1. Quy định chung về con dấu
Con dấu là thể hiện giá trị pháp lý đối với các văn bản của cơ quan, tổ chức. Con dấu có giá trị xác nhận, xác minh một vấn đề, điều khoản, quyền, nghĩa vụ giữa một tổ chức này với cá nhân hay tổ chức khác. Đây được coi là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp giữa các cơ quan, công ty, doanh nghiệp.
- Đối với các cơ quan chức danh nhà nước, việc quản lý con dấu thuộc cơ quan công an:
Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Cụ thể đó là con dấu của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức hội, quỹ xã hội từ thiện, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật và chức danh nhà nước.
Theo quy định đối với con dấu của các cơ quan chức danh nhà nước cần bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi. Cơ quan, tổ chức chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp thì phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
- Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật;
- Bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu;
- Việc đăng ký, quản lý con dấu và cho phép và sử dụng con dấu phải bảo đảm các điều kiện theo quy định;
- Con dấu được quy định phải là hình tròn, mực dấu màu đỏ.
- Đối với con dấu doanh nghiệp:
Con dấu công ty, doanh nghiệp là một yếu tố pháp lý mang dấu hiệu nhận biết của doanh nghiệp. Chúng được cấp sau khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục thành lập công ty hoặc sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.
Hiện nay, theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp được tự quyết định về số lượng con dấu, hình thức, nội dung con dấu, về việc quản lý và sử dụng con dấu, cụ thể:
+ Về số lượng con dấu, doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu chứ không phải chỉ một mẫu như trước đây. Tất cả những con dấu của doanh nghiệp phải giống nhau về hình thức và nội dung.
+ Về hình thức con dấu, doanh nghiệp có thể chọn hình thức con dấu, cụ thể bao gồm:
- Hình dáng: Con dấu có thể có hình tròn, hình vuông, hình tam giác, hình chữ nhật, hình thang, hình thoi, hình elip, hay các hình đa giác. Thậm chí, con dấu có thể có hình hoa, hình bướm, hình cá, hình chim tùy ý, ... Hình dáng con dấu không làm thay đổi giá trị pháp lý của con dấu;
- Màu sắc: Con dấu có thể sử dụng bất kỳ màu mực gì: xanh, đỏ, tím, vàng, cam, đen hay màu tím cũng được;
- Kích thước do doanh nghiệp tự lựa chọn
+ Về nội dung con dấu: Ngoài những nội dung bắt buộc là tên và mã số doanh nghiệp, con dấu có thể có những nội dung khác. Doanh nghiệp có thể thêm vào con dấu các nội dung như logo, slogan hay những nội dung khác miễn không vi phạm các quy định của pháp luật về con dấu
Cần lưu ý, các công ty không được sử dụng các hình ảnh, từ ngữ và biểu tượng sau trong nội dung và dưới dạng con dấu:
- Quốc kỳ, quốc huy, cờ Đảng nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Hình ảnh, biểu tượng, tên gọi của Nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang quần chúng, tố chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp;
- Từ ngữ, ký hiệu, hình ảnh vi phạm thuần phong mỹ tục lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam;
- Các công ty có trách nhiệm đảm bảo tuân thủ các quy định của luật bản quyền và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc hình thức mẫu tem
+ Về các quản lý và sử dụng con dấu: Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại hiện hoặc các đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp pháp luật quy định hoặc các bên thương mại có thỏa thuận về việc sử dụng con dấu. Do đó, công ty hoàn toàn có quyền quyết định việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung quy chế công tý. Các doanh nghiệp chỉ bị giới hạn quyền ra quyết định trong những trường hợp pháp luật yêu cầu sử dụng con dấu.
