Email báo cáo công việc là một công cụ quan trọng giúp bạn cập nhật tiến độ công việc, thông tin dự án và kết quả đạt được cho cấp trên hoặc các bên liên quan. Viết email báo cáo công việc hiệu quả sẽ giúp bạn thể hiện năng lực làm việc, sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của bản thân. Hãy cùng ACC tìm hiểu về mẫu viết email báo cáo công việc thông qua bài viết dưới đây.
1. Tại sao phải Viết Báo cáo Email Chuyên nghiệp?
Một email chuyên nghiệp là email thể hiện được văn phong, ngôn từ, nội dung rõ ràng, cấu trúc chuẩn, phù hợp với người đọc. Nhờ e-mail này, người nhận sẽ biết được tính cách, trình độ chuyên môn cũng như thái độ làm việc của bạn.
Mặt khác, viết email báo cáo chuyên nghiệp cũng là cách thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Nó được sử dụng để liên lạc hoặc trao đổi thông tin trong quá trình làm việc. Đặc biệt, mẫu email báo cáo công việc cũng rất quan trọng để thể hiện các hoạt động, thỏa thuận và dựa vào đây để giải quyết một số vấn đề nếu cần thiết.
Đây cũng là lý do tại sao bạn cần cẩn thận trong việc soạn thảo email để tránh những rủi ro, mất mát không lường trước được.
Mẫu viết email báo cáo công việc
2. Mẫu viết email báo cáo công việc chuyên nghiệp GHI ĐIỂM NGAY
Dưới đây là mẫu email báo cáo công việc thường được sử dụng giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và thuyết phục hiệu quả.
To:…………….(1)…………………….
Cc:…………………(2)………………….
Bcc:………………………..(3)…………
Subject: Báo cáo công việc tháng 4 – quý 2/2023
Kính gửi: Anh/chị………….(4)………………..- ………….(5)……….
Tôi tên là Lê Quỳnh Ánh Chi – Nhân viên phòng Marketing công ty ABC XYZ
Theo yêu cầu của…………..(6)……………….về việc báo cáo công việc tháng 4 – quý 2/2023
Qua đó, tôi gửi email này để báo cáo công việc từ ngày 01/4 đến ngày 28/4/2023 theo yêu cầu trước đó.
Báo cáo công việc được trình bày như sau:
(7) ……………………………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
……………………………………………….
Mong anh/chị xem lại nội dung và phản hồi email này nếu có thắc mắc hoặc chưa rõ vấn đề. Để tôi thuận lợi nắm bắt thông tin và giải quyết kịp thời.
Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn sự hợp tác và sự đồng hành của Quý doanh nghiệp, cùng anh/chị……………(4)………………….
Kính chúc tập thể công ty ABC XYZ nhiều sức khỏe, thành công và phát triển.
Trân trọng.
Mrs. Lê Quỳnh Ánh Chi
Công ty TNHH ABC XYZ
Địa chỉ: …đường…, phường…, quận…, TP. Hồ Chí Minh
Chức vụ: Nhân viên phòng Marketing
Điện thoại: (028) ……………….. – Ext: ………………..
