Những điều cần biết khi thành lập chi nhánh công ty

Nhu cầu mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng tiềm năng tại các địa điểm khác nhau thúc đẩy các doanh nghiệp thành lập chi nhánh. Việc thành lập chi nhánh công ty mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tiềm ẩn một số rủi ro nhất định. Hãy cùng Công ty luật ACC tìm hiểu bài viết Những điều cần biết khi thành lập chi nhánh công ty nhé!

Những điều cần biết khi thành lập chi nhánh công ty

1. Chi nhánh công ty là gì?

Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về chi nhánh như sau:

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Mặt khác, theo quy định tại điều 84 Bộ luật dân sự 2015:

• Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc pháp nhân, không phải là pháp nhân.
• Chi nhánh có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của pháp nhân.
• Người đứng đầu chi nhánh thực hiện nhiệm vụ theo uỷ quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được uỷ quyền.
• Doanh nghiệp có các quyền, nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch dân sự do văn phòng đại diện, chi nhánh xác lập, thực hiện.

2. Những điều cần biết khi thành lập chi nhánh công ty

2.1. Điều kiện về tư cách hoạt động của chi nhánh công ty

Công ty cần phải được thành lập trước khi thành lập chi nhánh. Cụ thể, để tiến hành thủ tục thành lập chi nhánh, cần có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì thế, không thể cùng một lúc thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh và thủ tục thành lập công ty.

2.2. Tên chi nhánh công ty

• Tên chi nhánh sử dụng các chữ cái trong bảng chữ cái của tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. 
• Tên chi nhánh công ty phải bao gồm tên công ty cùng với cụm từ “Chi nhánh”. Chẳng hạn: Chi nhánh công ty TNHH Quang Minh.

2.3. Điều kiện trụ sở chính chi nhánh công ty

• Địa chỉ được sử dụng để đặt trụ sở của chi nhánh phải được xác định rõ ràng và chính xác trên lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ này 4 cấp, cùng với số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
• Công ty có thể thành lập chi nhánh tại Việt Nam và ở nước ngoài. Tại Việt Nam, công ty có thể lập một hay nhiều chi nhánh khác nhau tại một địa phương xác định theo địa giới hành chính

2.4. Điều kiện về người đứng đầu chi nhánh công ty

• Người đứng đầu chi nhánh có thể là người khác hoặc thành viên công ty, người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Người đứng đầu chi nhánh không đang bị treo mã số thuế trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia và đăng ký thuế.

2.5. Quyền và nghĩa vụ của chi nhánh công ty

- Quyền của chi nhánh:

+ Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của chi nhánh.

+ Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại chi nhánh theo quy định của pháp luật Việt Nam.

+ Giao kết hợp đồng tại Việt Nam phù hợp với nội dung hoạt động được quy định trong giấy phép thành lập chi nhánh và theo quy định của Luật này.

+ Mở tài khoản bằng đồng Việt Nam, bằng ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam.

+ Chuyển lợi nhuận ra nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam.

+ Có con dấu mang tên chi nhánh theo quy định của pháp luật Việt Nam.

+ Thực hiện các hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động thương mại khác phù hợp với giấy phép thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

+ Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

- Nghĩa vụ của chi nhánh

+ Thực hiện chế độ kế toán theo quy định của pháp luật Việt Nam; trường hợp cần áp dụng chế độ kế toán thông dụng khác thì phải được Bộ Tài chính nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam chấp thuận.

+ Báo cáo hoạt động của chi nhánh theo quy định của pháp luật Việt Nam.

+ Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

2.6. Việc nộp thuế của chi nhánh công ty

Khai, nộp lệ phí môn bài

Chi nhánh khai lệ phí môn bài một lần khi mới bắt đầu hoạt động, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh.

Căn cứ theo quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 4 của Thông tư 302/2016/TT-BTC, mức lệ phí môn bài đối với chi nhánh là 1.000.000 đồng/năm.

Khai thuế Giá trị gia tăng

Trong trường hợp chi nhánh kinh doanh ở cùng địa phương cấp tỉnh với nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, thì chi nhánh thực hiện việc khai thuế Giá trị gia tăng chung với doanh nghiệp.

Trong trường hợp chi nhánh kinh doanh khác địa phương cấp tỉnh với nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thì chi nhánh nộp hồ sơ khai thuế Giá trị gia tăng tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp của mình. Nếu chi nhánh không trực tiếp bán hàng, không phát sinh doanh thu thì kê khai thuế giá trị Gia tăng tập trung tại trụ sở chính.

Khai thuế Thu nhập doanh nghiệp

Trong trường hợp chi nhánh hạch toán độc lập, thì chi nhánh nộp hồ sơ khai thuế Thu nhập doanh nghiệp phát sinh tại chi nhánh cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của chi nhánh.

