Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử

Nghị định 123/2020/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ và sẽ có hiệu lực kể từ 01/7/2022. Trong các nội dung về hóa đơn, chứng từ quy định thì có những điểm mới các doanh nghiệp cần phải lưu ý. Trong bài viết này, ACC sẽ cung cấp đến bạn thông tin cần lưu ý ở Nghị định 123 về hóa đơn điện tử.

Cơ sở pháp lý:

Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ

1. Đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rất chi tiết về đối tượng được phép sử dụng các loại hóa đơn điện tử. Quy định này được áp dụng từ ngày 01/07/2022.
Đồng thời, tại khoản 1 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ tuân thủ theo đúng quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.

1.1. Đối tượng sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế

Đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ là các đơn vị kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ngoại trừ các trường hợp được quy định tại khoản 2 và khoản 4 của Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Cụ thể bao gồm:
- Các hộ, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của DN siêu nhỏ theo đúng quy định pháp luật.
- Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế dùng HĐĐT có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

1.2. Đối tượng sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế

Đối tượng được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế sẽ là các đơn vị kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp cụ thể sau:
- Các đơn vị kinh doanh thuộc các lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy;
- Các đơn vị kinh doanh đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử; có xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, có phần mềm lập HĐĐT đáp ứng việc lập, tra cứu, lưu trữ HĐĐT, đồng thời đảm bảo truyền nhận dữ liệu HĐĐT giữa bên mua với cơ quan thuế.
Lưu ý: các trường hợp đơn vị kinh doanh thuộc trường hợp này nhưng có rủi ro cao về thuế thì việc sử dụng hóa đơn sẽ tuân thủ theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

1.3. Đối tượng sử dụng HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh

Căn cứ theo khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, các hộ, cá nhân kinh doanh không thể đáp ứng điều kiện sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc các đơn vị kinh doanh khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp HĐĐT để giao dịch thì sẽ được sử dụng HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh.
Tuy nhiên, các đơn vị kinh doanh thuộc trường hợp này phải lưu ý nộp thuế trước khi được cơ quan thuế cấp HĐĐT theo từng lần phát sinh.

2. Quy định định dạng đối với hóa đơn điện tử

Định dạng HĐĐT được hiểu là tiêu chuẩn kỹ thuật nhằm quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của trường thông tin, phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị HĐĐT. Thông thường, định dạng HĐĐT sẽ sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML.
Căn cứ vào khoản 2 Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định định dạng HĐĐT phải gồm 02 thành phần:

• Phần chứa dữ liệu nghiệp vụ HĐĐT;
• Phần chứa dữ liệu chữ ký số.

Riêng HĐĐT có mã của cơ quan thuế thì phải gồm 03 thành phần: Phần chứa dữ liệu nghiệp vụ HĐĐT; phần chứa dữ liệu chữ ký số; và phần chưa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế.
Chi tiết hơn các quy định liên quan tới định dạng HĐĐT, bạn và DN có thể tham khảo thêm tại Điều 12 của Nghị định mới ban hành này.

3. Quy định lập hóa đơn đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế

Để lập HĐĐT có mã của cơ quan thuế đúng quy cách, bạn và DN phải tuân thủ đầy đủ quy định tại khoản 1 Điều 17 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Theo đó, việc lập HĐĐT có mã của cơ quan thuế phải tuân thủ đầy đủ quy định sau:
- Nếu là các đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo đúng khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thì sẽ truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế để lập hóa đơn, thông qua tài khoản đã được cấp khi đăng ký. Cách thức tiến hành lập hóa đơn như sau:

• Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Ký số lên hóa đơn đã lập rồi gửi tới cơ quan thuế để được cấp mã.

- Nếu là các đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, thông qua nhà cung cấp HĐĐT, thì phải truy cập vào trang của nhà cung cấp hoặc phần mềm HĐĐT đã đăng ký sử dụng để tiến hành lập hóa đơn:

• Lập hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ;
• Ký số lên hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để cơ quan thuế để cấp mã.

