Mẫu tin nhắn vắng mặt

Tin nhắn vắng mặt là gì? 

Tin nhắn vắng mặt là một email tự động trả lời các thư được gửi cho bạn trong khi bạn đang trong một kỳ nghỉ tương đối dài. 

Những thông báo này giúp đảm bảo quy trình làm việc suôn sẻ cho đến khi bạn quay lại, nếu không, mọi người có thể hiểu nhầm việc bạn không phản hồi. 

Có một số loại tin nhắn vắng mặt tự động cho cả hai kênh văn bản và cuộc gọi, nhưng email (kênh liên lạc chính của doanh nghiệp) chắc chắn là kênh tiêu chuẩn cho các mẫu tin nhắn vắng mặt tại văn phòng. 

Khi nào nên sử dụng tin nhắn vắng mặt 

Bạn nên thiết lập thông báo vắng mặt bất cứ khi nào bạn không thể trả lời email trong giờ làm việc bình thường. Nó phù hợp với những khoảng thời gian ngắn, chẳng hạn như các cuộc hẹn ngắn hạn, cũng như những lần vắng mặt dài hơn, chẳng hạn như các kỳ nghỉ nhiều ngày.  

Việc tạo mẫu tin nhắn vắng mặt tùy thuộc vào công việc và mức độ khẩn cấp của  tin nhắn gửi  cho bạn. Nếu công việc của bạn không sử dụng đến email hoặc cần nhận quá nhiều thông tin từ các nguồn thì có lẽ bạn không cần dùng đến nó. 

• Cá nhân hóa 

Với việc vắng mặt dài hạn, có thể có yếu tố cá nhân. Đừng ngại mà hãy chia sẻ thẳng thắn những gì bạn đang làm, để mọi người  biết  bạn đang làm gì, ở đâu, khi nào sẽ về... 

• Chọn tthư trả lời tự động trong Gmail 

 Khi  sử dụng email, thật dễ dàng để viết một  văn bản khi bạn không ở văn phòng. Gmail cung cấp cho bạn các tùy chọn để bạn có thể chọn từ nhiều bản tin khác nhau phù hợp với nhu cầu của mình khi bạn vắng nhà. 

Ví dụ: Trong nội dung thư, hãy viết:  

 "Cảm ơn vì lá thư của bạn. Hiện tại, tôi không có mặt ở văn phòng  từ ... (ngày) đến ... (ngày) và  sẽ trả lời  email theo thứ tự mà tôi nhận được sau khi quay lại. Đối với  trường hợp khẩn cấp, hãy liên hệ  tôi (chi tiết liên hệ khẩn cấp). Cảm ơn bạn đã thông cảm!" 

• Xác định thời điểm mong đợi phản hồi 

Nhắn tin  từ văn phòng có thể khó khăn cho một chủ doanh nghiệp nhỏ. Không ai khác có thể trả lời hoặc đưa ra câu trả lời cho một số câu hỏi, vì vậy hãy đảm bảo rằng thông báo vắng mặt của bạn cho biết khi nào họ có thể mong đợi câu trả lời. Miễn là bạn đặt đúng kỳ vọng về thời gian phản hồi, nhìn chung mọi người  sẽ hiểu rằng họ sẽ không nhận được phản hồi ngay lập tức. 

•  Nội dung ngắn gọn, rõ ràng 

Tuyệt đối đừng để tin nhắn của bạn dài dòng, khó hiểu. Hãy trực tiếp đưa ra những thông báo mà bạn muốn đưa ra để đảm bảo tính nhất quán, rõ ràng và ngắn gọn. Bạn không cần thêm các yếu tố hài hước hoặc lập dị vào tin nhắn vắng mặt của mình.  

• Thêm giá trị cho tin nhắn 

Tôn trọng thời gian của mọi người bằng cách thêm giá trị cho thông điệp của bạn.  

Ví dụ: Sau khi cho họ biết bạn sẽ không có mặt ở văn phòng, hãy thêm vào danh sách các hoạt động mà bạn đã học được để giảm căng thẳng. Thích công thức nấu ăn mới nhất của bạn hoặc chia sẻ  liên kết đến cuốn sách yêu thích của bạn. 

• Thêm thông tin hữu ích có thể giúp họ cảm thấy tốt hơn một chút khi chờ phản hồi của bạn.  
•  Chú ý đến cấu trúc của văn bản 

Cho dù nội dung của bạn có chuyên nghiệp và sáng tạo đến đâu cũng như cấu trúc và bố cục email của bạn có chuyên nghiệp đến đâu, nếu một lỗi ngữ pháp  xuất hiện trong nội dung, nó sẽ tự động mất hết uy tín. 

Hầu hết các doanh nhân chuyên nghiệp đều chú ý đến chi tiết, vì vậy bạn cần viết tất cả các email của mình mà không mắc bất kỳ lỗi ngữ pháp nào nếu muốn tạo ấn tượng tốt. 

Dưới đây là một số điều bạn cần chú ý để tránh sai lầm: 

• Đừng làm cho tin nhắn của bạn trở nên quá hài hước hoặc quá khoe khoang: một tin nhắn vắng mặt phải trang trọng. 
• Cách tiếp cận tốt nhất là giữ cho thông điệp vắng mặt của bạn rõ ràng, đơn giản và trên hết là chuyên nghiệp.  
• Tránh cam kết  giúp đỡ từ đồng nghiệp: bạn không thể chắc chắn rằng đồng nghiệp của mình sẽ có thể trả lời  email nhanh chóng. 
• Vì vậy, hãy đảm bảo rằng đồng nghiệp của bạn cho phép trước khi  cung cấp địa chỉ email và số điện thoại  của họ trong  tin nhắn vắng mặt. 
• Nói với mọi người rằng bạn sẽ trả lời ngay khi quay lại: bạn sẽ có rất nhiều việc phải làm vào ngày quay lại, vì vậy hãy tránh nói rằng bạn sẽ gửi lại email trong một khung thời gian cụ thể để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất cứ điều gì.