Trong trường hợp chi nhánh hạch toán phụ thuộc, thì chi nhánh không phải nộp hồ sơ khai thuế, doanh nghiệp có trách nhiệm khai thuế Thu nhập doanh nghiệp tập trung tại trụ sở chính cho phần thuế phát sinh tại chi nhánh.

Khai thuế Thu nhập cá nhân

Trường hợp người lao động trực tiếp ký hợp đồng lao động với chi nhánh, đăng ký giảm trừ gia cảnh tại chi nhánh và có thỏa thuận để doanh nghiệp trả lương hộ chi nhánh thì chi nhánh có trách nhiệm kê khai, nộp thuế Thu nhập cá nhân cho người lao động tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp của chi nhánh.

Trường hợp người lao động không ký hợp đồng lao động trực tiếp với chi nhánh mà người lao động ký hợp đồng trực tiếp, đăng ký giảm trừ gia cảnh với doanh nghiệp và được doanh nghiệp trả lương nhưng được cử đến làm việc tại chi nhánh, thì chi nhánh không cần phải kê khai và nộp thuế cho người lao động mà thay vào đó là doanh nghiệp sẽ kê khai và nộp thuế Thu nhập cá nhân cho người lao động tại cơ quan quản lý thuế trực tiếp của doanh nghiệp.

3. Đặc điểm của chi nhánh công ty:

3.1. Là đơn vị phụ thuộc:

• Chi nhánh không có tư cách pháp nhân, hoạt động dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo và chịu trách nhiệm trước công ty mẹ.
• Chi nhánh không được phép tự quyết định các vấn đề quan trọng như: thành lập, giải thể, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ,...
• Mọi hoạt động của chi nhánh đều phải tuân theo quy định của công ty mẹ và pháp luật hiện hành.

3.2. Thực hiện chức năng:

• Chi nhánh được giao thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty mẹ, bao gồm:
  • Sản xuất, kinh doanh, dịch vụ.
  • Marketing, bán hàng.
  • Dịch vụ khách hàng.
  • Kế toán, tài chính.
  • Hành chính, nhân sự.
• Phạm vi chức năng cụ thể của chi nhánh do công ty mẹ quyết định và ghi rõ trong Giấy ủy quyền.

3.3. Tên gọi:

• Tên chi nhánh phải bao gồm:
  • Tên đầy đủ của công ty mẹ.
  • Tên riêng của chi nhánh.
• Ví dụ: Công ty Cổ phần A có chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh, tên chi nhánh có thể là:
  • Công ty Cổ phần A - Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh.
  • Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh - Công ty Cổ phần A.

3.4. Tài sản:

• Chi nhánh sử dụng tài sản do công ty mẹ giao hoặc tự huy động theo ủy quyền của công ty mẹ.
• Tài sản của chi nhánh được ghi vào sổ sách kế toán riêng của chi nhánh.
• Chi nhánh có trách nhiệm bảo quản và sử dụng tài sản hiệu quả, tiết kiệm.

3.5. Kế toán và tài chính:

• Chi nhánh phải thực hiện hạch toán kế toán độc lập, lập báo cáo tài chính và nộp thuế theo quy định của pháp luật.
• Báo cáo tài chính của chi nhánh phải được hợp nhất với báo cáo tài chính của công ty mẹ.

3.6. Trách nhiệm:

• Chi nhánh chịu trách nhiệm liên đới với công ty mẹ về các nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động của mình.
• Nghĩa vụ này bao gồm:
  • Trả nợ.
  • Bồi thường thiệt hại.
  • Nộp thuế.
• Chi nhánh cũng chịu trách nhiệm về các hành vi vi phạm pháp luật của mình.

3.7. Giải thể:

• Chi nhánh có thể bị giải thể theo quyết định của công ty mẹ hoặc theo quy định của pháp luật.
• Khi chi nhánh bị giải thể, tài sản của chi nhánh sẽ được hạch toán và phân chia theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, chi nhánh còn có một số đặc điểm khác như:

• Chi nhánh có thể có con dấu riêng.
• Chi nhánh có thể mở tài khoản ngân hàng riêng.
• Chi nhánh có thể được ủy quyền để ký hợp đồng, giao dịch với bên thứ ba.

Lưu ý:

• Các quy định về chi nhánh được quy định chi tiết trong Luật Doanh nghiệp 2020.
• Thủ tục thành lập, đăng ký hoạt động chi nhánh được thực hiện theo quy định của pháp luật.