Lưu ý: Chỉ có những cơ quan, tổ chức dưới đây được sử dụng con dấu có hình quốc huy, bao gồm:
- Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Tổng thư ký Quốc hội;
- Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng bầu cử Quốc gia, Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội, cơ quan của Ủy ban thường vụ Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, Kiểm toán nhà nước, Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
- Chính phủ các bộ; cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Học viện Chính phủ, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, Tổng cục hoặc đơn vị tương đương Tổng cục;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Tòa án quân sự trung ương, Tòa án quân sự quân khu và tương đương, Tòa án quân sự khu vực;
- Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Viện kiểm sát nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện kiểm sát quân sự quân khu và tương đương, Viện kiểm sát quân sự khu vực;
- Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp;
- Cơ quan quản lý thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp, cơ quan quản lý thi hành án thuộc Bộ Quốc phòng, cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh, cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện, cơ quan thi hành án quân khu và tương đương;
- Đại sứ quán, Phòng lãnh sự thuộc Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán, Lãnh sự quán, Tổng lãnh sự danh dự, Lãnh sự danh sự, Phái đoàn thường trực, Pháo đoàn, Phái đoàn quan sát viên thường trực và cơ quan có tên gọi khác thực hiện chức năng đại diện của Nhà nước Việt Nam tại tổ chức quốc tế liên Chính phủ hoặc tại vùng lãnh thổ nước ngoài;
- Ủy ban nhà nước về người Việt Nam ở nước ngoài, Ủy ban Biên giới quốc gia, Cục Lãnh sự, Cục lễ tân Nhà nước, Sở ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh trực thuộc Bộ Ngoại giao;
- Cơ quan có chức năng quản lý nhà nước và được phép sử dụng con dấu có hình Quốc huy theo quy định, cụ thể việc sử dụng con dấu có hình quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tưởng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Theo những quy định trên, có thể hiểu con dấu là một loại phương tiện của các cơ quan, tổ chức sử dụng để đóng trên các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức mình, thông qua đó thể hiện sự đồng ý, ý chí của cơ quan, tổ chức đó trong các loại văn bản, giấy tờ được đóng dấu. Con dấu có ý nghĩa thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản mà nó đóng lên đó. Hiện nay theo những quy định mới, con dấu doanh nghiệp không còn mang giá trị pháp lý cao như trước kia khi doanh nghiệp tự quyết định việc khắc và sử dụng con dấu, cũng như không phải thông báo mẫu dấu lên Sở kế hoạch và đầu tư. Tuy nhiên thực tế hiện nay vẫn chưa có doanh nghiệp nào đăng ký không sử dụng con dấu bởi những lợi ích mà nó mang lại cũng như thể hiện thói quen khi giao dịch của nước ra.
2. Quy định con dấu vuông
Con dấu vuông được hiểu là một con dấu được thiết kế theo hình vuông trên đó thể hiện những nội dung thông tin quan trọng của doanh nghiệp sẽ được thiết kế nằm gọn trong khung dấu vuông đó theo quy định của pháp luật. Hiện nay có nhiều loại dấu vuông với những mục đích chức năng khác nhau như: con dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu logo doanh nghiệp ...
Dấu vuông thường sẽ có hai loại đó là con dấu pháp lý và con dấu không có giá trị pháp lý, cụ thể:
- Con dấu pháp lý là những con dấu được dùng để thiết kế làm con dấu công ty, doanh nghiệp hay dấu chức danh, mã số thuế, ... ;
- Con dấu không có giá trị pháp lý thì là những con dấu vuông thể hiện vị trí, dấu ấn của các dòng họ, các chi tộc và các đơn vị tổ chức khác
- Điều kiện để sử dụng con dấu công ty:
Theo quy định, trước khi sử dụng, thay đổi, hủy bỏ tem, thay đổi số lượng con dấu công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện, công ty phải gửi thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện và đăng thông báo mẫu tem trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:
- Tên, mã số, địa chỉ trụ sở trung tâm hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty;
- Số lượng, mẫu, thời gian có hiệu lực của mẫu tem;
Do đó, trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đối với trường hợp doanh nghiệp đã hành lập trước ngày 01 tháng 07 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
- Một số loại con dấu doanh nghiệp được sử dụng phổ biến hiện nay:
+ Con dấu công ty: Trước khi, con dấu công ty là loại dấu bắt buộc phải có giá trị pháp lý rất cao. Nhưng kể từ Luật doanh nghiệp 2014 có hiệu lự từ ngày 01/07/2015 giá trị pháp lý con dấu được xem nhẹ hơn, đây cũng là theo thông lệ quốc tế. Cụ thể, kể từ ngày 01/07/2015 Luật doanh nghiệp 2014 có hiệu lực đã trao quyền quyết định về việc sử dụng con dấu cho doanh nghiệp và có quyền sử dụng hoặc không hay sử dụng con dấu, tuy nhiên trước khi dùng con dấu thì phải thông báo lên sở kế hoạch và đầu tư. Và đến ngày 01/01/2021 thì Luật doanh nghiệp 2020 có hiệu lực đã bãi bỏ việc thông báo mẫu dấu lên Sở kế hoạch và đầu tư đối với doanh nghiệp, trao toàn bộ quyền quyết định về việc sử dụng con dấu cho công ty đó. Bây giờ, con dấu tùy thuộc vào doanh nghiệp quyết định, không còn mang giá trị pháp lý cao như trước kia. Song, kể từ ngày 01/07/2015 đến nay trên thực tế vẫn chưa có doanh nghiệp nào đăng ký không sử dụng dấu, bởi lẽ văn hóa giao dịch tại Việt Nam có thói quen có dấu đỏ trên các văn bản giao dịch mới có giá trị.
