Mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng anh năm 2024

Mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh là một văn bản được sử dụng để chính thức mời một cá nhân đến tham dự một hội nghị, sự kiện hoặc hoạt động kinh doanh khác diễn ra tại nước ngoài. Vậy mẫu thư này ra sao? ACC sẽ cung cấp tất cả các thông tin cần thiết đến bạn qua bài viết dưới đây:

Mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng anh năm 2024

1. Mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng anh năm 2024

[Letter Head]

To Whom It May Concern.

                                                                [Place], [date]  [month], [year]

 

                                         Letter of Invitation

 

Dear Sir/Madam.

This letter is to confirm that we at [the company that invites], at [city, state], would like to extend our formal invitation to Mr/Ms [name of the person is invited] to visit our company.

Mr/Ms [name] plans to visit [the country that you apply for a visa] to participate in a series of business meetings during the period from [date of arrival] to [date of departure] for [length of stay]. Mr/Ms [name]’s personal information for this visa request is below:

First Name:

Last Name:

Sex:

Date of Birth:

Nationality:

Current Occupation:

Passport No:

Issue date:                                                                         Expire date:

[Briefly describe the inviting company].

Mr/Ms [name] will be staying at [hotel’s name] located at [hotel’s address]. The entire expense for this trip, including airfare, hotel, and insurance will be covered by [the company that pays for the trip].

[name of the company that invites] would appreciate it if you could issue a business visa for Mr/Ms/Mrs. [name of the person is invited] upcoming trip to [the country that you apply for the visa]. Please do not hesitate to contact us at [contact number of the inviting company] should you have any questions regarding this visa request.

Best regards,

[Name of the representative]

[Job title]

[Name of employment]

2. Mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng anh được sử dụng khi nào?

Mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh được sử dụng trong các trường hợp sau:

- Mời đối tác, khách hàng tham dự hội nghị, sự kiện:

• Hội nghị chuyên ngành: Mời chuyên gia, nhà đầu tư, khách hàng tham dự hội nghị chuyên ngành về một lĩnh vực cụ thể.
• Sự kiện kinh doanh: Mời đối tác, khách hàng tham dự lễ khai trương, hội thảo, triển lãm, ký kết hợp đồng,...

- Mời nhân viên đi công tác nước ngoài:

• Tham dự hội nghị, khóa học: Mời nhân viên tham dự hội nghị, khóa học chuyên môn để nâng cao kiến thức, kỹ năng.
• Đàm phán hợp đồng, gặp gỡ đối tác: Mời nhân viên đi công tác để đàm phán hợp đồng, gặp gỡ đối tác, khảo sát thị trường,...

- Xin visa du lịch/công tác:

• Thư mời là một trong những hồ sơ quan trọng để xin visa du lịch/công tác.
• Thư mời cần thể hiện rõ ràng mục đích chuyến đi, vai trò và trách nhiệm của người được mời, cam kết chi trả chi phí.

- Mời chuyên gia nước ngoài sang giảng dạy, thuyết trình.

- Mời học sinh, sinh viên tham dự chương trình trao đổi quốc tế.

3. Hướng dẫn viết thư mời công tác nước ngoài

3.1. Đối với người được mời

Người được mời (doanh nhân) cần phải điền đầy đủ các thông tin như:

• Họ và tên đầy đủ
• Ngày, tháng, năm sinh
• Đại diện công ty, chức vụ
• Địa chỉ và số điện thoại
• Mối quan hệ giữa công ty gửi lời mời và người được mời. Lịch sử kinh doanh giữa 2 bên
• Mục đích chuyến công tác: tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, đàm phán hoặc đào tạo
• Thời gian công tác
• Thông tin về chỗ ở và sắp xếp tài chính, chẳng hạn như liệu công ty chủ quản có cung cấp chỗ ở hay không nếu khách tự sắp xếp và liệu công ty chủ nhà có chi trả chỗ ở, bữa ăn hoặc chi phí hàng ngày hay không.
• Ngày, tháng, năm xuất cảnh

3.2. Đối với người mời

Đồng thời, người mời (Công ty đối tác) cần điền một số thông tin như sau:

• Tên công ty đối tác
• Tên và chức vụ của người viết thư mời
• Địa chỉ và số điện thoại của công ty
• Địa chỉ email 
• Tóm tắt lĩnh vực hoạt động của công ty

4. Một số Lưu ý khi viết thư mời đi công tác nước ngoài bằng tiếng Anh

- Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự. Tránh dùng tiếng lóng, biệt ngữ hoặc ngôn ngữ không phù hợp.

- Dễ hiểu, súc tích tránh viết lan man, dài dòng.

- Đảm bảo thông tin về thời gian, địa điểm, chi phí, v.v. là chính xác.

- Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để người nhận có thể quyết định tham dự.

- Kiểm tra kỹ lưỡng lỗi chính tả và ngữ pháp.

- Sử dụng phông chữ và cỡ chữ dễ đọc.

- Đính kèm các tài liệu liên quan: Chương trình hội nghị, vé máy bay, đặt phòng khách sạn, v.v.

- Cho người nhận có đủ thời gian chuẩn bị cho chuyến đi.

- Sử dụng ngôn ngữ phù hợp với văn hóa của quốc gia nơi người nhận sinh sống.

5. Câu hỏi thường gặp

5.1. Có cần công chứng thư mời đi công tác không?

Trả lời: Thông thường không cần công chứng thư mời đi công tác. Tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể, bạn có thể cần công chứng thư mời để tăng tính xác thực và tin cậy cho hồ sơ xin visa. Một số trường hợp cần công chứng thư mời đi công tác:

• Một số Đại sứ quán/Lãnh sự quán yêu cầu công chứng thư mời cho tất cả các trường hợp xin visa công tác.
• Một số loại visa, đặc biệt là visa dài hạn hoặc visa lao động, có thể yêu cầu công chứng thư mời.
• Nếu bạn đi công tác với mục đích quan trọng, ví dụ như tham dự hội nghị cấp cao hoặc ký kết hợp đồng, việc công chứng thư mời có thể giúp tăng độ tin cậy cho hồ sơ xin visa.

Nếu bạn không chắc chắn liệu mình có cần công chứng thư mời hay không, bạn nên liên hệ trực tiếp với Đại sứ quán/Lãnh sự quán nơi bạn muốn xin visa để được tư vấn cụ thể.