Nhận xét về thể thức của văn bản thông báo

Văn bản thông báo được coi là một loại văn bản hành chính thông dụng nên thể thức của loại văn bản này tuân theo thể thức của một văn bản hành chính. Vậy thể thức của văn bản thông báo như thế nào? Hãy cùng ACC tìm hiểu về vấn đề trên thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Văn bản thông báo là gì? 

Thông báo là một biểu mẫu được sử dụng thường xuyên trong các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị khi cần thông báo về một vấn đề, một nội dung nào đó tới một cá nhân trong đơn vị hay toàn bộ các thành viên trong đơn vị đó. Mẫu thông báo phải được soạn thảo theo đúng quy tắc của một văn bản hành chính, cách trình bày rõ ràng, bố cục hợp lý thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp của đơn vị đó.

Mẫu thông báo chung là một văn bản thông báo về một việc cụ thể, gửi đến cá nhân hay một tổ chức nào đó. Nội dung của một mẫu thông báo sẽ căn cứ vào nơi được thông báo hoặc gửi tới hoặc các căn cứ trực tiếp để thông báo (nếu cần).

Văn bản thông báo là thông báo được thể hiện dưới dạng văn bản. Thông báo có thể được thể hiện dưới lời nói, văn bản. Văn bản thông báo là một dạng thể hiện của thông báo. Văn bản thông báo cần được thể hiện chi tiết, dễ hiểu, khoa học để người tiếp nhận thông tin thông báo được chính xác.

2. Nhận xét về thể thức của văn bản thông báo

Căn cứ theo Điều 8 Nghị định số 30/2020 về công tác văn thư thì thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cầu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính như sau:

– Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

– Số, ký hiệu của văn bản.

– Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

– Nội dung văn bản.

– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

– Nơi nhận.

– Phụ lục.

– Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

– Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

– Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

Thể thức văn bản ngoài việc thể hiện ra ở các thành phần chính của văn bản còn thể hiện ở phông chữ, khổ giấy, cách đánh số thứ tự, nội dung bài…

Font chữ dùng trong văn bản là khái niệm để chỉ một tập hợp đầy đủ các ký tự và thuộc tính mà khi sử dụng người ta có thể tạo ra một văn bản đầy đủ, thống nhất về hình dạng, font chữ bao gồm hệ thống các chữ cáo, bộ số, ký tự đặc biệt, dấu câu và có đặc trưng riêng, thống nhất không bị lỗi về kiểu dáng, kích cỡ.

Khổ giấy hiện nay theo tiêu chuẩn quốc tế EN ISO 216 xuất phát từ DIN 476 do Viện tiêu chuẩn Đức đưa ra năm 1922, song song với tiêu chuẩn đó còn có hệ thống khác như tại Hoa Kỳ và Canada. Và ở Việt Nam đang áp dụng khổ giấy do Viện tiêu chuẩn Đức đưa ra. Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì trong văn bản hành chính sẽ lựa chọn khổ giấy A4 với kích thước là 210 mm x 297 mm.

Các khổ giấy theo tiêu chuẩn EN ISO 216 sẽ có các cỡ từ A0, A1… cho đến A12 với kích thước nhỏ dần từ A0 đến A12.

Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/ND-CP quy định về sử dụng font chữ: chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

Cách đánh số thứ tự trong văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Ở “Phần”, “Chương” được trình bày in đậm và đánh số La Mã (Phấn I, Phấn II, Chương I, Chương II…)

Ở “Mục”, “Tiểu mục” được đánh số theo chữ số Ả Rập (Mục 1, Mục 2…)

Ở “ Điều”, “Khoản” cũng được đánh số theo chữ số Ả Rập (Điều 1, Điều 2…)

Thứ tự các “ Điểm” trong mỗi khoản sẽ được dùng theo thứ tự của bảng chữ cái tiếng Việt (a,b,c,d…)

Tên cơ quan chủ quản trong thể thức văn bản được quy định như sau:

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.

– Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở.

– Được phép viết tắt những cụm từ thông dụng.

– Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 tới 13.

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức han hành; trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Phần tiêu đề thể hiện nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Đối với công văn, sau chữ “V/v” nội dung sử dụng chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

Trên đây là các thông tin về Nhận xét vè thể thức của văn bản thông báo mà ACC cung cấp tới quý bạn đọc. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào cần hỗ trợ về vấn đề trên vui lòng liên hệ với Công ty Luật ACC của chúng tôi. Công ty Luật ACC luôn cam kết sẽ đưa ra nhưng hỗ trợ tư vấn về pháp lý nhanh chóng và có hiệu quả nhất. Xin chân thành cảm ơn quý bạn đọc.