+ Con dấu chức danh cho từng phòng lãnh đạo: Hiện nay mặc dù không có quy định nào hạn chế đối tượng được sử dụng con dấu chức danh. Nhưng hầu hết, loại phương tiện này được dành cho các cấp chủ tịch, giám đốc (phó), trưởng phòng (phó), giám đốc, trưởng phòng và trưởng dự án.
+ Con dấu về thông tin, mã số thuế và địa chỉ công ty: Tất cả các thông tin cần thiết đã được khắc trên con tem này rất gần trong tầm tay, giúp người dùng tiết kiệm rất nhiều thời gian khi làm việc. Những giấy tờ gì cần in thông tin doanh nghiệp hay mã số thuế, người dùng chỉ cần đóng dấu là xong.
+ Con dấu kèm chữ ký doanh nghiệp: Loại con dấu này phù hợp với những nhân viên ở những vị trí đặc thù như: Nhân viên kinh doanh, kế toán, mua hàng, ... Việc sử dụng con dấu kèm chữ ký tên sẽ giúp công việc được xử lý nhanh gọn lẹ hơn.
+ Con dấu dùng để xác nhận đã thu chi tiền: Nội dung trên con dấu là chứng cứ xác thực để nhận các hóa đơn thu chi, xuất nhập kho, đã thanh toán. Đối tượng nhân viên sử dụng được con dấu này là nhân viên bộ phận kế toán, bán hàng, hoặc thu ngân.
Hiện nay, con dấu vuông được sử dụng phổ biến hơn con dấu tròn bởi nó có nhiều ưu điểm vượt trội hơn dấu tròn như: Con dấu tròn có quy đình đóng dấu và đăng ký phức tạp hơn. Nội dung được khắc trên con dấu tròn mang tính đặc trưng riêng. Con dấu vuông sẽ khắc được nhiều chữ hơn và thông tin sẽ được thể hiện rõ ràng hơn. Khắc con dấu vuông làm cho doanh nghiệp một dấu ấn riêng biệt. Đặc biệt con dấu vuông giúp doanh nghiệp thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp, hiện đại hơn.
3. Sự khác nhau giữa dấu tròn và dấu vuông
Mỗi doanh nghiệp đều có con dấu riêng và con dấu là tài sản của doanh nghiệp. Con dấu doanh nghiệp không được trùng lặp để phân biệt giữa các doanh nghiệp với nhau. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý đồng thời khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, giấy tờ do doanh nghiệp ban hành. Theo đó, doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu như con dấu tròn, con dấu vuông, ... không còn quy định bắt buộc chỉ được dùng một con dấu như trước kia.