Đối với việc lập HĐĐT có mã của cơ quan thuế, các đơn vị kinh doanh cần lưu ý như sau: Bên bán có trách nhiệm gửi HĐĐT đã cấp mã của cơ quan thuế cho bên mua. Phương thức gửi nhận được thực hiện theo thỏa thuận của hai bên bán mua, vẫn phải đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

4. Quy định lập hóa đơn đối với HĐĐT không có mã của cơ quan thuế

Tại Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định việc lập HĐĐT không có mã của cơ quan thuế phải tuân thủ các yêu cầu sau:
- Các đơn vị kinh doanh chỉ được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi đã nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
- Các đơn vị kinh doanh sử dụng phần mềm HĐĐT để lập HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Sau khi đã lập hóa đơn xong, bên bán phải ký số và gửi cho bên mua theo đúng phương thức đã thỏa thuận của hai bên bán mua, vẫn phải đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 

5. Quy định cách xử lý các hóa đơn sai sót

5.1. Trường hợp bên bán phát hiện HĐĐT được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho bên mua

Trường hợp này bên bán sẽ thông gửi thông báo tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định mới này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Đồng thời, bên bán phải lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Phía cơ quan thuế khi nhận được thông báo từ bên bán sẽ hủy HĐĐT đã cấp mã nhưng có sai sót trên hệ thống của cơ quan thuế.

5.2. Trường hợp HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế có sai sót, đã gửi cho bên mua thì bên bán mới phát hiện sai sót

Với trường hợp này, bên bán sẽ xử lý sai sót như sau:
- Nếu là sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì bên bán chỉ việc thông báo cho bên mua về việc hóa đơn có sai sót, hai bên không cần lập lại hóa đơn mới. Song song với đó, bên bán phải lập thông báo về việc HĐĐT xảy ra sai sót gửi tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định mới này, trừ trường hợp HĐĐT không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
- Nếu là sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì bên bán xử lý theo một trong hai cách sau:

• Cách 1: Bên bán lập HĐĐT điều chỉnh sai sót mắc phải. Hai bên bán mua chỉ bắt buộc phải lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó. Hóa đơn điều chỉnh cần gì rõ sai sót cần điều chỉnh cùng dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”; bên bán ký số rồi gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
• Cách 2: Bên bán lập HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn sai sót. Hai bên bán mua chỉ bắt buộc phải lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ sai sót cùng dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”; bên bán ký số rồi gửi theo cách thức tương tự như với HĐĐT điều chỉnh.

Lưu ý, riêng ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không sẽ được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần tới các thông tin điều chỉnh. Do đó, các DN hàng không được xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển cho đại lý xuất.

5.3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót

Dù là HĐĐT có mã hay không có mã của cơ quan thuế, khi bị cơ quan thuế phát hiện sai sót thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho bên bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định mới này để bên bán kiểm tra sai sót.
Theo thời hạn đã ghi trên thông báo gửi về, bên bán thực hiện thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định mới này, gửi tới cơ quan thuế về việc kiểm tra HĐĐT đã lập có sai sót.
Trường hợp quá thời hạn thông báo, bên bán không thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo lần 2. Nếu quá thời hạn thông báo lần 2 vẫn chưa thấy bên bán thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ xem xét để chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng HĐĐT.

6. Quy định chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy

Trong những trường hợp có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra thì DN hoàn toàn được phép chuyển đổi HĐĐT hợp pháp sang hóa đơn giấy.
Việc HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đảm bảo tính trùng khớp nội dung giữa HĐĐT gốc với hóa đơn giấy sau khi đã hoàn thành chuyển đổi.
HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ có giá trị để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, tuyệt đối không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ các trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

7. Quy định các trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ vào khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ quy định rõ 07 trường hợp dưới đây sẽ phải ngừng sử dụng HĐĐT:
- Đơn vị kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
- Đơn vị kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
- Đơn vị kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
- Đơn vị kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
- Đơn vị kinh doanh có hành vi sử dụng HĐĐT để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả hay hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
- Đơn vị kinh doanh có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức hoặc cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
- Đơn vị kinh doanh nhận được yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện từ cơ quan đăng ký kinh doanh hay cơ quan nhà nước có thẩm quyền, khi phát hiện DN không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

8. Quy định hiệu lực thi hành của Nghị định 123

Tại khoản 1 Điều 59 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ khẳng định Nghị định này sẽ có hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Tuy nhiên, Chính Phủ khuyến khích các đơn vị kinh doanh chuyển đổi HĐĐT trước thời hạn này càng sớm càng tốt.
Trên đây bài viết đã tổng hợp tới bạn và DN 09 quy định mới nhất, quan trọng về hóa đơn, chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trên đây là nội dung về Nghị định 123 về hóa đơn điện tử do Công ty Luật ACC cung cấp kiến thức đến khách hàng. Chúng tôi hy vọng bạn có thể hiểu hơn về vấn đề Nghị định 123 về hóa đơn điện tử để tránh khỏi các vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của bạn.