Mẫu văn bản thông báo tổ chức sự kiện mới

Văn bản thông báo sự kiện là một loại văn bản hành chính thông dụng được sử dụng phổ biến nhưng không phải ai cũng biết tới văn bản thông báo tổ chức sự kiện phải tuân theo những điều kiện nhất định. Vậy Mẫu văn bản thông báo tổ chức sự kiện như thế nào? Hãy cùng ACC tìm hiểu vấn đề này thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Văn bản thông báo là gì? 

Thông báo là một biểu mẫu được sử dụng thường xuyên trong các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị khi cần thông báo về một vấn đề, một nội dung nào đó tới một cá nhân trong đơn vị hay toàn bộ các thành viên trong đơn vị đó. Mẫu thông báo phải được soạn thảo theo đúng quy tắc của một văn bản hành chính, cách trình bày rõ ràng, bố cục hợp lý thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp của đơn vị đó.

Mẫu thông báo chung là một văn bản thông báo về một việc cụ thể, gửi đến cá nhân hay một tổ chức nào đó. Nội dung của một mẫu thông báo sẽ căn cứ vào nơi được thông báo hoặc gửi tới hoặc các căn cứ trực tiếp để thông báo (nếu cần).

Văn bản thông báo là thông báo được thể hiện dưới dạng văn bản. Thông báo có thể được thể hiện dưới lời nói, văn bản. Văn bản thông báo là một dạng thể hiện của thông báo. Văn bản thông báo cần được thể hiện chi tiết, dễ hiểu, khoa học để người tiếp nhận thông tin thông báo được chính xác.

2. Mẫu văn bản thông báo tổ chức sự kiện

2.1. Về hình thức:

1. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản: Trình bày theo mẫu văn bản hành chính trên khổ giấy A4, phông chữ Times New Roman. Trình bày theo chiều dài của trang giấy A4, lề trên và lề dưới cách đều mép trên và mép dưới 20-25 mm, lề trái cách mép trái từ 30-35 mm, lề phải cách mép phải 15-20 mm.

2. Quốc hiệu, tiêu ngữ: Quốc hiệu được trình bày dưới dạng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng đậm. Tiêu ngữ được trình bày dưới dạng chữ in thường, cỡ chữ 13-14 kiểu chữ đứng đậm.

Lưu ý tiêu ngữ theo quy định phải luôn lớn hơn quốc ngữ 1 cỡ chữ và phía dưới tiêu ngữ phải kèm theo dòng kẻ bên dưới.

3. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Được trình bày là tên cơ quan, tổ chức thông báo về sự kiện được trình bày dưới dạng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng.

 Ví dụ:

CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN AB

4. Số ký hiệu của văn bản: Được trình bày dưới dạng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Lưu ý đối với các số nhỏ hơn 10 phía trước phải ghi kèm thêm số 0 và tên đơn vị phải viết tắt.

5. Địa danh và thời gian ban hành văn bản: Được trình bày dưới dạng loại chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ nghiêng. Đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

Lưu ý khi viết phần “Địa danh và thời gian ban hành văn bản” phải ngang hàng với phần “Số ký hiệu của văn bản”.

6. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản: Tên mẫu là thông báo về việc tổ chức sự kiện gì ta sẽ trình bày ra và sẽ trình bày dưới dạng loại chữ in hoa, cỡ chữ 13-14 kiểu chữ đứng đậm. Trích yếu nội dung được trình bày có loại chữ in thường, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng.

Lưu ý phía dưới phần trích yếu có dòng kẻ bên dưới.

7. Nơi nhận và tên cá nhân, tổ chức nhận văn bản: Được trình bày dưới dạng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng đậm. Tên cá nhân, tổ chức nhận văn bản được trình bày dưới dạng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

Lưu ý khi soạn thảo văn bản nhớ gửi đến nơi lưu trữ văn bản đó, thường là “Lưu VT”.

Ví dụ:

Nơi nhận:

– Như trên;

– Lưu VT.

8. Đơn vi soạn thảo: Phần trình bày chức vụ, họ và tên của người có thẩm quyền ban hành, được trình bày dưới dạng chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm. Phần đại diện ký thông báo tổ chức sự kiện không bắt buộc phải là thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan, ban hành mà có thể là một chức danh khác có trách nhiệm về lĩnh vực trên được uỷ quyền ký thay.

Lưu ý khi ký tên phải kèm theo con dấu tại cơ quan ban hành, con dấu đóng kèm theo phải nằm bên trái chữ ký, trùm lên chữ ký khoảng 1/3 chữ ký.

2.2. Về nội dung:

Trong phần nội dung có phần kính gửi đến các cá nhân, tổ chức mà người soạn thảo muốn gửi thông báo tổ chức sự kiện.

Khi viết mẫu thông báo tổ chức sự kiện cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng, sự kiện mà mình muốn thông báo. Tránh viết sai chính tả, lạc đề, dài dòng, không đúng trọng tâm, làm người đọc không nắm được nội dung thông báo.

Lưu ý tại phần “Chúng tôi trân trọng thông báo đến ….. đến …..” người viết có thể trình bày ngắn gọn về thông báo tổ chức sự kiện sau đó ghi chú dưới phần “Nơi nhận” là Gửi kèm các tài liệu liên quan đến sự kiện như nội dung chương trình hay các yêu cầu về trang phục khi tham gia chương trình, v.v… . Hoặc trình bày một cách đầy đủ nội dung chương trình tại phần thông báo.

3. Ví dụ mẫu văn bản thông báo tổ chức sự kiện

THÔNG BÁO

V/v tổ chức sự kiện …………………………

Kính gửi:

Đơn vị thông báo: ……………………… Mã số thuế: ………………………………………

Người đại diện theo pháp luật (chữ viết in hoa): ………………………………………

Giấy chứng minh công dân/CCCD: ………………………………. Cấp ngày: ……………………… Nơi cấp: ……………….

Số điện thoại tổ chức/cá nhân: …………………………………………………………………

Chúng tôi trân trọng thông báo đến ………………………………………….. về việc tổ chức ……………

Thời gian tổ chức: ……………………………………………………………………………………

Địa điểm: …………………………………………………………………………………………………

Người chịu trách nhiệm: …………………………………………………………………………

Chúng tôi cam kết:

………………………………………………………………………………………………………………