Về đặc điểm của con dấu:
+ Con dấu tròn:
- Mỗi doanh nghiệp sẽ có con dấu hình tròn để thể hiện giá trị pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý do doanh nghiệp phát hành;
- Con dấu tròn là con dấu pháp nhân và phải được đăng ký tại cơ quan công an, chỉ được sử dụng khi được cấp giấy chứng nhận
Lưu ý: Hiện nay, việc sử dụng con dấu theo luật doanh nghiệp về hình thức và số lượng con dấu do doanh nghiệp quyết định nhưng vẫn phải đảm bảo nội dung: tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
+ Con dấu vuông:
- Dấu hình vuông thường là các loại dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu logo công ty đều có giá trị pháp lý khi doanh nghiệp đăng ký, thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh;
- Dấu hình vuông còn có thể ban hành để sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp mà không chịu sự quản lý của nhà nước.
Về giá trị pháp lý:
Trước đây, theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014 thì doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây: Tên doanh nghiệp và Mã số doanh nghiệp.
Hiện nay, Luật doanh nghiệp 2020 đã có hiệu lực thì không đề cập đến quy định bắt buộc về thông tin thể hiện trong nội dung con dấu. Theo quy định tại Luật này, doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ được toàn quyền quyết định về nội dung của dấu mình sử dụng mà không chịu ràng buộc bởi quy định pháp luật, cũng như toàn quyền quyết định loại dáu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
Như vậy, đối với con dấu doanh nghiệp dù là dấu tròn hay dấu vuông để có giá trị pháp lý như nhau tùy theo doanh nghiệp quyết định. Việc quản lý, sử dụng và lưu trữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Theo đó, Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm: Mẫu con dấu (hình thức, kích cỡ, nội dung, mẫu mực dấu); Số lượng con dấu; Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
Cần lưu ý về cách đóng con dấu tròn và dấu vuông lên văn bản, chứng từ, doanh nghiệp cần chú ý những điều sau:
- Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định;
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
- Đóng lên các phục lục kèm theo văn bản do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phục lục;
- Khi đóng dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng hay của cơ quan quản lý chuyên ngành.
Mọi người cũng hỏi
Câu hỏi 1: Mộc vuông là gì?
Trả lời: Mộc vuông là một loại hình gỗ có hình dạng hình vuông, với các cạnh bằng nhau và góc nội bộ bằng 90 độ. Mộc vuông thường được sử dụng trong ngành chế biến gỗ, xây dựng, và nhiều ứng dụng khác.
Câu hỏi 2: Mộc tròn là gì?
Trả lời: Mộc tròn là một loại hình gỗ có hình dạng hình tròn, không có các cạnh và góc như mộc vuông. Mộc tròn thường được sử dụng để sản xuất các sản phẩm gỗ như trụ cột, nút gỗ, sản phẩm nội thất tròn, và trong xây dựng cấu trúc gỗ.
Câu hỏi 3: Mộc vuông và mộc tròn được sử dụng trong lĩnh vực nào?
Trả lời: Cả mộc vuông và mộc tròn đều được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, bao gồm:
- Chế biến gỗ: Mộc vuông và mộc tròn là nguyên liệu quan trọng trong ngành chế biến gỗ để sản xuất đồ nội thất, vật liệu xây dựng, và các sản phẩm gỗ khác.
- Xây dựng: Mộc vuông thường được sử dụng trong việc xây dựng kết cấu gỗ, còn mộc tròn thường được dùng để làm cột, dầm, nền nhà, và các thành phần khác của công trình.
- Nông nghiệp: Mộc tròn cũng được sử dụng trong ngành nông nghiệp, chẳng hạn như việc xây dựng hàng rào gỗ hoặc làm các sản phẩm gỗ nông nghiệp.
Câu hỏi 4: Các quy trình gia công mộc vuông và mộc tròn thường như thế nào?
Trả lời: Quy trình gia công mộc vuông và mộc tròn bao gồm nhiều bước như cưa, tạo hình, chà nhám, và bảo quản. Đối với mộc vuông, công cụ cưa được sử dụng để cắt thành hình vuông, trong khi đối với mộc tròn, gỗ thường được cưa dưới dạng trục. Sau đó, quy trình tạo hình và chà nhám được thực hiện để tạo ra hình dáng và bề mặt mong muốn. Cuối cùng, việc bảo quản và xử lý để ngăn gỗ bị mục nát, cong vênh là rất quan trọng.
Nội dung bài viết:
Bình luận