Di động: (+84) …………………………
Email: [email protected]
—————–
*Lưu ý các nội dung sau:
- Địa chỉ email người nhận chính
- Địa chỉ email người nhận có thể thấy danh sách người nhận khác
- Địa chỉ email người nhận không thể thấy danh sách người nhận khác
- Tên của người nhận email chính
- Tên chức vụ/ chức danh của người nhận email chính
- Tên thông báo hoặc tên người ra yêu cầu
- Nội dung báo cáo hoặc nội dung này được gửi tệp đính kèm theo trong mail
3. Cấu trúc trình bày Email doanh nghiệp chuyên nghiệp
Cấu trúc trình bày Email doanh nghiệp chuyên nghiệp
Một mẫu email báo cáo công việc chuyên nghiệp nên có cấu trúc nội dung như sau:
chủ đề email
Nội dung chính
Chữ ký cá nhân
Cấu trúc email 3 phần: chủ đề email, nội dung chính, chữ ký cá nhân
3.1 Chủ đề của email
Thông thường, dòng chủ đề của email sẽ là phần đầu tiên người đọc chú ý đầu tiên. Vì vậy, bạn nên viết tiêu đề ngắn gọn, thể hiện nội dung email muốn truyền tải đến người đọc. Bạn làm điều này bằng cách cố gắng đặt tiêu đề với các từ khóa quan trọng giúp email của bạn nổi bật để không bị bỏ sót. Viết dòng tiêu đề email ngắn
Dòng tiêu đề email phải chạm vào trọng tâm nội dung để thu hút sự chú ý của người nhận và không gây hiểu lầm, bỏ sót, làm ảnh hưởng đến thông tin trao đổi giữa các bên liên quan. Đối với mẫu email báo cáo công việc quan trọng cần xử lý gấp, bạn có thể đặt mức độ quan trọng của nó trước và viết hoa nó trong ngoặc đơn. Tuy nhiên chỉ nên sử dụng trong những trường hợp cần thiết, không nên quá lạm dụng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng xét duyệt email của người nhận. Ví dụ về viết mức độ quan trọng trong email:
Tiêu đề: [LỖI] Ký kết hợp tác dự án
Tiêu đề: (KHẨN) Thông báo chuyển đổi đơn vị xu
Tiêu đề: |KHẨN CẤP| Báo cáo thay đổi kế hoạch
3.2 Nội dung chính
Nội dung chính được coi là “phao cứu sinh” khi sử dụng mẫu email báo cáo công việc chuyên nghiệp. Tùy vào mục đích mà nội dung cần phù hợp với tính chất của email. Vì vậy, bạn nên trình bày những nội dung rõ ràng và quan trọng như sau:
Viết lời chúc của bạn:
Để vào nội dung chính, đầu tiên bạn phải có lời chào giới thiệu. Tuy nhiên, lời chào có thể linh hoạt, phù hợp với người đọc email. Ví dụ:
Thể hiện sự thân mật, gần gũi với người nhận email: Dear Hello, Hello, Dear Friend hay Hi Friend, Hi Brother/Sister,…
Tôn trọng và nhã nhặn với người nhận email: Kính gửi hoặc những từ tiếng Anh như Dear Sir/Dear Madam,…
Lưu ý nội dung chính của email
Lý do viết email:
Trong thư, trước khi vào vấn đề, thường có những lý do được trình bày trước đó để người nhận dễ nhận biết bạn gửi thư này với mục đích gì? Nó thuận tiện cho người đọc hiểu rõ thông tin được đưa ra trong mẫu viết báo cáo email. Cách thức trình bày lý do được chỉ rõ như sau:
Sử dụng gạch đầu dòng để cho biết lý do bạn viết email
Viết lý do ngắn gọn, xúc tích để người đọc hiểu được nội dung bạn muốn truyền tải
Ngắt dòng, tách ý rõ ràng nếu cần
Gửi lời cảm ơn đến:
Để viết lời cảm ơn thật hay, bạn có thể tham khảo mẫu lời cảm ơn dưới đây
Xin chân thành cảm ơn quý khách hàng đã dành thời gian đọc email này, rất mong nhận được phản hồi từ quý khách hàng trong thời gian sớm nhất.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn và mong thầy giải đáp nếu có gì thắc mắc hoặc chưa rõ. Vui lòng trả lời trong email này, tôi sẽ sẵn lòng trả lời bạn ngay. Nếu bạn nhận được email này, bạn có câu hỏi hoặc yêu cầu không rõ ràng. Vui lòng phản hồi để chúng tôi có thể giải quyết nhanh chóng. Xin chân thành cảm ơn.
3.3 Chữ ký cá nhân
Chữ ký cá nhân trong các mẫu email báo cáo công việc đóng vai trò như một tấm danh thiếp, giúp người gửi chuyên nghiệp hơn và là căn cứ để người nhận liên hệ lại khi cần. Do đó, người gửi email nên bao gồm chữ ký cá nhân trong email của họ. Tóm lại sẽ gây ấn tượng mạnh và mang lại giá trị thương hiệu cá nhân trong mắt đối tác, khách hàng hay cấp trên.
