Nguyên tắc quản lý văn bản mật của cơ quan nhà nước!

Như chúng ta đã biết, trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào phải luôn luôn thực hiện bảo vệ bí mật nhà nước (BVBMNN) để bảo vệ những tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác không công bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho cơ quan, tổ chức nói riêng và cho Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam nói chung. Do đó, BVBMNN là nhiệm vụ  đặc biệt quan trọng. Như vậy, Nguyên tắc quản lý văn bản mật của cơ quan nhà nước như thế nào cùng ACC tìm hiểu ngay nào.

1. Nguyên tắc quản lý văn bản mật của cơ quan nhà nước

 - Không sử dụng máy vi tính nối mạng để soạn thảo, in và đăng ký văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (văn bản mật); 

- Đăng ký văn bản mật: Được văn thư  đăng ký theo một hệ thống số riêng, sổ riêng (hoặc sơ sở dữ liệu trên máy vi tính không nối mạng riêng) so với các loại văn bản khác để theo dõi và quản lý các thông tin liên quan đến văn bản mật như: Số, ký  hiệu văn bản,  ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, người nhận (riêng văn bản độ "Tuyệt mật" thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi người có thẩm quyền đồng ý);  

 - Khi soạn thảo văn bản mật, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản có trách nhiệm "xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo" và đề xuất độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách niệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) và phạm vi lưu hành của văn bản mật. 

 - Việc chuyển giao văn bản mật phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ, giữ gìn bí mật nội dung văn bản và đều phải vào sổ, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận. Những tài liệu có đóng dấu "Tài liệu thu hồi", văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm tài liệu không bị thất lạc. 

- Quản lý văn bản mật đến: Văn bản mật gửi đến từ các nguồn đều phải làm thủ tục đăng ký tại bộ phận văn thư trước khi chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp văn bản mật đến mà bì có dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì" thì văn thư vào sổ, số đến ghi ngoài bì (không được bóc bì) và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp phát hiện văn bản mật gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ lọt bí mật nhà nước hoặc tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng... thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời. 

- Việc in, sao, chụp văn bản mật: Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn. Người có trách nhiệm lập danh mục bí mật nhà nước hoặc người được ủy quyền quyết định việc in, sao, chụp văn bản mật và ghi cụ thể số lượng được in, sao, chụp. Tài liệu vật in, sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu vật gốc. Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định. Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay bản dư thừa và những bản in, sao, chụp hỏng;  Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, sao, chụp tài liệu. 

 - Bì gửi văn bản mật: Văn bản mật phải làm bì riêng (giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được), văn bản độ "Tuyệt mật" phải gửi bằng hai bì. 

 - Lưu giữ, bảo quản, sử dụng văn bản mật: Mọi văn bản, tài liệu mật phải được lưu giữ, bảo quản chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích, sau khi xử lý xong phải được phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt, không được tự động mang ra khỏi cơ quan. Tài liệu thuộc phạm vi bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật, phải được lưu giữ riêng, có phương tiện bảo quản, bảo vệ bảo đảm an toàn. 

2. Văn bản mật của cơ quan nhà nước được chia thành bao nhiêu cấp độ mật?

Căn cứ Điều 4 Nghị định 26/2020/NĐ-CP quy định về giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước như sau:

Giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước
1. Việc giao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện như sau:
a) Trước khi giao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải đăng ký vào “Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi”. Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ “Tuyệt mật” chỉ ghi trích yếu khi người có thẩm quyền xác định bí mật nhà nước đồng ý;
b) Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải làm bì hoặc đóng gói riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc;
Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thuộc độ “Tuyệt mật” phải được bảo vệ bằng hai lớp phong bì: Bì trong ghi số, ký hiệu của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật” và được niêm phong bằng dấu của cơ quan, tổ chức ở ngoài bì; trường hợp gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. Bì ngoài ghi như gửi tài liệu thường và đóng dấu ký hiệu chữ “A”;
Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ “Tối mật” và “Mật” được bảo vệ bằng một lớp bì, ngoài bì đóng dấu chữ “B” và chữ “C” tương ứng với độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước bên trong;
c) Việc giao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải được quản lý bằng “Sổ chuyển giao bí mật nhà nước”.
...

Theo quy định trên thì văn bản mật của cơ quan nhà nước được chia thành 03 cấp độ mật:

- Tuyệt mật ký hiệu chữ "A";

- Tối mật ký hiệu chữ "B";

- Mật ký hiệu chữ "C".

3. Văn bản mật của đảng về thông tin công tác tổ chức xây dựng đảng độ tối mật gồm những loại văn bản nào?

Căn cứ Điều 2 Quyết định 1722/QĐ-TTg năm 2020 quy định về văn bản mật của đảng về độ tối mật như sau:

Bí mật nhà nước độ Tối mật gồm:
...
3. Thông tin về công tác tổ chức xây dựng đảng:
a) Quyết định, kết luận, báo cáo, tờ trình, thông báo, công văn của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, các cơ quan đảng trung ương, cấp ủy cấp tỉnh về quá trình chuẩn bị, đề án, phương án, quy hoạch nhân sự Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Ủy ban Kiểm tra Trung ương và cán bộ diện Bộ Chính trị, Ban Bí thư, cấp ủy cấp tỉnh quản lý chuẩn bị cho nhiệm kỳ khóa mới chưa công khai.
b) Chỉ thị, nghị quyết, quyết định, kết luận, đề án, phương án, kế hoạch, thông báo, công văn và văn bản, ý kiến chỉ đạo của Trung ương Đảng, cấp ủy cấp tỉnh về quá trình xem xét bầu cử, ứng cử, điều động, bổ nhiệm, phân công, từ chức, miễn nhiệm, đình chỉ chức vụ, kỷ luật cán bộ thuộc diện Bộ Chính trị quản lý.
c) Báo cáo, bản kiểm điểm, gợi ý kiểm điểm của Bộ Chính trị, Ban Bí thư và các đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư có nội dung kiểm điểm, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ bảo vệ Tổ quốc, an ninh quốc gia.
d) Quyết định, kết luận, báo cáo, thông báo, công văn của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Tiểu ban Bảo vệ Chính trị nội bộ Trung ương, các cơ quan đảng Trung ương đối với cán bộ, đảng viên có vấn đề về lịch sử chính trị, chính trị hiện nay thuộc diện Trung ương quản lý chưa công khai (trừ nội dung quy định tai điểm a khoản 2 Điều 1).
...

Theo đó, văn bản mật về thông tin công tác tổ chức xây dựng đảng độ tối mật bao gồm những loại văn bản nêu trên.