cầu của hồ sơ mời thầu.