4. Lời khuyên để Viết Email Báo cáo Chuyên nghiệp Tốt nhất
Một số mẹo viết email báo cáo sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp như: dùng từ ngữ lịch sự, chuẩn tiếng Việt; trình bày rõ ràng; không sử dụng chữ viết tắt; kiểm tra nội dung sau khi viết…
4.1 Sử dụng từ tiếng Việt lịch sự, chuẩn mực
Khi viết email cho khách hàng hay đối tác, người viết email nên sử dụng câu từ ngắn gọn, dễ hiểu để thể hiện sự lịch sự và tôn trọng đối phương. Quan trọng nhất, bạn nên sử dụng mẫu email báo cáo công việc có cấu trúc câu văn trôi chảy, nhất quán bằng tiếng Việt để giúp người nhận hiểu rõ điều bạn muốn truyền tải và thu hút người đọc hơn nữa.
4.2 Trình bày rõ ràng
Với những mẫu email báo cáo công việc chứa nhiều thông tin hoặc email dài, thông thường chúng sẽ được sắp xếp, phân chia nội dung trong cấu trúc email sao cho hợp lý và có sự liên kết, liên kết với nhau, nhằm đảm bảo nội dung được trình bày rõ ràng. Như bạn có thể thấy, cách trình bày rất quan trọng trong email. Nếu được trình bày rõ ràng, email sẽ không dài dòng, lan man cho người đọc mà sẽ tập trung vào nội dung chính để không bị quên email.
4.3 Không sử dụng từ viết tắt
Hầu hết mọi người sử dụng từ viết tắt như một thói quen hàng ngày, đó không hẳn là một điều xấu nhưng khi viết email bạn nên hạn chế sử dụng để tránh làm người đọc cảm thấy khó chịu hoặc hiểu sai ý của bạn. .
Tuy nhiên, bạn vẫn được phép sử dụng từ viết tắt trong mẫu email báo cáo công việc, khi từ viết tắt này được sử dụng phổ biến, tuy nhiên, không nên quá lạm dụng nó. Lưu ý khi viết email cho đối tác không nên sử dụng các từ viết tắt trong email.
4.4 Kiểm tra nội dung sau khi viết
Chủ quan sau khi viết xong email là tình trạng thường xảy ra với nhiều người. Sau khi viết email, họ không quen kiểm tra xem nội dung của mình có phù hợp hay không?
Đặc biệt với lỗi chính tả, người viết có xu hướng không kiểm tra kỹ, vì vậy email chứa rất nhiều lỗi. Để khắc phục tình trạng này, bạn cần xem đi xem lại để không bỏ sót lỗi nào. Ngoài ra, bạn cần kiểm tra tệp đính kèm trong email, đây có đúng là tệp bạn muốn gửi không? Hoặc là có một tập tin thiếu để gửi? Từ đó, đảm bảo mọi thông tin và nội dung trong email là chính xác trước khi xác nhận gửi email. Hãy viết một bức thư điện tử để thể hiện thái độ làm việc của mỗi người, thông qua cách trình bày, sắp xếp và ngôn từ thể hiện trong bức thư điện tử này. Vì vậy, bạn cần trau dồi kỹ năng viết email của mình hơn nữa, nó sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong công việc và cuộc sống.
Trên đây là bài viết về Mẫu viết email báo cáo công việc mời bạn đọc thêm tham khảo và nếu có thêm những thắc mắc về bài viết này hay những vấn đề pháp lý khác về dịch vụ luật sư, tư vấn nhà đất, thành lập doanh nghiệp… hãy liên hệ với ACC theo thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý có nhiều năm kinh nghiệm từ chúng tôi. ACC đồng hành pháp lý cùng bạn.
Nội dung bài viết:
Bình luận