Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử có khác nhau không? Câu hỏi trên sẽ được Luật ACC giải đáp trong bài viết dưới đây.
1. Kỳ hạn lập hóa đơn được xác định như thế nào?
- Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn thì hóa đơn được hiểu là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ lập, ghi nhận các thông tin về hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện dưới hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn đặt in của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
- Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:
Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác như trường hợp cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không, hoạt động cung cấp điện (trừ đối tượng quy định tại điểm h khoản này), nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát (bao gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ), dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ logistic, dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này) được bán theo kỳ nhất định, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua. Đối với dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ CNTT (bao gồm cả dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông và công nghệ thông tin) phải đối chiếu dữ liệu kết nối giữa các cơ sở cung cấp dịch vụ, thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối chiếu dữ liệu giá cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế nhưng không quá 02 tháng kể từ ngày kết nối giữa các đơn vị cung cấp dịch vụ. Trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) thông qua hình thức bán thẻ trả trước, thu cước hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ nhưng khách hàng không lập hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì cuối ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh dịch vụ phải lập hóa đơn GTGT chung, ghi tổng doanh thu phát sinh của người mua mà không cung cấp mã số thuế cho từng dịch vụ.
Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành đã thu được tiền hoặc chưa thu được tiền.
2. Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử có khác nhau không?
- Theo phân tích ở trên thì thời điểm lập hóa đơn phải tuân thủ quy định nêu trên và được thể hiện theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch (căn cứ Khoản 8 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Cụ thể, đối với trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, ngày lập hóa đơn phải được xác lập định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên, kèm theo bảng sao kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên nhưng không muộn hơn ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung ứng dịch vụ. Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng với số lượng lớn, thường xuyên, cần có thời gian đối chiếu số liệu giữa ngân hàng và bên thứ ba có liên quan (tổ chức thanh toán, tổ chức thẻ quốc tế hoặc tổ chức khác) thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối chiếu số liệu giữa các bên nhưng chậm nhất là ngày 10 của tháng tiếp theo tháng phát sinh.
- Thời điểm chữ ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử thể hiện ở định dạng ngày, tháng, năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số khác trên hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm phát hành hóa đơn (căn cứ khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Thời điểm ký trên hóa đơn là ngày xác định giao dịch, hợp đồng mua bán hàng hóa giữa các bên có hiệu lực.
- Căn cứ quy định trên thì thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký có thể khác nhau, người bán kê khai theo ngày lập hóa đơn, người mua kê khai theo thời điểm nhận hóa đơn đã ghi đầy đủ nội dung.
- Như vậy, theo quy định này thì hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác luôn được coi là hợp lệ và được xác định như sau:
Thời điểm kê khai thuế là thời điểm lập hóa đơn giá trị gia tăng.
Thời điểm ghi nhận doanh thu cho người bán và tính vào chi phí cho người mua là thời điểm lập hóa đơn.
Có thể lập nhiều hóa đơn nhưng phải tuân thủ nguyên tắc trùng với thời điểm giao hàng hoặc chuyển quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ. Nếu muốn lập hóa đơn mới phải ký điện tử tất cả các hóa đơn đang chờ chữ ký (tránh trường hợp ngày lập hóa đơn muộn hơn nhưng số hóa đơn nhỏ và ngày lập hóa đơn nhỏ, số hóa đơn lớn).
Kết luận: Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử có ghi ngày tháng năm lập, ngày ký khác vẫn được coi là hóa đơn hợp pháp theo quy định.
Nội dung bài viết:
Bình luận