4. Hồ sơ để thành lập chi nhánh công ty

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty gồm những tài liệu sau đây:

4.1. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty TNHH 1 thành viên

– Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh (Theo mẫu Phụ lục tại Thông tư 20/2015/TT-BKH)

– Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc lập chi nhánh;

– Quyết định bổ nhiệm Người đứng đầu chi nhánh;

– Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục này;

– Bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu Người đứng đầu chi nhánh

4.2. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty TNHH 2 thành viên

– Thông báo lập chi nhánh theo mẫu;

– Quyết định của Hội đồng thành viên về việc lập chi nhánh;

– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh;

– Biên bản của Hội đồng thành viên về việc lập chi nhánh;

– Bản sao chứng thực chứng minh nhân dân/ căn cước công dân/hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh.

– Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh.

– Chứng minh nhân dân/căn cước công dân của người được ủy quyền.

4.3. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần

– Thông báo đăng ký thành lập chi nhánh công ty cổ phần (Theo mẫu Phụ lục tại Thông tư 20/2015/TT-BKH)

– Quyết định của Hội đồng quản trị về việc lập chi nhánh;

– Biên bản của Hội đồng quản trị về việc lập chi nhánh

– Quyết định bổ nhiệm Người đứng đầu chi nhánh;

– Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục này;

– Bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu Người đứng đầu chi nhánh

5. Ưu nhược điểm khi để thành lập chi nhánh công ty

Ưu điểm:

• Mở rộng thị trường: Chi nhánh giúp công ty tiếp cận thị trường mới, thu hút khách hàng tiềm năng và tăng doanh thu.
• Tiết kiệm chi phí: So với thành lập công ty con, chi nhánh có chi phí thành lập và vận hành thấp hơn.
• Dễ dàng quản lý: Chi nhánh trực thuộc công ty mẹ, giúp công ty mẹ dễ dàng kiểm soát hoạt động và quản lý tài chính.
• Tận dụng thương hiệu: Chi nhánh sử dụng chung thương hiệu và uy tín của công ty mẹ, giúp tạo dựng niềm tin với khách hàng.
• Linh hoạt: Việc thành lập và giải thể chi nhánh dễ dàng hơn so với thành lập và giải thể công ty con.

Nhược điểm:

• Trách nhiệm pháp lý: Công ty mẹ chịu trách nhiệm liên đới đối với các nghĩa vụ của chi nhánh.
• Khó khăn trong quản lý: Việc quản lý chi nhánh từ xa có thể gặp nhiều khó khăn, dẫn đến tình trạng thiếu hiệu quả.
• Tốn thời gian: Thủ tục thành lập chi nhánh có thể mất nhiều thời gian hơn so với thành lập công ty con.
• Phụ thuộc vào công ty mẹ: Chi nhánh phụ thuộc vào công ty mẹ về tài chính, nhân lực và chiến lược kinh doanh.
• Giới hạn hoạt động: Chi nhánh chỉ được phép hoạt động trong phạm vi được công ty mẹ ủy quyền.

6. Những câu hỏi thường gặp

6.1 Thời gian hoàn tất thủ tục thành lập chi nhánh công ty là bao lâu?

Thời gian hoàn tất thủ tục thành lập chi nhánh công ty thường từ 3 đến 5 ngày làm việc, kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ đến Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Tuy nhiên, thời gian này có thể thay đổi tùy thuộc vào một số yếu tố như:

• Tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ đăng ký: Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thời gian hoàn tất thủ tục sẽ nhanh hơn.
• Khối lượng công việc của Sở Kế hoạch và Đầu tư: Nếu Sở Kế hoạch và Đầu tư đang có nhiều hồ sơ cần xử lý, thời gian hoàn tất thủ tục có thể lâu hơn.
• Thủ tục xin cấp Giấy phép kinh doanh (nếu có): Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh, công ty cần nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép kinh doanh. Quá trình này có thể mất thêm 1-2 ngày làm việc.

6.2 Những lợi ích khi thành lập chi nhánh công ty?

• Mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng tiềm năng tại địa điểm mới.
• Tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh, giảm chi phí vận hành.
• Nâng cao uy tín và thương hiệu của công ty.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu hút đầu tư.

6.3 Những điều kiện cần thiết để thành lập chi nhánh công ty?

• Công ty mẹ phải có đủ vốn điều lệ theo quy định của pháp luật.
• Công ty mẹ phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn hiệu lực.
• Có địa điểm đặt trụ sở chi nhánh phù hợp với quy định của pháp luật.
• Có người đứng đầu chi nhánh đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.

Tóm lại, thành lập chi nhánh công ty là một quyết định quan trọng, có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thành lập chi nhánh cũng đi kèm với một số rủi ro và thách thức. Do vậy, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố trước khi đưa ra quyết định.

Trên đây là toàn bộ nội dung về "Những điều cần biết khi thành lập chi nhánh công ty” mà chúng tôi muốn mang đến cho bạn đọc. Trong quá trình tìm hiểu, nếu bạn có bất kỳ vấn đề gì thắc mắc hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ của chúng tôi, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật ACC, chúng tôi sẽ hỗ trợ và giải đáp một cách tốt nhất.